Status und Ablauf eines Events

Worum es geht

Jedes Event hat einen Status. Er zeigt, in welcher Phase das Event steckt, und steuert, was danach noch möglich ist – zum Beispiel, ob das Budget noch bearbeitet werden kann. Sie schalten den Status Schritt für Schritt weiter.

Voraussetzung: Das Recht Events bearbeiten. Ohne dieses Recht sehen Sie den Status, können ihn aber nicht ändern.

Die Status und ihre Phasen

Oben auf der Event-Seite zeigt eine Leiste die drei Phasen mit ihren Status. Der aktuelle Status ist hervorgehoben.

Phase	Status	Bedeutung
Planung	In Planung	Neu angelegt, Details werden erfasst
Planung	Bestätigt	Das Event findet statt, zum Beispiel nach Zusage des Kunden
Planung	Vorbereitung	Personal, Material und Abläufe werden vorbereitet
Durchführung	Aufbau	Der Aufbau vor Ort läuft
Durchführung	Läuft	Das Event findet gerade statt
Durchführung	Abbau	Das Event ist vorbei, abgebaut wird
Nachbereitung	Abgeschlossen	Vorbei und abgebaut; Budget und Abrechnung werden fertiggestellt
Nachbereitung	Abgerechnet	Endgültig abgerechnet, das Budget ist gesperrt
–	Abgesagt	Das Event findet nicht statt

Die Zahl neben Events im Menü zeigt, wie viele Events gerade im Status Aufbau oder Läuft stehen.

Status ändern

1. Öffnen Sie das Event.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Auswahl mit dem aktuellen Status. Sie zeigt den aktuellen Status mit dem Zusatz „(aktuell)" und darunter nur die Status, die jetzt erlaubt sind.
3. Wählen Sie den neuen Status. Bei einigen Wechseln fragt der Eventmanager nach (siehe unten).

Erlaubt sind diese Wechsel – ein Schritt vor, ein Schritt zurück oder die Absage:

Aktueller Status	Mögliche nächste Status
In Planung	Bestätigt, Abgesagt
Bestätigt	Vorbereitung, In Planung, Abgesagt
Vorbereitung	Aufbau, Bestätigt, Abgesagt
Aufbau	Läuft, Vorbereitung, Abgesagt
Läuft	Abbau, Abgesagt
Abbau	Abgeschlossen, Läuft, Abgesagt
Abgeschlossen	Abgerechnet, Abbau
Abgerechnet	keiner – der Status ist endgültig
Abgesagt	In Planung

Was bei bestimmten Wechseln passiert

Event starten

Beim Wechsel auf Läuft fragt der Dialog Event starten?, ob Aufbau und Vorbereitung abgeschlossen sind. Bestätigen Sie mit Event starten.

Event absagen

Beim Wechsel auf Abgesagt erscheint Event absagen?. Nach Event absagen gibt der Eventmanager die Location für diesen Zeitraum frei; sie kann dann anders gebucht werden. Die Absage lässt sich zurücknehmen: Setzen Sie das Event wieder auf In Planung. Ist die Location inzwischen belegt, lehnt der Eventmanager die Wiederaufnahme ab.

Wichtig: Tickets, die bereits verkauft wurden, storniert eine Absage nicht von selbst. Wie Sie mit Bestellungen und Rückerstattungen umgehen, steht in der Hilfe zum Ticketshop.

Event abschliessen

Beim Wechsel auf Abgeschlossen fragt Event abschliessen?. Danach können Sie das Budget finalisieren und die Abrechnung erstellen. Ist für Ihre Organisation die App Finanzen verfügbar, erscheint der Hinweis „Event abgeschlossen! Möchten Sie eine Rechnung erstellen?", und im Reiter Budget steht der Knopf Rechnung erstellen bereit. Siehe Budget und Abrechnung.

Event abrechnen

Der Wechsel von Abgeschlossen auf Abgerechnet öffnet den Dialog Budget abschliessen?. Er zeigt Geplantes Budget, Tatsächliche Ausgaben, Einnahmen und das Ergebnis (oder den Verlust). Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Budget abschliessen & abrechnen – setzt das finale Budget auf die Summe der tatsächlichen Ausgaben und rechnet ab.
• Ohne Budget-Abschluss abrechnen – rechnet ab, ohne das finale Budget festzuhalten.

Danach ist das Event Abgerechnet: Das Budget ist gesperrt (Hinweis Budget gesperrt), und die Reiter des Events lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Wann ein Event schreibgeschützt ist

Ein Event ist schreibgeschützt, wenn es Abgerechnet oder archiviert ist. Sie sehen dann alle Angaben, können aber kein Personal, keine Ausgaben, kein Equipment und keine Dokumente mehr ändern. Ein abgerechnetes Event lässt sich nicht wieder öffnen – prüfen Sie Budget und Abrechnung deshalb, bevor Sie abrechnen.

Status für mehrere Events ändern

In der Eventliste können Sie mehrere Events markieren und über Status ändern gemeinsam umstellen. Die Massenaktion hält sich an dieselbe Reihenfolge wie die Event-Seite: Ein Event, für das der gewählte Schritt nicht erlaubt ist, bleibt unverändert – ebenso archivierte Events und Events, deren Location im neuen Status nicht frei wäre. Eine Meldung nennt, wie viele Events unverändert blieben. Rückfragen wie den Budget-Abschluss beim Abrechnen zeigt die Massenaktion nicht; schalten Sie Events zum Abrechnen deshalb einzeln über die Event-Seite weiter.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Die Status-Auswahl fehlt	Das Recht Events bearbeiten fehlt, das Event ist archiviert oder abgerechnet	Recht beantragen; archivierte und abgerechnete Events lassen sich nicht umstellen
Der gewünschte Status fehlt in der Auswahl	Der Wechsel ist nicht erlaubt	Über die Zwischenschritte gehen, zum Beispiel erst Bestätigt, dann Vorbereitung
„Status-Wechsel … ist nicht erlaubt"	Der Wechsel überspringt eine Phase	Siehe Tabelle der erlaubten Wechsel
Wiederaufnahme nach einer Absage scheitert	Die Location ist im Zeitraum inzwischen belegt	Belegung in der Location prüfen, siehe Location-Buchungen
Nach dem Abschliessen fehlt Rechnung erstellen	Die App Finanzen ist für Ihre Organisation nicht verfügbar	Administration oder Support fragen