Events für Partner freigeben

Worum es geht

Mit einer Event-Freigabe geben Sie einer externen Person – etwa dem Veranstalter einer Fremdveranstaltung oder einem Promoter – Zugriff auf ein einzelnes Event. Sie bestimmen, was die Person dort sieht, und bis wann. Jede Freigabe endet an einem festen Datum von selbst; Sie müssen nichts abschalten.

Budget, Personal, Kasse und Abrechnung bleiben für Partner in jedem Fall verborgen, ebenso alle anderen Events, Locations, Buchungen und Einstellungen.

Voraussetzungen:

• Das Recht Event-Freigaben an Partner verwalten. Normale Mitglieder haben es nicht automatisch; Ihre Administration muss es ausdrücklich zuweisen.
• Die Funktion ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Menüpunkt Event-Freigaben bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Die Person braucht in Ihrer Organisation die Rolle Event-Partner. Wer noch kein Konto hat, laden Sie direkt beim Erteilen der Freigabe ein.

Was ein Partner sehen darf

Umfang	Was der Partner damit sieht und tun kann
Event lesen	Übersicht und Dokumente des Events
Verkaufszahlen lesen	Verkaufte Tickets, Umsatz und Tickettypen – ohne etwas zu ändern
Ticketing verwalten	Tickettypen, Preise und Texte des Events ändern und veröffentlichen
Gästeliste betreuen	Eigene Gästeliste führen und Einträge hinzufügen

Jeder Umfang schliesst die Übersicht des Events ein – allerdings ohne Budget, Auftraggeber und interne Angaben.

Freigabe erteilen

1. Öffnen Sie im Menü Event-Freigaben und klicken Sie auf Freigabe erteilen.
2. Wer bekommt Zugriff: Wählen Sie Bestehendes Mitglied und die Person aus der Liste. Zur Auswahl stehen nur Mitglieder mit der Rolle Event-Partner. Hat die Person noch kein Konto, wählen Sie Neue Person einladen und tragen E-Mail, Vorname und Nachname ein – sie wird mit der Rolle Event-Partner eingeladen.
3. Für welches Event, und was darf er dort: Suchen Sie unter Events das Event. Sie können mehrere Events wählen; für jedes entsteht eine eigene Freigabe, die Sie später einzeln widerrufen können. Wählen Sie den Umfang – oder einen der Vorschläge unter Häufig gewählt: Nur Verkaufszahlen oder Gästeliste betreuen.
4. Wie lange: Die Freigabe beginnt heute. Wählen Sie das Ende über Gültig bis oder einen Schnellknopf: Bis Eventende + 1 Tag, 7 Tage oder 30 Tage. Der Zugriff endet am gewählten Tag um 23:59. Eine Freigabe darf höchstens 366 Tage dauern.
5. Optional: Eine Notiz für Ihr Team – der Partner sieht sie nicht.
6. Prüfen Sie die Vorschau Was … danach sieht und klicken Sie auf Freigabe erteilen.

Tipp: Für die meisten Fremdveranstaltungen reicht Bis Eventende + 1 Tag. So kann der Partner am Tag danach noch die Verkaufszahlen abrufen, und danach endet der Zugang von selbst.

Freigaben verwalten

Die Liste zeigt Partner, Event, Umfang, Gültig, Zuletzt genutzt, Status und Aktionen. Filtern Sie nach Status (Aktiv, Geplant, Abgelaufen, Widerrufen), nach Partner oder Event, oder suchen Sie nach Name, E-Mail oder Event.

Aktion	Wirkung
Bearbeiten	Umfang, Ende oder Notiz ändern; der Beginn bleibt, wie er erteilt wurde
Widerrufen	Der Zugriff endet sofort. Listen, die der Partner schon heruntergeladen hat, bleiben bei ihm; neue Daten sieht er nicht mehr.
Verlauf	Jede Änderung an der Freigabe, neueste zuerst
Erneut erteilen	Eine abgelaufene oder widerrufene Freigabe neu ausstellen

Was der Partner sieht

Meldet sich der Partner an, zeigt ihm der Eventmanager nur einen einzigen Menüpunkt: Meine Events. Dort stehen die Events, die für ihn freigegeben sind, jeweils mit Umfang und Zugang bis … sowie der Restlaufzeit. Öffnen führt zur Event-Seite – mit genau den Reitern, die sein Umfang erlaubt, und einem Hinweis, bis wann der Zugang gilt.

Ist eine Freigabe abgelaufen, verschwindet das Event von selbst aus seiner Liste. Fehlt ihm ein Event, ist die Freigabe abgelaufen oder wurde nicht erteilt – Sie können sie jederzeit neu erteilen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Die Person erscheint nicht unter Bestehendes Mitglied	Sie hat nicht die Rolle Event-Partner	Rolle ändern, siehe Mitglieder einladen und verwalten, oder die Person über Neue Person einladen einladen
„Eine Freigabe darf höchstens 366 Tage dauern."	Das Ende liegt zu weit in der Zukunft	Früheres Ende wählen und später verlängern
„Das Ende der Freigabe muss in der Zukunft liegen."	Datum in der Vergangenheit	Datum korrigieren
„Bitte mindestens einen Umfang wählen."	Kein Umfang angekreuzt	Mindestens einen Umfang wählen
Der Partner sieht ein Event nicht mehr	Die Freigabe ist abgelaufen oder widerrufen	Erneut erteilen
Der Menüpunkt Event-Freigaben fehlt	Recht fehlt oder Funktion nicht freigeschaltet	Administration fragen