Analytics: Häufige Fragen

Grundsätzliches

Wofür brauche ich Analytics?

Analytics zeigt die Zahlen aus Ihren anderen Scorebase-Apps in Dashboards: Umsatz und Liquidität, Spenden, Ticketverkauf, Personaleinsatz, Projekte, Kampagnen und E-Mail. Sie starten mit fertigen Vorlagen und bauen eigene Auswertungen ohne Abfragesprache. Analytics liest dabei nur – es ändert, löscht oder versendet nichts in den anderen Apps. Einen Rundgang gibt der Überblick.

Warum sehe ich Analytics nicht im App-Umschalter?

Analytics ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Zusätzlich braucht Ihr Benutzer den App-Zugriff Analytics und mindestens das Recht Dashboards ansehen. Fehlt die App bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support. Details: Rechte, Datenschutz und Einstellungen.

Welche Daten kann ich auswerten?

Daten aus Finanzen, CRM, Eventmanager, Ticketverkauf, Personal, Aufgaben, Kampagnen und E-Mail – insgesamt 62 Datensätze. Sie sehen davon nur die, deren Herkunfts-App freigeschaltet ist und für die Sie dort das Leserecht haben. Die Liste steht unter Welche Daten Analytics auswertet.

Wie aktuell sind die Zahlen?

Die Zahlen werden beim Öffnen eines Dashboards berechnet. Damit wiederholte Aufrufe schnell sind, merkt sich Analytics ein Ergebnis kurz: in der Regel bis zu zwei Minuten, bei Zeiträumen, die den heutigen Tag enthalten, bis zu 30 Sekunden. Eine gerade erfasste Buchung erscheint also spätestens nach kurzer Zeit und einem Neuladen der Seite.

Worin unterscheidet sich Analytics von den Statistiken in Kampagnen oder auf der Website?

Die Statistiken in einer einzelnen App – etwa die Kampagnen-Auswertung oder die Besucherstatistik Ihrer Website – zeigen Kennzahlen dieser App an Ort und Stelle. Analytics führt die Daten mehrerer Apps zusammen, lässt Sie eigene Auswertungen bauen und exportieren.

Dashboards und Zeiträume

Wie lege ich ein neues Dashboard an?

Am schnellsten mit einer Vorlage: vorgefertigtes Dashboard öffnen und Kopie erstellen. Alternativ speichern Sie im Abfrage-Builder eine Kachel in ein Neues Dashboard oder duplizieren ein vorhandenes. Einen leeren „Neu"-Knopf gibt es nicht. Details: Dashboards anlegen, anordnen und freigeben.

Warum zeigen alle Kacheln „Keine Berechtigung."?

Ihnen fehlt das Recht Abfragen ausführen. Dashboards ansehen zu dürfen heisst noch nicht, die Daten abfragen zu dürfen. Bitten Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, das Recht zu vergeben.

Warum fehlt eine Kachel, die meine Kollegin sieht?

Jede Kachel erscheint nur, wenn Sie die Daten dahinter auch in der Herkunfts-App sehen dürfen. Ihre Kollegin hat offenbar ein Leserecht, das Ihnen fehlt – zum Beispiel für Buchhaltung, Lohn oder Personal. Das ist gewollt: Analytics umgeht keine Rechte.

Was ist der Unterschied zwischen „Dieses Jahr" und „Dieses Geschäftsjahr"?

„Dieses Jahr" ist das Kalenderjahr vom 1. Januar an. „Dieses Geschäftsjahr" richtet sich nach dem Geschäftsjahr, das Ihre Buchhaltung in Finanzen führt. Beginnt es zum Beispiel im Juli, sind das verschiedene Zeiträume mit verschiedenen Zahlen. Den Beginn zeigt die Seite Einstellungen.

Kann ich einen Zeitraum als Standard für mein Dashboard speichern?

Nein, die Auswahl in der Filterleiste wird nicht am Dashboard gespeichert. Sie steht aber in der Adresse: Speichern Sie das Dashboard mit dem gewünschten Zeitraum als Lesezeichen oder schicken Sie den Link weiter – dann öffnet es mit genau diesen Einstellungen. Eigene Dashboards öffnen sonst mit Letzte 30 Tage.

Kann ich ein gelöschtes Dashboard wiederherstellen?

In der Oberfläche nicht. Löschen Sie deshalb nur, was Sie sicher nicht mehr brauchen; zum Aufräumen genügt es oft, die Freigabe auf Nur ich zu setzen. Eine entfernte Kachel lässt sich ebenfalls nicht zurückholen.

Geht Analytics auch auf dem Smartphone oder offline?

Dashboards lassen sich auf dem Smartphone ansehen und filtern; die Kacheln stehen dann untereinander. Bearbeiten und Abfrage-Builder brauchen einen grösseren Bildschirm und eine Maus. Offline funktioniert Analytics nicht, weil jede Kachel beim Öffnen frisch gerechnet wird.

Abfrage-Builder und KI

Kann ich eigene Formeln rechnen?

Nur einfache: Unter Berechnete Kennzahl bilden Sie ein Verhältnis oder eine Differenz aus zwei Kennzahlen, zum Beispiel Marge aus Gewinn und Umsatz. Ein Tabellenblatt mit freien Formeln gibt es in Analytics nicht. Für weitergehende Rechnungen exportieren Sie die Daten als Excel-Datei oder verbinden sie als Datenquelle mit Ihrer Tabellenkalkulation.

Warum meldet der Abfrage-Builder „Bitte einen Zeitraum wählen."?

Einige Datensätze verlangen einen ausdrücklichen Zeitraum, und der Abfrage-Builder hat derzeit keine eigene Zeitraumwahl. Stellen Sie die Frage unter Frage stellen mit Zeitraum („… in den letzten 90 Tagen") oder bearbeiten Sie eine Kachel aus einer kopierten Vorlage. Im Dashboard bestimmt dann die Filterleiste den Zeitraum.

Sieht die KI meine Zahlen?

Nein. Bei Frage stellen gehen nur Ihre Frage und die Feldnamen des gewählten Datensatzes an den KI-Anbieter Ihrer Organisation, nie die Daten. Die KI schlägt eine Abfrage vor; gerechnet wird in Scorebase mit Ihren Rechten. Prüfen Sie den Vorschlag, bevor Sie ihn speichern.

Warum erscheint „Frage stellen" bei mir nicht?

Die Funktion „Frage in eigenen Worten stellen" muss freigeschaltet und die KI in Ihrer Organisation eingeschaltet sein, mit erlaubtem Datenzugriff. Zum Fragen brauchen Sie zudem das Recht Fragen in natürlicher Sprache stellen. Mehr dazu unter KI-Funktionen.

Teilen, Export und Datenquellen

Wie gebe ich ein Dashboard frei, und was sehen die anderen?

Klicken Sie im Dashboard auf Freigeben und wählen Sie Ganze Organisation, Bestimmte Rollen oder Bestimmte Personen, je mit Ansehen oder Bearbeiten. Jede Person sieht dabei nur die Kacheln, deren Daten sie selbst sehen darf. Freigeben kann nur der Besitzer. Details: Dashboards anlegen, anordnen und freigeben.

Warum zeigt meine Excel-Datei andere Zahlen als das Dashboard?

Die Datei rechnet mit dem Zeitraum und den Filtern, die an den Kacheln gespeichert sind – nicht mit der Auswahl, die Sie gerade in der Filterleiste gesetzt haben. Der Export-Dialog weist darauf hin. Nennen Sie beim Weitergeben den Zeitraum dazu.

Wie lange bleiben Exportdateien verfügbar?

Sieben Tage. Danach löscht Analytics die Datei automatisch; die Zeile bleibt in Exporte als Abgelaufen stehen. Ein einzelner Download-Link gilt zehn Minuten – klicken Sie danach einfach erneut auf Herunterladen.

Kann ich Berichte automatisch per E-Mail verschicken lassen?

Nein, einen zeitgesteuerten Versand gibt es derzeit nicht. Die Seite Einstellungen führt zwar „Berichte nach Zeitplan" auf, eine Funktion dazu gibt es in der Oberfläche aber nicht. Für regelmässig aktuelle Zahlen verbinden Sie eine Kachel als Datenquelle mit Ihrer Tabellenkalkulation.

Wie bekomme ich laufend aktuelle Zahlen in Excel?

Legen Sie an einer Kachel über das Download-Symbol Als Datenquelle verbinden eine Datenquelle an, kopieren Sie den Schlüssel und folgen Sie der Anleitung (Daten → Daten abrufen → Aus dem Web). Danach holt „Alle aktualisieren" jedes Mal den neuesten Stand. Die Datenquelle rechnet bei jedem Abruf mit den Rechten ihres Besitzers: Verlässt er die Organisation oder verliert er ein nötiges Recht, liefert sie keine Daten mehr – nie einen alten Stand. Details: Exportieren und Datenquellen verbinden.

Ich habe den Schlüssel einer Datenquelle verloren. Was nun?

Den Schlüssel kann niemand nachschlagen, auch nicht der Support. Klicken Sie bei der Datenquelle auf Neuen Schlüssel erzeugen und ersetzen Sie ihn in Ihrer Verbindung – der alte gilt sofort nicht mehr. Befürchten Sie, dass jemand Fremdes den Schlüssel hat, widerrufen Sie die Datenquelle.

Datenschutz

Warum sind manche Felder ausgegraut oder ausgeblendet?

Die Felder enthalten Personendaten, etwa Name oder Adresse, oder verlangen ein Recht, das Ihnen fehlt. Personenbezogene Felder brauchen das Recht Personendaten auf Zeilenebene sehen und exportieren, das Benutzer nicht standardmässig haben. Im Dashboard sagt die Kachel, wenn Felder ausgeblendet sind.

Warum sind die Summen kleiner als der Gesamtwert?

Bei empfindlichen Datensätzen – etwa Abwesenheiten, Lohnkosten oder Bewerbungen – unterdrückt Analytics Gruppen mit weniger als fünf Personen, damit sich keine Einzelperson herauslesen lässt. Die Kachel meldet dann „Zu kleine Gruppen sind aus Datenschutzgründen nicht enthalten." Gröber gruppieren oder einen längeren Zeitraum wählen hilft.

Wer sieht, was ich exportiert habe?

Jeder Download wird protokolliert. Administratoren sehen im Aktivitätsprotokoll Änderungen an Dashboards, Freigaben, Exporten und Datenquellen; wer alle Dashboards der Organisation verwalten darf, sieht in Exporte auch Ihre Dateien – zur Kontrolle, ohne sie herunterladen zu können.