Postfach: lesen, suchen und aufräumen

Worum es geht

Unter Email im Menü arbeiten Sie mit Ihrem Postfach. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Mails finden, lesen und aufräumen.

Voraussetzungen: Mindestens ein verbundenes Postfach und das Recht Nachrichten lesen. Zum Löschen brauchen Sie Nachrichten löschen.

Die Seitenleiste

• Verfassen öffnet eine neue Mail.
• Universal Inbox zeigt Wichtiges aus allen Apps, siehe E-Mails mit CRM und anderen Apps verbinden.
• Haben Sie mehrere Postfächer, wechseln Sie oben mit der Kontoauswahl. Mit einem Postfach steht dort seine Adresse.
• Die Standardordner stehen immer oben: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv, Spam, Papierkorb – je nachdem, welche Ihr Mailserver hat. Die Zahl zeigt ungelesene Mails.
• Weitere Ordner Ihres Mailservers stehen unter Eigene Ordner, aufklappbar.
• Unten: der Kreispfeil startet den Abgleich mit dem Mailserver, das Signatur-Symbol öffnet Ihre Email-Signaturen, das Zahnrad die Einstellungen.

Die Seitenleiste lässt sich mit Seitenleiste einklappen zu einer schmalen Leiste mit Symbolen verkleinern.

Ordner vom Abgleich ausnehmen

Bei Eigene Ordner und Spam zeigt beim Überfahren ein Glocken-Symbol, ob der Ordner abgeglichen wird. Mit Sync deaktivieren bzw. Sync aktivieren schalten Sie das um. Nicht abgeglichene Ordner erscheinen blasser. Standardordner werden immer abgeglichen.

Die Nachrichtenliste

Die Liste zeigt die Mails des gewählten Ordners, gruppiert nach Heute, Gestern, Diese Woche, Diesen Monat und Älter. Ungelesene Mails sind fett. Weitere Mails laden beim Scrollen nach; unten steht, wie viele Mails von wie vielen angezeigt werden.

Kennzeichen an einer Mail:

Kennzeichen	Bedeutung
Antw.	Sie haben bereits geantwortet
Sprechblasen-Symbol	Die Mail gehört zu einem Gesprächsverlauf
Farbiger Streifen links	Von der KI eingeschätzte Dringlichkeit (rot hoch, gelb mittel, grün niedrig)
Anfrage, Info, Beschwerde, Sales, Intern, Newsletter	Von der KI erkannte Kategorie
Farbige Etiketten	Ihre Labels bzw. Kategorien aus Outlook
Zugewiesen, In Bearbeitung, Erledigt	Bearbeitungsstand im Team
Stern	Markiert

Solange ein Ordner offen ist, prüft Scorebase etwa jede Minute, ob neue Mails da sind. Auf dem Handy ziehen Sie die Liste oben nach unten, um sofort zu aktualisieren.

Suchen

Tippen Sie ins Feld Suchen... über der Liste. Gesucht wird im Betreff, in Absenderadresse und Absendername und im Vorschautext der Mail.

Filtern

Klicken Sie auf das Filter-Symbol neben dem Suchfeld. Im Fenster Filter wählen Sie:

Abschnitt	Auswahl
Kategorien	Anfrage, Info, Beschwerde, Sales, Intern, Newsletter
Labels	Ihre Labels (mindestens eines muss passen)
Priorität	Hoch, Mittel, Niedrig
Status	Ungelesen, Gestarred, Beantwortet
Zuweisung	Mir zugewiesen, Offen, Nicht zugewiesen
Absender-Domain	Etwa beispiel.ch

Anwenden schliesst das Fenster, Zurücksetzen hebt alle Filter auf. Die Filter wirken auf die bereits geladenen Mails des Ordners.

Relevant und Sonstige

Ist die KI eingeschaltet, trennt Scorebase relevante Mails von den übrigen. Auf dem Handy wechseln Sie oben zwischen Relevant und Sonstige. Was als relevant gilt, legen Sie unter Einstellungen → Persönliche Einstellungen fest; ohne eigene Auswahl gelten Anfragen, Beschwerden und Sales sowie alles mit hoher oder mittlerer Dringlichkeit als relevant. Mails, die die KI (noch) nicht eingeordnet hat, erscheinen immer.

Hinweis: Am Computer zeigt die Liste nur den Bereich Relevant; einen Umschalter auf Sonstige gibt es dort derzeit nicht. Fehlen Ihnen Mails, markieren Sie unter Persönliche Einstellungen alle Kategorien als relevant – dann erscheinen alle eingeordneten Mails. Die Zahl unten in der Liste („… von … Nachrichten“) zeigt, ob Mails ausgeblendet sind.

Eine Mail lesen

Klicken Sie auf eine Mail. Der Lesebereich zeigt:

• Betreff, Absender, Empfänger (An, Cc) und Datum. Mehr anzeigen blendet Antwort an und das genaue Datum ein.
• Die von der KI erkannte Kategorie und Priorität – ein Klick darauf ändert sie.
• Die Zeile mit Labels und Zuweisung, siehe Ordnung im Postfach und Im Team arbeiten.
• Verknüpfte Aktionen: was aus dieser Mail schon entstanden ist, etwa eine CRM-Verknüpfung, eine Aufgabe oder ein Beleg.
• Die Anhänge. Ein Klick lädt den Anhang herunter.
• Den Inhalt der Mail.

Externe Bilder in Mails werden zunächst blockiert, weil sie dem Absender verraten würden, dass Sie die Mail geöffnet haben. Die Zeile „… externe Bilder geblockt (Anti-Tracking)“ bietet Bilder anzeigen.

Beim Öffnen gilt eine Mail als gelesen.

Die Symbolleiste

Symbol	Wirkung
Antworten, Allen antworten, Weiterleiten	Öffnet das Schreibfenster, siehe Schreiben, antworten und Signaturen
Stern	Stern hinzufügen bzw. Stern entfernen
Papierkorb	Löschen
Person mit Plus	Kontakt ins CRM (nicht überall freigeschaltet)
Liste	Aufgabe erstellen
Funken	AI-Zusammenfassung (bei eingeschalteter KI)
Aktionen	Weitere Aktionen: Rechnung, Ausgabe, Kontakt, Aufgabe, Spesenbeleg

Unten im Lesebereich öffnet Antworten... direkt eine Antwort.

Mehrere Mails auf einmal

Kreuzen Sie am Computer die Kästchen links an den Mails an (auf dem Handy: eine Mail lange gedrückt halten). In der Leiste darüber markieren Sie die Auswahl als gelesen (Symbol mit offenem Umschlag) oder löschen sie. Das Kästchen ganz links wählt alle angezeigten Mails aus.

Löschen

Löschen verschiebt eine Mail in den Papierkorb. Löschen Sie eine Mail, die bereits im Papierkorb liegt, ist sie endgültig weg.

Wichtig: Löschen, Lesen und Stern wirken in Scorebase. An Ihren Mailserver werden diese Änderungen nicht zurückgeschrieben. Beim nächsten Abgleich übernimmt Scorebase den Gelesen- und Stern-Stand wieder vom Mailserver.

Tastenkürzel

Taste	Wirkung
C	Neue Mail verfassen
R	Antworten
Shift+R	Allen antworten
F	Weiterleiten
?	Übersicht der Tastenkürzel

R, Shift+R und F wirken auf die gerade geöffnete Mail. Die Übersicht mit ? führt weitere Tasten auf; nicht alle davon haben derzeit eine Wirkung.

Benachrichtigungen

Beim ersten Öffnen fragt Scorebase Push-Benachrichtigungen aktivieren?. Mit Aktivieren und der Zustimmung Ihres Browsers werden Sie über neue Mails informiert.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Neue Mails erscheinen nicht	Abgleich noch nicht gelaufen oder Ordner vom Abgleich ausgenommen	Kreispfeil unten in der Seitenleiste; Glocke beim Ordner prüfen
Mails fehlen in der Liste	Ein Filter ist aktiv oder Mails sind als nicht relevant eingestuft	Zurücksetzen im Filter; Relevanz unter Persönliche Einstellungen anpassen
Die Suche findet eine Mail nicht	Gesucht wird nur in Betreff, Absender und Vorschau	Mit Absender oder Betreffwort suchen
Bilder fehlen in einer Mail	Externe Bilder sind geblockt	Bilder anzeigen
Das Löschen-Symbol fehlt	Ihnen fehlt das Recht Nachrichten löschen	Administration fragen
Eine gelöschte Mail ist wieder da bzw. ungelesen	Der Mailserver kennt den Stand aus Scorebase nicht	Mail zusätzlich in Ihrem anderen Mailprogramm löschen bzw. markieren

Weiterlesen

• Schreiben, antworten und Signaturen
• Ordnung im Postfach: Labels, Filter und Regeln
• Häufige Fragen zu E-Mail