Doppelte Einträge zusammenführen

Worum es geht

Dieselbe Person oder Firma zweimal im Bestand führt zu doppelten Briefen, falschen Summen und verstreuter Historie. Unter Doppelte Einträge finden Sie solche Paare und führen sie zu einem Datensatz zusammen. Tags, Notizen, eigene Felder, Kommentare und Verknüpfungen wandern mit.

Nichts läuft automatisch: Vater und Sohn mit derselben Firmen-E-Mail sind kein Duplikat. Diese Entscheidung trifft immer ein Mensch.

Voraussetzungen:

• Suchen dürfen alle, die Kontakte bzw. Unternehmen sehen dürfen.
• Zusammenführen verlangt zusätzlich die Rechte zum Bearbeiten und Löschen (zum Beispiel Kontakte bearbeiten und Kontakte löschen), weil der verworfene Datensatz gelöscht wird.

Duplikate suchen

1. Öffnen Sie Doppelte Einträge im Menü.
2. Wählen Sie den Reiter Kontakte oder Unternehmen.
3. Klicken Sie auf Scan starten. Scorebase liest den Bestand einmal durch.
   • Bei Kontakten: gleiche E-Mail-Adresse oder gleicher Vor- und Nachname.
   • Bei Unternehmen: gleiche Kundennummer oder gleicher Name.
4. Jede Gruppe zeigt die Anzahl Treffer, den Grund und eine Einschätzung, zum Beispiel wohl dieselbe Person, gemeinsames Postfach, Firmen-/Funktionspostfach oder unklar — bitte ansehen. Bei Kontakten mit Spenden sehen Sie Anzahl und Summe der Spenden je Datensatz.

Tipp: Auf jeder Detailseite steht oben Auf Duplikate prüfen. Der Knopf öffnet die Suche bereits eingegrenzt auf den Namen des Datensatzes, und Zurück zum Datensatz bringt Sie danach zurück. Mit Ganzen Bestand zeigen heben Sie die Eingrenzung auf.

Zusammenführen

1. Wählen Sie in der Gruppe den Datensatz, der bestehen bleiben soll.
2. Klicken Sie beim anderen Datensatz auf Kontakt „…“ einfügen bzw. Firma „…“ einfügen. Es öffnet sich Zusammenführen bestätigen.
3. Entscheiden Sie unter Welcher Wert soll gelten? für jedes Feld mit unterschiedlichen Werten, ob der Wert des Datensatzes gilt, der bestehen bleibt, der des Datensatzes, der gelöscht wird, oder leer. Felder mit gleichem Wert werden nur gezählt.
4. Prüfen Sie die übrigen Abschnitte:
   • Diese Tags kommen dazu: Tags des gelöschten Datensatzes.
   • Referenzen werden umgehängt: zum Beispiel Kommentare, Zusatzfeld-Werte, Kampagnen-Empfänger, E-Mail-Verknüpfungen, Finanz-Belege, Spenden, Termine, Dateien und Beziehungen.
   • Wird NICHT übernommen: Verknüpfungen ausserhalb des CRM, die beim Löschen gelöst werden. Prüfen Sie, ob sie gebraucht werden.
5. Klicken Sie auf Endgültig zusammenführen.

Hat eine Gruppe mehr als zwei Einträge, fügen Sie die übrigen nacheinander einzeln hinzu. Für jedes Paar öffnet sich der Dialog erneut, damit die Feldauswahl passt.

Wichtig: Der verworfene Datensatz wird endgültig gelöscht und landet nicht im Papierkorb. Das Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen.

Einen Kontakt, der eigentlich eine Firma ist, umwandeln

Wurde eine Organisation als Person erfasst, ist das kein Duplikat, sondern ein falscher Datensatztyp. Dafür gibt es auf der Kontaktseite In Unternehmen umwandeln, siehe Kontakte anlegen und pflegen.

Doppelte Einträge von vornherein vermeiden

• Beim Anlegen weist Es gibt bereits einen ähnlichen Eintrag auf mögliche Doppel hin.
• Beim Import wählen Sie unter Wenn ein Kontakt schon existiert Überspringen oder Aktualisieren, siehe Importieren und exportieren.
• Die Startseite erinnert unter Datenpflege mit Doppelte Einträge prüfen daran, regelmässig nachzusehen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Noch nicht gesucht“	Der Scan wurde noch nicht gestartet	Scan starten
Der Knopf zum Einfügen fehlt oder meldet einen Fehler	Ihnen fehlt das Recht zum Bearbeiten oder Löschen	Administration fragen
Hinweis, die Spendenhistorie habe nicht geladen werden können	Die Finanzen-App hat nicht geantwortet	Vor dem Zusammenführen erneut versuchen; fehlende Beträge heissen nicht, dass niemand gespendet hat
Es werden nicht alle Gruppen angezeigt	Es gibt mehr Gruppen, als die Ansicht auf einmal zeigt	Nach dem Zusammenführen erneut Scan starten
Vorschau fehlgeschlagen	Vorübergehende Störung	Dialog schliessen und erneut öffnen

Weiterlesen

• Kontakte anlegen und pflegen
• Importieren und exportieren