E-Mails mit CRM und anderen Apps verbinden
Mails automatisch Kontakten zuordnen, aus einer Mail Kontakte, Aufgaben, Rechnungen, Ausgaben und Spesenbelege anlegen und die Universal Inbox nutzen.
Worum es geht
Eine Mail ist oft der Anfang einer Arbeit: Ein neuer Kontakt meldet sich, eine Rechnung kommt herein, eine Anfrage wird zur Aufgabe. In Scorebase machen Sie das direkt aus der geöffneten Mail – ohne Kopieren und Einfügen.
Aktionen, die eine andere App betreffen, funktionieren nur, wenn Ihre Organisation diese App nutzt.
Automatische Zuordnung zum CRM
Beim Abgleich prüft Scorebase jede neue Mail: Gibt es im CRM einen Kontakt mit der passenden E-Mail-Adresse, wird die Mail mit ihm verknüpft. Das geschieht auch ohne KI.
- In der E-Mail-App steht die Verknüpfung unter Verknüpfte Aktionen als CRM-Verknüpfung: …. Ein Klick öffnet den Kontakt im CRM.
- Im CRM erscheint die Mail beim Kontakt im Reiter E-Mails und in der Zeitleiste Aktivitäten. Siehe Zusammenspiel mit anderen Apps.
Kommen Unzustellbarkeitsmeldungen herein, bekommt der betroffene Kontakt im CRM den Tag email-bounced, und die Adresse wird für Aussendungen gesperrt. Eindeutige Abmeldewünsche per Mail führen dazu, dass der Kontakt als abgemeldet gilt.
Einen Kontakt aus einer Mail anlegen
Mit dem Dialog „Kontakt ins CRM“
- Öffnen Sie die Mail und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Personen-Symbol (Kontakt ins CRM). Es öffnet sich Kontakt / Unternehmen erstellen.
- Klicken Sie auf Mit AI ausfüllen, damit die KI Name, Telefon, Position und Firma aus der Signatur der Mail vorschlägt (nur bei eingeschalteter KI).
- Prüfen Sie im Reiter Kontakt Vorname, Nachname und Email (Pflicht) sowie Telefon, Position, Abteilung und Notizen.
- Tragen Sie im Reiter Unternehmen bei Bedarf Firmenname, Branche, Grösse, Website, E-Mail, Telefon und Beschreibung ein – dann wird das Unternehmen mit angelegt und verknüpft.
- Klicken Sie auf Erstellen. Nutzt Ihre Organisation Finanzen, öffnet Erstellen + Angebot danach direkt ein neues Angebot für den Kontakt.
Der Knopf Kontakt ins CRM ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet.
Mit einem Klick über „Aktionen“
Im Menü Aktionen oben rechts legt Kontakt anlegen (AI) den Absender direkt als Kontakt an – bei eingeschalteter KI mit Angaben aus der Signatur, sonst aus Name und Adresse des Absenders. Existiert der Kontakt schon, meldet Scorebase Kontakt existiert bereits. Öffnen in der Meldung führt zum Kontakt.
Eine Aufgabe aus einer Mail anlegen
Ausführlich: Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Listen-Symbol (Aufgabe erstellen).
- Mit Mit AI ausfüllen schlägt die KI Titel, Beschreibung, Priorität und Fälligkeit vor.
- Prüfen Sie Titel (Pflicht), Beschreibung, Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend), Fällig am und Zuweisen an.
- Klicken Sie auf Erstellen. Aufgabe öffnen führt in die Aufgaben-App.
Schnell: Aktionen → Aufgabe erstellen öffnet Aufgabe aus Email mit Titel und Fälligkeitsdatum.
In beiden Fällen bleibt die Aufgabe mit der Mail verknüpft. Die Aufgabe landet in einer Liste der Aufgaben-App; gibt es dort noch keine Liste, meldet Scorebase das.
Rechnungen, Ausgaben und Spesenbelege an Finanzen übergeben
Hat eine Mail PDF- oder Bild-Anhänge, bietet das Menü Aktionen:
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Rechnung erstellen | Der Anhang geht in den Posteingang der Finanzen-App und wird dort zur Rechnung |
| Als Ausgabe erfassen | Der Anhang geht als Lieferantenrechnung in den Posteingang von Finanzen; nach der Freigabe erscheint er unter Kreditoren |
| Spesenbeleg hochladen | Sie wählen eine Belegdatei (Bild oder PDF) von Ihrem Gerät; sie geht als Spesenbeleg an Finanzen |
Die Texterkennung läuft danach im Hintergrund. Inbox öffnen in der Meldung führt zum Beleg in Finanzen. Hat die Mail mehrere passende Anhänge, wählen Sie den Anhang im Untermenü. Ohne passenden Anhang sind die ersten beiden Einträge grau (… (kein Anhang)). Mehr: Finanzen im Überblick.
Termine aus Mails
Erkennt die KI in einer Mail einen Terminvorschlag, erscheint im Lesebereich Terminvorschlag erkannt mit Titel, Datum und Ort. Im Kalender erstellen legt daraus einen Eintrag im Eventmanager an; das Kreuz blendet den Hinweis aus. Dafür muss Ihre Organisation den Eventmanager nutzen.
Verknüpfte Aktionen
Unter Verknüpfte Aktionen im Lesebereich sehen Sie, was aus einer Mail schon entstanden ist: CRM-Verknüpfungen, angelegte Kontakte und Firmen, Aufgaben, Rechnungen, Termine und die Anzahl Kommentare. Ein Klick öffnet den Eintrag in der jeweiligen App.
Universal Inbox
Universal Inbox oben in der Seitenleiste bündelt, was in allen Apps auf Sie wartet: ungelesene Mails Ihrer Postfächer, Aufgaben, Erwähnungen, Rechnungen, Kampagnen und Events. Mit den Schaltern Alle, Email, Aufgaben, Erwähnungen, Rechnungen, Kampagnen und Events grenzen Sie ein.
Ist eine App gerade nicht erreichbar, zeigt die Seite Diese Ansicht ist unvollständig und nennt die betroffenen Quellen – fehlende Einträge heissen dann nicht, dass es nichts gibt.
Newsletter und Aussendungen
Newsletter und Massenaussendungen verschicken Sie nicht aus der E-Mail-App, sondern aus der Kampagnen-App. Siehe Kampagnen im Überblick.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Eine Mail wird keinem Kontakt zugeordnet | Die Adresse ist im CRM nicht hinterlegt | Adresse im Kontakt ergänzen oder Kontakt aus der Mail anlegen |
| Kontakt ins CRM fehlt | Nicht freigeschaltet | Aktionen → Kontakt anlegen nutzen oder Administration fragen |
| Mit AI ausfüllen fehlt | KI abgeschaltet | Felder von Hand ausfüllen |
| Rechnung erstellen ist grau | Die Mail hat keinen PDF- oder Bild-Anhang | Anhang prüfen |
| Meldung, es gebe keine Aufgabenliste | In der Aufgaben-App ist noch keine Liste angelegt | Zuerst eine Liste in der Aufgaben-App anlegen |
| Universal Inbox meldet „unvollständig“ | Eine App hat nicht geantwortet | Später erneut öffnen |