Rechte, Dienstplan und Auswertungen

Worum es geht

In Gastro arbeiten Menschen mit sehr verschiedenen Aufgaben: die Aushilfe am Empfang, der Service, die Küche, die Leitung. Die Rechte legen fest, wer was sehen und tun darf. Der Dienstplan zeigt, wer Zugang hat und wann jemand nicht verfügbar ist, die Auswertungen zeigen, was der Betrieb im Monat wirklich getan hat.

Die Rechte

Rechte vergeben Administratoren in den Einstellungen der Organisation unter Rollen – siehe Benutzer und Rollen. Im Rollen-Editor steht unter Gastro:

Bereich	Recht	Erlaubt
–	App-Zugriff: Gastro	Die App überhaupt öffnen
Betrieb	Tischplan und Reservierungen anzeigen	Heute Abend, Tischplan, Reservierungen, Warteliste, Küche und Bar, Abholung ansehen
Betrieb	Reservierungen, Warteliste und Abholung führen	Reservierungen aufnehmen und absagen, Gäste setzen, umsetzen, abschliessen, Bestellungen erfassen, Bons abarbeiten, Warteliste und Abholungen führen
Gästebuch	Gastprofile anzeigen	Gästebuch ansehen (ohne Kontaktangaben)
Gästebuch	Gastprofile pflegen	Gastprofile anlegen, Hinweise eintragen, Auskunft, Löschen; sieht auch Kontaktangaben
Einrichten	Saalplan, Tische und Karte anzeigen	Saalplan, Tische und Zonen, Speisekarte, Sitzungen und Dienstplan ansehen
Einrichten	Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten	Tische, Zonen, Saalplan, Speisekarte, Sitzungen ändern; Tischcode; Bons stornieren; Abholung ein- und ausschalten
Auswertungen	Auswertungen anzeigen	Die Auswertungen öffnen
Einstellungen	Gastro-Einstellungen verwalten	Betrieb, Reservierungsregeln, Bestellen und Bezahlen am Tisch, Abholfenster

Administratoren der Organisation haben alle Rechte. Das Aktivitätsprotokoll sehen nur sie.

Tipp: Geben Sie der Aushilfe am Empfang Tischplan und Reservierungen anzeigen und Reservierungen, Warteliste und Abholung führen – aber nicht Gastprofile anzeigen. Wer abends Tische umsetzt, braucht die Allergie-Geschichte der Gäste nicht; die Allergien stehen ohnehin auf dem Bon.

Der Dienstplan

Der Dienstplan (Gruppe „Einrichten") ist ein Zusatzmodul und nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Zum Ansehen brauchen Sie Saalplan, Tische und Karte anzeigen.

Er zeigt:

• Personen mit Zugang – alle Mitglieder, die Gastro öffnen dürfen, mit ihrer Stufe,
• Die Woche – je Person, was in der gemeinsamen Belegung steht: Abwesenheiten, Termine, Kurse, Reisezeiten, Veranstaltungen, Sitzungen und Sonderzeiten im Betrieb. Mit Woche zurück und Woche vor blättern Sie.
• Was wer darf – welche Handlung welches Recht verlangt, und ob Sie es haben.

Die Stufen ergeben sich aus den Rechten:

Stufe	Höchstes Recht
Betriebsleitung	Gastro-Einstellungen verwalten
Schichtleitung	Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten
Service	Reservierungen, Warteliste und Abholung führen
Nur lesend	Nur Anzeigerechte

Geändert werden die Rechte nicht hier, sondern im Rollen-Editor – der Link Zu den Einstellungen führt dorthin.

Wichtig: Der Dienstplan ist keine Schichtplanung. Schichten lassen sich hier nicht eintragen, und es gibt keine geplanten Stunden. Berufsrollen wie Service, Küche oder Bar gibt es nicht als eigene Angabe – massgeblich ist die Rechtestufe.

Die Auswertungen

Die Auswertungen (Gruppe „Verwalten") sind ein Zusatzmodul. Sie brauchen dafür Auswertungen anzeigen. Mit Monat zurück und Monat vor wählen Sie den Monat.

Bereich	Inhalt
Kacheln	Gedecke (je Tag), Sitzungen, Mittlerer Bon (je Gedeck, ohne Trinkgeld), Umschlag je Tisch, Nicht erschienen, Umsatz (ohne Trinkgeld)
Auslastung nach Tag und Zeitfenster	Gedecke gegen Plätze, je Halbstunde und Wochentag gemittelt. Gezeigt werden nur Halbstunden, in denen der Betrieb offen hat.
Je Zone	Belegte gegen angebotene Platzstunden je Zone
Woher die Buchungen kommen	Reservierung, Laufkundschaft, Warteliste, Vorbestellung – mit Nichterscheinen-Quote und Vorlauf
Verweildauer	Gebuchte gegen tatsächliche Dauer je Gruppengrösse
Bestseller der Karte und Ladenhüter	Die meistverkauften Gerichte und die mit weniger als fünf Stück im Zeitraum. In der Speisekarte öffnen führt zum Gericht.

Gut zu wissen: Ein Nichterscheinen zählt nur, wenn im Service „nicht erschienen" markiert wurde. Die Zahl entsteht am Abend, nicht in der Auswertung.

Website, Telefon und Partnerportal lassen sich in den Auswertungen nicht getrennt ausweisen. Ein Deckungsbeitrag je Teller fehlt, weil am Gericht kein Einkaufspreis steht.

Das Aktivitätsprotokoll

Unter Aktivitätsprotokoll sehen Administratoren der Organisation, wer wann was geändert hat. Weil das Protokoll Personen nennt, steht es nur der Organisations-Verwaltung offen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Du hast keine Berechtigung für die Gastro-App."	App-Zugriff: Gastro fehlt	Im Rollen-Editor ergänzen lassen.
„Keine Bereiche freigeschaltet" in der Seitenleiste	Sie haben den App-Zugriff, aber kein Bereichsrecht	Mindestens ein Anzeigerecht vergeben lassen.
Ein Bereich fehlt, obwohl die Rechte stimmen	Das Zusatzmodul ist nicht freigeschaltet	Administratorin oder Support fragen.
Die Auswertungen sind leer	Im Monat gab es keine Öffnungstage oder keine Buchungen	Öffnungszeiten prüfen; einen anderen Monat wählen.