Bestellungen bearbeiten

Worum es geht

Unter Bestellungen (Gruppe „Verkauf") landet jede Bestellung – aus der Ladenfront, über die Schnittstelle, von Hand erfasst und, falls Sie Gastro nutzen, auch vom Tisch und aus der Abholung. Jede Bestellung hat eine Nummer, einen Zahlungs- und einen Versandzustand und – sobald bezahlt – einen Beleg in der Buchhaltung.

Voraussetzungen

• Zum Ansehen: Bestellungen und Lieferungen anzeigen.
• Zum Bearbeiten, Erfassen, Stornieren und Beantragen von Rückerstattungen: Bestellungen bearbeiten und Lieferungen auslösen.

Die Bestellliste

Oben stehen drei Kennzahlen: Heute, Bestellungen und Zu versenden.

• Reiter: Alle, Zahlung offen, Zu versenden, Unterwegs, Abgeschlossen, Storniert
• Bestellungen durchsuchen: nach Nummer, Name oder E-Mail-Adresse
• Kanal und Zeitraum (Letzte 30 Tage, Heute, Dieses Jahr, Ohne Einschränkung)
• Spalten: Nummer, Kundin oder Kunde, Eingegangen, Kanal, Betrag, Zahlung, Versand – dazu der Stand des Belegs: Beleg erstellt, wartet auf Buchhaltung, Beleg noch offen oder Beleg fehlt

Käufe ohne Kundenkonto sind mit ohne Konto markiert.

Eine Bestellung öffnen

Ein Klick auf eine Bestellung öffnet sie. Oben stehen Nummer, Zahlungs- und Versandzustand und darunter Zeitpunkt, Kanal und Herkunft (Laden, Tisch, Abholung, Schnittstelle oder Von Hand erfasst).

Die Seite zeigt den Ablauf (Eingegangen, Bezahlt, Versandt, Abgeschlossen), die Positionen mit Steuersatz, die Summen, die Kundin (mit dem Hinweis Im Kontaktbestand, wenn sie im CRM steht), die Adressen, die Zahlung mit Beleg, allfällige Rückerstattungen und den Versand mit den Sendungen.

Die Knöpfe

Knopf	Wann	Wirkung
Als bezahlt markieren	Nicht bezahlt, nicht storniert	Für Zahlungen ausserhalb eines Anbieters, etwa Rechnung oder Einzahlungsschein. Sie wählen die Zahlungsart; danach entsteht sofort der Beleg.
Rechnung	Beleg vorhanden, Finanzen verfügbar	Öffnet den Beleg in Finanzen
Beleg erzeugen	Bezahlt, aber noch kein Beleg	Legt den Beleg in der Buchhaltung an
Notiz	Immer	Eine Notiz für das Haus. Sie steht auf keinem Beleg und geht in keine E-Mail.
Rückerstatten	Bezahlt	Legt einen Rückerstattungsvorgang an – siehe Lieferungen und Rückerstattungen
Stornieren	Solange kein Geld geflossen ist	Hält die Bestellung an; ein Grund ist Pflicht

Unter Versand führt Sendung erfassen zu den Lieferungen.

Stornieren, Rückerstatten, Archivieren – der Unterschied

• Stornieren hält eine Bestellung an, bevor Geld geflossen ist. Die Reservierung im Lager fällt zurück, die Nummer wird nicht wieder vergeben.
• Rückerstatten gibt Geld zurück, nachdem bezahlt wurde. Es entsteht ein Gegenbeleg; der ursprüngliche Beleg bleibt.
• Archivieren betrifft Produkte, nicht Bestellungen: Es nimmt etwas aus dem Laden und lässt es in den Belegen stehen.

Kein Dialog in E-Commerce löscht jemals einen Beleg.

Sammelaktionen

1. Wählen Sie in der Liste mehrere Bestellungen mit den Häkchen aus.

2. Klicken Sie auf Sammelaktion und wählen Sie:

   Aktion	Wirkung
   In Arbeit	Setzt den Zustand auf „In Arbeit". Stornierte bleiben unberührt.
   Abschliessen	Schliesst ab, was bezahlt ist. Unbezahlte werden übersprungen.
   Stornieren	Hält an, solange kein Geld geflossen ist. Ein Grund ist Pflicht.
   Belege nachtragen	Erzeugt fehlende Belege mit dem Zahlungsdatum

3. Klicken Sie auf Ausführen.

Was der Zustand einer Zeile nicht zulässt, wird übersprungen und gezählt – eine Sammelaktion darf nie mehr als dieselbe Handlung einzeln.

Eine Bestellung von Hand erfassen

Für Anrufe, Briefe und den Empfang:

1. Klicken Sie auf Bestellung anlegen.
2. Wählen Sie den Kanal. Er entscheidet über Preis, Steuersatz, Währung und Nummernkreis.
3. Wählen Sie den Kunden:
   • Bestehender Kunde – suchen nach Name, Firma oder E-Mail-Adresse. Gehört er einer Kundengruppe an, gelten deren Preise.
   • Neuer Kunde – E-Mail-Adresse, Firma, Vorname, Nachname und Adresse eintragen.
4. Unter Positionen mit Produkt hinzufügen Produkte suchen und hinzufügen. Je Zeile: Ausführung, Menge, Einzelpreis und optional Nachlass % – mit einem Grund für den Nachlass, der dann Pflicht ist.
5. Unter Zusammenfassung die Versandart und die Zahlungsart wählen. Als bezahlt markieren erzeugt sofort den Beleg.
6. Klicken Sie auf Bestellung anlegen. Erst jetzt wird die Nummer vergeben. Verwerfen bricht ab.

Die Zusammenfassung ist eine Vorschau mit dem Grundpreis. Beim Anlegen rechnet Scorebase mit Kanalpreis, Kundengruppe und Staffel neu, und diese Zahl gilt. Reicht der Bestand nicht, entsteht die Bestellung trotzdem; was fehlt, bleibt Rückstand.

Hinweis: Der Schalter Bestellbestätigung senden ist bei der Erfassung von Hand gesperrt. Informieren Sie die Kundin bei Bedarf selbst.

Tipps

• Nutzen Sie den Reiter Zu versenden als Arbeitsliste für den Tag – oder direkt die Lieferungen, die nach Versandart sortieren.
• Den Export der Bestellungen eines Monats finden Sie unter Import und Export. Der Knopf Ausgeben in der Bestellliste ist gesperrt.
• Stehen bezahlte Bestellungen auf Beleg fehlt, prüfen Sie unter Einstellungen → Buchhaltung die Belegbenutzerin und tragen die Belege mit der Sammelaktion nach.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Stornieren fehlt	Es ist schon Geld geflossen oder die Bestellung ist abgeschlossen	Rückerstatten verwenden.
„Ein Grund ist beim Stornieren Pflicht …"	Kein Grund eingetragen	Grund eintragen.
„Ohne Kanal hat eine Bestellung keine Nummer und keinen Steuersatz."	Noch kein Kanal	Zuerst einen Verkaufskanal anlegen.
„Dieses Produkt lässt sich nicht bestellen: es ist ein Entwurf oder archiviert."	Das Produkt ist nicht aktiv	Produkt aktivieren.
„Es fehlt eine Kundin oder wenigstens ein Name auf der Rechnungsadresse."	Kunde fehlt	Kunden wählen oder neu erfassen.
„Es ist keine Systembenutzerin für Belege gesetzt."	Gast-Bestellung ohne Belegbenutzerin	Unter Einstellungen → Buchhaltung hinterlegen.
„Die Buchhaltung hat den Beleg nicht angenommen."	Die Buchhaltung hat abgelehnt; der Grund steht an der Bestellung	Grund lesen, beheben, Beleg erzeugen erneut klicken.