Spenden erfassen und verbuchen

Ziel

Sie erfassen Spenden, ordnen sie Spender, Zweck und Projekt zu und verbuchen sie bewusst – einzeln, im Stapel oder aus dem Bankimport.

Voraussetzungen

• Die Spendenbuchhaltung ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt die Menügruppe Spenden, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Rechte: Spenden anzeigen zum Lesen, Spenden erfassen und verbuchen zum Erfassen, Zuordnen und Verbuchen, Spenden löschen zum Löschen nicht verbuchter Spenden. Wer die entsprechenden Buchhaltungsrechte hat, darf dasselbe.
• Kontenplan mit Spendenkonten und Spendenzwecke sind eingerichtet, siehe Finanzen einrichten.

Die Grundregel: nichts wird still verbucht

Eine Spende kommt erst ins Journal, wenn eine Person Bestätigen & verbuchen klickt. Bankimport, Online-Zahlungen, Zuordnungsregeln und Automatisch verarbeiten schlagen höchstens Spender, Zweck und Projekt vor. Eine falsche automatische Zuordnung ist damit keine Fehlbuchung, sondern ein Vorschlag, den Sie in der Prüfung korrigieren.

Status einer Spende

Status	Bedeutung
Zu prüfen	Aus Bankimport oder Online-Zahlung eingegangen, noch nicht bestätigt
Bestätigt	Von Hand erfasst oder bestätigt, noch nicht gebucht
Verbucht	Im Journal gebucht
Im Altsystem verbucht	Aus Ihrem bisherigen System übernommen und dort gebucht
Korrektur nötig	Die Buchung wurde storniert, die richtigen Werte fehlen noch
Korrigiert	Durch eine korrigierte Spende ersetzt
Storniert	Aufgehoben

Die Spendenliste

Spenden → Spenden listet alle Spenden mit Datum, Spender, Betrag, Zweck, Status und Zahlungsart. Oben filtern Sie nach Spender/Zahler, Datum von, Datum bis, Betrag ab, Betrag bis, Zweck, Projekt, Kostenstelle, Kampagne, Aktionscode und Zahlungsart; darunter nach Status. Zurücksetzen löscht die Filter.

Mit Exportieren: CSV / Excel / PDF laden Sie die gefilterte Liste herunter. Sind es zu viele Zeilen für das gewählte Format, meldet Scorebase das – fassen Sie den Filter dann enger.

Spende von Hand erfassen

1. Klicken Sie auf Spende erfassen.
2. Füllen Sie das Formular aus:

Feld	Bedeutung
Spender (Kontakt oder Unternehmen)	Pflicht; Suche im CRM-Bestand
Betrag, Währung	Pflicht; bei Fremdwährung zusätzlich Umrechnungskurs in CHF
Spendendatum	Pflicht; das tatsächliche Zahlungsdatum
Spendenart	Einzelspende, Dauerspende, Spendenzusage, Patenschaft, Legat / Erbschaft
Zahlungsart	z. B. Banküberweisung, Einzahlungsschein (ESR), Lastschrift (LSV), Twint, Bar
Spendenzweck, Patenschaft, Projekt	Optional; bestimmen das Ertragskonto mit
Kostenstelle (optional), Kampagne (optional)	Buchungsdimensionen
Notizen (optional)	Interne Bemerkung

3. Klicken Sie auf Spende speichern. Findet Scorebase eine sehr ähnliche Spende, warnt es; mit Trotzdem erfassen legen Sie sie dennoch an.

Die Spende steht danach auf Bestätigt.

Spende verbuchen

1. Öffnen Sie die Spende in der Liste.
2. Klicken Sie auf Bestätigen & verbuchen.

Scorebase bucht Bank an das Ertragskonto der Spende. Das Ertragskonto ergibt sich so – die obere Stufe sticht die untere:

1. das Konto am Aktionscode der Spende,
2. sonst das Ertragskonto des Projekts,
3. sonst das Ertragskonto des Spendenzwecks,
4. sonst das Vorgabekonto der Organisation.

Eine Fremdwährungsspende braucht einen belegten Kurs; ohne Kurs lässt sie sich nicht verbuchen. Den Kurs tragen Sie auf der Detailseite nach und klicken auf Kurs speichern.

Ohne Spender verbuchen

Hat eine Zahlung keinen Spender – etwa eine Kollekte –, klicken Sie auf Als anonyme Spende verbuchen und bestätigen mit Anonym verbuchen. Die Buchung trägt dann den Text „Unbekannter Spender“. Eine Steuerbescheinigung ist für diese Spende nicht mehr möglich.

Zuordnung ändern, stornieren, korrigieren

Auf der Detailseite einer Spende finden Sie:

• Zuordnung korrigieren: Spender, Zweck und Projekt ändern, ohne Betrag, Status oder Buchung anzufassen. Bei einer verbuchten Spende lässt sich der Zweck hier nicht wechseln, weil er das Ertragskonto bestimmt – verwenden Sie dafür Spende korrigieren.
• Buchung stornieren: Es entsteht eine Gegenbuchung mit dem Spendendatum, der Grund ist Pflicht. Die Spende steht danach auf Korrektur nötig; eine bereits ausgestellte Jahresbescheinigung wird zur Neuausstellung markiert.
• Spende korrigieren: Storniert die Buchung, setzt die Spende auf Korrigiert und legt eine neue Spende mit den richtigen Werten an (Spender, Betrag (CHF), Spendendatum, Spendenzweck, Projekt, Kostenstelle, Kampagne). Mit Korrektur anlegen landen Sie auf der neuen Spende, die Sie anschliessend verbuchen.
• Spende löschen: nur solange die Spende nicht verbucht ist. Der Vorgang bleibt im Änderungsprotokoll nachvollziehbar.
• Anhänge: Belege zur Spende mit Hochladen ablegen.

Stornieren und korrigieren geht nur, wenn das Datum in einem offenen Geschäftsjahr liegt.

Stapelerfassung mit Kontrollsumme

Unter Spenden → Stapelerfassung erfassen Sie Belegstapel – etwa einen Posteingang mit Einzahlungsscheinen – gegen eine Kontrollsumme:

1. Füllen Sie unter Neuer Stapel die Bezeichnung (z. B. „Posteingang KW 12“), die Quelle (z. B. Papier-Belege / Einzahlungsscheine, Sammeldatei, Manuelle Erfassung), die Erwartete Anzahl, die Kontrollsumme, die Währung und bei Fremdwährung den Kurs aus. Klicken Sie auf Stapel anlegen.
2. Erfassen Sie im Stapel jeden Beleg unter Beleg erfassen und klicken Sie auf Beleg hinzufügen. Eine Sammeldatei lesen Sie unter Sammeldatei einlesen (CSV) ein: Kopfzeile mit mindestens „Name“ und „Betrag“, optional „E-Mail“, „Datum“ und „Notiz“; der Spender wird über die E-Mail-Adresse gefunden. Bereits erfasste Spenden ordnen Sie mit Bestehende Spende zuordnen zu.
3. Stimmen Anzahl und Summe mit den Sollwerten überein (Differenz 0), klicken Sie auf Stapel freigeben.

Spenden eines Stapels in Erfassung erscheinen weder in der Prüfung noch in der automatischen Verarbeitung. Erst nach der Freigabe gehen sie in die Prüfung. Freigabe zurücknehmen öffnet den Stapel wieder, Stapel löschen geht nur bei einem leeren Stapel.

Legate

Spenden → Legate zeigt alle Spenden der Spendenart Legat / Erbschaft mit Gesamtbetrag und offenen Zusagen. Solange ein Legat auf Zu prüfen steht, ist sein Datum vorläufig. Den Stand des Nachlassverfahrens (Gemeldet, Im Nachlassverfahren, Ausbezahlt) pflegen Sie auf der Detailseite des Legats. Verbucht wird ein Legat wie jede andere Spende über Bestätigen & verbuchen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Bestätigen & verbuchen ist ausgegraut, Hinweis „Bitte zuerst Spender zuordnen“	Kein Spender zugeordnet	Spender zuordnen oder Als anonyme Spende verbuchen
Verbuchen scheitert mit Hinweis auf den Kurs	Fremdwährung ohne Kurs	Kurs auf der Detailseite erfassen
Verbuchen scheitert wegen des Geschäftsjahrs	Spendendatum liegt in einem abgeschlossenen Jahr	Jahr wieder öffnen oder Datum prüfen
Spende landet auf dem Vorgabekonto	Weder Aktionscode, Projekt noch Zweck nennen ein Konto	Ertragskonto an Projekt oder Zweck hinterlegen
Zweck lässt sich nicht ändern	Spende ist verbucht	Spende korrigieren verwenden
Stapel freigeben ist ausgegraut	Anzahl oder Summe stimmen nicht	Belege prüfen, Differenz auflösen
Liste zeigt „(uneindeutig)“ beim Spender	An der Spende hängen Kontakt und Unternehmen	In der Detailansicht bereinigen