Rechte, Datenschutz und Einstellungen

Ziel

Sie verstehen, warum eine Person in Analytics etwas sieht oder nicht sieht, welche Rechte Sie als Administratorin oder Administrator vergeben und wie Analytics Personendaten schützt.

Drei Ebenen entscheiden

Ebene	Wer entscheidet	Was sie regelt
Freischaltung der Organisation	Scorebase bzw. Ihr Vertrag	Ob Analytics und welche Funktionen davon Ihre Organisation nutzen kann
Analytics-Rechte	Administratoren in der Rechteverwaltung	Was eine Person in Analytics tun darf
Rechte in den Herkunfts-Apps	Administratoren in der Rechteverwaltung	Welche Daten eine Person auswerten darf

Alle drei müssen passen. Analytics ist bewusst keine Abkürzung um die Rechte der anderen Apps: Wer in Finanzen keine Belege sehen darf, sieht sie auch in Analytics nicht – weder im Dashboard noch im Abfrage-Builder, im Export oder in einer Datenquelle.

Freigeschaltete Funktionen

Welche Funktionen Ihre Organisation hat, zeigt die Seite Einstellungen in Analytics unter Freigeschaltete Funktionen:

Funktion	Was sie ermöglicht
Dashboards ansehen	Die App selbst: Dashboards und vorgefertigte Dashboards ansehen
Eigene Dashboards und Abfragen bauen	Abfrage-Builder, eigene Dashboards anlegen, bearbeiten, kopieren
Als Datei exportieren	Export als CSV, Excel-Datei und PDF
Als Datenquelle verbinden	Datenquellen für Tabellenkalkulation und Auswertungswerkzeuge
Frage in eigenen Worten stellen	KI-Vorschläge im Abfrage-Builder
Berichte nach Zeitplan	Derzeit ohne Funktion in der Oberfläche

„Funktionen schaltet die Systemverwaltung je Organisation frei. Fehlt eine, ist sie nicht gebucht — kein Fehler." Wenden Sie sich für eine Freischaltung an den Support.

Die Analytics-Rechte

Administratoren vergeben die Rechte unter Benutzer und Rollen (siehe Benutzer und Rollen). Neben dem App-Zugriff Analytics stehen dort im Bereich Analytics diese Rechte:

Gruppe	Recht	Öffnet
Dashboards	Dashboards ansehen	Startseite, Dashboards, vorgefertigte Dashboards
Dashboards	Dashboards erstellen	Neues Dashboard, Vorlage kopieren, Duplizieren
Dashboards	Eigene Dashboards bearbeiten	Anordnen, Kacheln ändern, Umbenennen – bei eigenen und mit „Bearbeiten" freigegebenen Dashboards
Dashboards	Eigene Dashboards löschen	Eigene Dashboards löschen
Dashboards	Dashboards freigeben	Eigene Dashboards freigeben
Dashboards	Alle Dashboards der Organisation verwalten	Alle Dashboards sehen, bearbeiten, freigeben und löschen; fremde Exporte und Datenquellen sehen und widerrufen
Datensätze und Abfragen	Abfragen ausführen	Zahlen in den Kacheln, Abfrage-Builder, Export – ohne dieses Recht bleiben alle Kacheln leer
Export	Als CSV exportieren, Als Excel-Datei exportieren, Als PDF exportieren	Das jeweilige Dateiformat
Datenfeeds	Eigene Datenfeeds veröffentlichen und widerrufen	Datenquellen anlegen, erneuern, widerrufen
KI	Fragen in natürlicher Sprache stellen	Frage stellen im Abfrage-Builder
Personendaten	Personendaten auf Zeilenebene sehen und exportieren	Personenbezogene Felder in Auswertungen und Exporten

Zwei weitere Rechte tragen den Zusatz „für eine spätere Ausbaustufe reserviert, öffnet derzeit nichts": Gespeicherte Datensätze und Vorlagen verwalten und Analytics-Einstellungen verwalten.

Standard: Administratoren haben alle Rechte. Übrige Benutzer erhalten standardmässig alle Rechte ausser Alle Dashboards der Organisation verwalten, Eigene Datenfeeds veröffentlichen und widerrufen, Personendaten auf Zeilenebene sehen und exportieren sowie den beiden reservierten Rechten. Diese vergeben Sie bewusst einzeln.

Tipp: Hat Ihre Organisation eigene Standard-Rollen gepflegt, erhalten Benutzer die Analytics-Rechte nicht automatisch. Meldet jemand „Du hast keine Berechtigung für die Analytics-App.", setzen Sie die Rechte einmal in der Rollenverwaltung.

Konten des Personal-Portals werden beim Öffnen von Analytics ins Staff-Portal umgeleitet; Analytics ist für sie nicht gedacht.

Personendaten

Einige Felder beziehen sich auf einzelne Personen, zum Beispiel Name, Adresse oder E-Mail-Adresse eines Kontakts. Sie tragen in der Feldliste ein Schild-Symbol mit dem Hinweis „Enthält Personendaten".

Wo	Ohne das Recht für Personendaten	Mit dem Recht
Dashboard	Das Feld wird ausgeblendet; die Kachel meldet „Personenbezogene Felder sind ausgeblendet, weil die Berechtigung dafür fehlt."	Das Feld erscheint
Abfrage-Builder	Das Feld ist ausgegraut und nicht wählbar	Das Feld ist wählbar
Export	Betroffene Spalten und Kacheln fehlen; die Datei sagt es	Export möglich; die Datei ist als „Enthält Personendaten" gekennzeichnet und wird nach sieben Tagen gelöscht
Filterleiste und Adresse	Personenbezogene Felder erscheinen nie in der Filterleiste und nie in einem geteilten Link	–
Datenquelle	Nicht möglich – die Abfrage wird abgewiesen, statt still Spalten wegzulassen	Möglich, ausser bei den besonders empfindlichen Datensätzen (siehe unten)

Besonders schützenswerte Personendaten – etwa Geschlecht und Geburtsdatum im CRM oder Spendenzweck und -projekt zusammen mit dem Spender – sind zusätzlich gekennzeichnet („Besonders schützenswertes Personendatum. Exporte damit werden protokolliert.").

Mindestgrösse von Gruppen

Bei empfindlichen Datensätzen unterdrückt Analytics Gruppen, hinter denen weniger als fünf Personen stehen. Sonst liesse sich aus einem „Durchschnitt" auf eine einzelne Person schliessen. Betroffen sind Abwesenheiten, Pünktlichkeit, Personalkosten (geplant), Lohnkosten, Bewerbungen, Empfänger (Kampagnen), Nachrichten und Antwortzeiten (E-Mail).

Die Kachel meldet dann „Zu kleine Gruppen sind aus Datenschutzgründen nicht enthalten." Summen können deshalb kleiner sein als der Gesamtwert. Gröber gruppieren oder einen längeren Zeitraum wählen hilft.

Die Datensätze Abwesenheiten, Personalkosten (geplant), Lohnkosten und Bewerbungen sind besonders empfindlich: Sie lassen sich nicht als Datenquelle verbinden, und manche Kombinationen von Feldern sind gesperrt („Diese Felder dürfen nicht zusammen ausgewertet werden."). Lohnkosten gibt es nur als Gesamtwert, nie je Person.

KI und Datenschutz

Bei Frage stellen geht Ihre Frage an den KI-Anbieter Ihrer Organisation. Übermittelt werden nur die Feldnamen des gewählten Datensatzes, nie die Daten selbst. Die KI schlägt nur eine Abfrage vor; gerechnet wird in Scorebase mit Ihren Rechten. Mehr zu den KI-Einstellungen Ihrer Organisation: KI-Funktionen.

Was protokolliert wird

• Das Aktivitätsprotokoll (Menü, nur Administratoren) zeigt, wer wann welches Dashboard, welche Freigabe, welchen Export oder welche Datenquelle geändert hat.
• Jeder Download einer Exportdatei wird protokolliert.
• Nach sieben Tagen ist eine Exportdatei gelöscht. Die Zeile in der Liste bleibt als Abgelaufen stehen – als Nachweis, wer wann was exportiert hat, ohne Inhalt.

Die Seite Einstellungen

Die Seite zeigt, womit Analytics rechnet, und ändert nichts. Geändert werden die Werte in der App, aus der sie stammen:

Rechenvorgabe	Herkunft (wie auf der Seite angegeben)
Zeitzone	Aus den Marketing-Einstellungen der Organisation; ohne Angabe Europe/Zurich
Standardwährung	Aus den Finanz-Einstellungen der Organisation; ohne Angabe CHF
Beginn des Geschäftsjahres	Aus dem jüngsten Geschäftsjahr der Buchhaltung; ohne Angabe Januar

Der Beginn des Geschäftsjahres bestimmt die Zeiträume der Gruppe Geschäftsjahr in der Filterleiste. Ein in Finanzen bereits angelegtes, aber noch nicht begonnenes Geschäftsjahr zählt erst ab seinem ersten Tag.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Analytics fehlt im App-Umschalter	Nicht freigeschaltet oder App-Zugriff Analytics fehlt	Support bzw. Administratorin oder Administrator
„Keine Bereiche freigeschaltet" in der Seitenleiste	Ihnen fehlen alle Analytics-Rechte	Rechte in der Rollenverwaltung vergeben
„Du hast keine Berechtigung für die Analytics-App."	App-Zugriff Analytics fehlt	In der Rollenverwaltung setzen
„Dieser Bereich ist für deine Organisation nicht freigeschaltet."	Die Funktion ist nicht gebucht	Support kontaktieren
Eine Person sieht weniger Kacheln als eine andere	Unterschiedliche Leserechte in den Herkunfts-Apps	So gewollt; Rechte bei Bedarf angleichen
Das Aktivitätsprotokoll fehlt im Menü	Nur für Administratoren	–