Vorlagen, Branchen-Galerie und Import

Worum es geht

Was Sie immer wieder gleich aufbauen, müssen Sie nicht jedes Mal neu erfassen. Vorlagen speichern Aufgaben, Listen, Projekte oder ganze Spaces samt ihrer Struktur. Die Branchen-Galerie liefert fertige Spaces für typische Betriebe, und bestehende Daten holen Sie per Import herein.

Vorlagen

Wo Sie Vorlagen finden

Seitenleiste → Mehr anzeigen → Vorlagen. Administratoren erreichen die Seite auch über Einstellungen → Vorlagen. Die Reiter Alle, Aufgaben, Listen, Projekte und Spaces filtern nach Art.

Voraussetzungen: Zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen brauchen Sie das Recht „Vorlagen verwalten (alle Aktionen)". Verwenden kann eine Vorlage, wer „Aufgaben erstellen" darf.

Vorlage anlegen

1. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
2. Geben Sie den Vorlagenname ein, optional eine Beschreibung, und wählen Sie den Typ: Aufgabe, Liste, Projekt oder Space.
3. Legen Sie unter Struktur definieren den Inhalt fest:

Typ	Was Sie festlegen
Aufgabe	Titel, Beschreibung, Priorität, Typ, Tags und Unteraufgaben
Liste	Name, Aufgaben in dieser Liste und Unterlisten mit eigenen Aufgaben
Projekt	Name und Listen mit ihren Aufgaben
Space	Name und Projekte mit ihren Listen

4. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.

Über das Menü … einer Vorlagenkarte → Bearbeiten ändern Sie später die Struktur. Dort legen Sie bei Aufgabenvorlagen zusätzlich eine Standard-Zuweisung fest und unter Sichtbarkeit, ob die Vorlage Organisationsweit, Space-spezifisch oder Projekt-spezifisch gilt.

Vorlage verwenden

Auf der Vorlagenkarte Verwenden klicken und das Ziel wählen:

Typ	Ziel
Aufgabe	In welcher Liste? (über Space und Projekt)
Liste	In welchem Projekt?
Projekt	In welchem Space?
Space	kein Ziel nötig, es entsteht ein neuer Space

Vorlagen stehen ausserdem dort zur Auswahl, wo Sie etwas neu anlegen:

• Neuer Space und Neues Projekt: Bereich Aus Vorlage erstellen
• Formular Neue Aufgabe: Aus Vorlage erstellen
• Seite einer Gruppe, Schnellerfassung: Auswahl Vorlage:

Wichtig: Beim Anlegen aus einer Vorlage übernimmt die App die Struktur der Vorlage. Was Sie zusätzlich ins Formular eingetragen haben, wird dabei nicht verwendet. Passen Sie Namen und Daten danach im neuen Element an.

Das Löschen einer Vorlage entfernt nur die Vorlage; bereits daraus erstellte Aufgaben, Projekte und Spaces bleiben bestehen.

Branchen-Galerie und Einrichtungsassistent

Die Branchen-Galerie steht unter Vorlagen und auf der Seite Neuer Space. Sie bietet fertige Space-Strukturen mit Status-Abläufen, Checklisten und Automationen:

• Gastro / Club / Bar
• Bau / Elektro / Installation
• Handwerk / Kleinbetrieb
• Software / IT
• Agentur / Dienstleistung
• Verein / Organisation
• Leerer Start

Mit Verwenden legt die App einen neuen Space mit den Projekten der Vorlage an. Manche Branchen bringen zusätzlich eigene Aufgaben-Typen oder einen Start-Materialkatalog mit. Die zu Ihrer Organisation passende Branche ist mit Empfohlen markiert. Dafür brauchen Sie das Recht „Spaces erstellen".

Hat Ihre Organisation noch keinen Space, startet beim ersten Öffnen des Dashboard ein Einrichtungsassistent mit vier Schritten:

1. Branche wählen
2. Module prüfen (passend zur Branche vorausgewählt)
3. Einrichten: Zusammenfassung und Schalter Beispieldaten einfügen, dann Workspace einrichten
4. Loslegen: erste Aufgabe erfassen und Team einladen, dann Zu meinen Aufgaben

Trello-Import

Ein Trello-Board wird zu einem neuen Projekt, mit Listen als Status-Spalten, Karten als Aufgaben, Checklisten, Kommentaren und Anhängen.

Voraussetzung: Recht „Daten importieren / exportieren".

1. Exportieren Sie in Trello das Board: Menü → Mehr → Drucken und Exportieren → Als JSON exportieren.
2. Öffnen Sie in Aufgaben Import (Seitenleiste unter Einstellungen).
3. Laden Sie die JSON-Datei hoch (höchstens 2000 Karten).
4. Unter Zuordnung wählen Sie Projektname und Ziel-Space, ordnen jede Trello-Liste einer Kategorie zu (Offen, In Arbeit, Erledigt, Abgebrochen) und die Trello-Mitglieder Ihren Teammitgliedern.
5. Klicken Sie auf Import starten und bestätigen Sie.
6. Das Ergebnis zeigt, wie viele Aufgaben angelegt oder übersprungen wurden, mit Projekt öffnen.

Importieren Sie dasselbe Board noch einmal, überspringt die App bereits übernommene Karten. Nicht zugeordnete Trello-Mitglieder werden nicht als Zuständige gesetzt.

Aufgaben als CSV oder JSON

Exportieren:

• Ganzes Projekt: Projekt → Einstellungen → Import / Export → Exportieren → Als JSON (vollständig) oder Als CSV (Tabelle)
• Einzelne Gruppe: Seite der Gruppe → Menü Listenaktionen → Als JSON exportieren oder Als CSV exportieren

Importieren:

1. Projekt → Einstellungen → Import / Export → Importieren.
2. Wählen Sie die Datei (.json oder .csv), prüfen Sie das Format und wählen Sie die Ziel-Liste.
3. Prüfen Sie die Vorschau und starten Sie den Import.
4. Fehlerhafte Zeilen stehen im Fehlerbericht.

Ein Import umfasst höchstens 1000 Zeilen. Importiert wird immer in eine Gruppe; hat das Projekt noch keine, legen Sie zuerst eine an. Die erste Zeile einer CSV-Datei enthält die Spaltennamen, zum Beispiel title, description, status, priority, dueDate.

Tipp: Exportieren Sie zuerst ein kleines Projekt als CSV. Die Datei zeigt genau, welche Spalten der Import erwartet, und eignet sich als Vorlage für Ihre eigenen Daten.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Neue Vorlage schlägt beim Speichern fehl	Recht „Vorlagen verwalten (alle Aktionen)" fehlt	Administration fragen
Trello-Import: „kein gültiges JSON"	Falsche Datei, zum Beispiel CSV	In Trello Als JSON exportieren wählen
Trello-Import: zu viele Karten	Mehr als 2000 Karten	Board in Trello aufteilen
Import zeigt „Keine Berechtigung"	Recht „Daten importieren / exportieren" fehlt	Administration fragen
CSV-Import legt Aufgaben ohne Status-Spalte an	Status-Text passt zu keinem Status im Projekt	Status-Namen wie im Projekt verwenden