Planer, Kalender, Team und Abwesenheiten

Worum es geht

Die Bereiche unter Planung und Team zeigen, wer wann woran arbeitet und wer überhaupt verfügbar ist. Sie brauchen dafür das Modul Kapazität & Team (für Planer, Abwesenheiten, Auslastung und Arbeitszeitmodell) bzw. Kalender (für den Kalender). Fehlt ein Menüpunkt, kann ein Admin das Modul unter Einstellungen → Module einschalten.

Der Planer

Der Planer ist ein Team-Zeitplan: eine Zeile je Teammitglied, eine Spalte je Tag. Darin stehen Aufgaben (von Start bis Fälligkeit), Termine, Abwesenheiten und gebuchte Kapazität.

Bedienen

• Unten in der schwebenden Leiste wählen Sie die Ansicht Tag, Woche, 2 Wo. oder Monat, springen mit Heute zurück, zoomen und suchen eine Person (Person suchen).
• Filter: nach Space, Projekt, Priorität und Skills.
• Anzeigen: blendet Sprints, Meilensteine, Externe Kalender und Team-Termine auf der Zeitleiste ein oder aus.
• Aufgaben ziehen Sie auf einen anderen Tag (ändert die Daten) oder in die Zeile einer anderen Person (ändert die Zuweisung). Ctrl+Z macht die letzte Änderung rückgängig.
• Ein Klick auf eine freie Zelle öffnet die Schnellerfassung mit den Reitern Aufgabe und Termin.

Mit Filter speichern legen Sie Ihre Filter als Ansicht ab (siehe Ansichten, Filter und Suche).

Termine planen

1. Klicken Sie im Planer in der Zeile der Person auf den gewünschten Tag.
2. Wählen Sie den Reiter Termin.
3. Erfassen Sie Titel, optional Beschreibung (optional), Ganztägig oder einen Zeitraum mit Von und Bis, eine Wiederholung und eine Farbe.
4. Klicken Sie auf Termin erstellen.

Ein Klick auf einen bestehenden Termin öffnet Termin bearbeiten. Dort ändern Sie Titel, Zeitraum, Farbe und Zuweisung und halten nach dem Termin die Nachbereitung fest:

• Ergebnis des Termins: was besprochen und vereinbart wurde, gespeichert mit Ergebnis speichern
• Bezug zu Kontakt oder Firma: Der Termin erscheint dann in der Zeitleiste des CRM-Datensatzes.
• Projekt: Der Termin erscheint auf der Startseite (Home) des Projekts.
• Teilnehmer: weitere Personen, die dabei waren

Bei Serienterminen fragt die App beim Ändern und Löschen, ob Nur dieser Termin oder die Ganze Serie gemeint ist. Änderungen an der Serie gelten für diesen und alle zukünftigen Termine.

Einen Termin zu einem Projekt legen Sie auch direkt im Projekt an: Reiter Home, Karte Termine → Termin planen.

Plan veröffentlichen

Mit Plan veröffentlichen benachrichtigen Sie alle Mitglieder, denen in der sichtbaren Woche Aufgaben zugewiesen sind. Die Vorschau zeigt je Person die Zahl der Aufgaben. Mit Bestätigung anfordern bitten Sie die Personen, ihren Plan auf der Seite Heute mit Plan bestätigen zu quittieren. Dafür brauchen Sie das Recht „Aufgaben zuweisen".

Weitere Werkzeuge im Planer

Knopf	Wofür	Wer
Woche planen	Die KI verteilt Ihre offenen Aufgaben mit Zeitschätzung auf freie Zeiten der sichtbaren Woche. Sie übernehmen jeden Vorschlag einzeln.	Nur wenn KI in Ihrer Organisation eingeschaltet ist
Kapazität buchen	Reserviert für eine Person eine Anzahl Stunden pro Tag in einem Zeitraum, optional für ein Projekt. Die Buchung zählt in Planer und Auslastung.	Alle mit Recht „Zeit erfassen"
Sichtbarkeit	Legt fest, wessen Aufgaben, Absenzen und Termine eine Person im Planer nicht sieht. Eigene Aufgaben bleiben immer sichtbar.	Nur Inhaber und Administratoren

Der Kalender

Der Kalender zeigt die Fälligkeiten aller Aufgaben und die Termine aus dem Planer in den Ansichten Monat, Woche und Tag. Aufgaben lassen sich auf einen anderen Tag ziehen; Termine nicht. Mit Extern blenden Sie Einträge aus verbundenen Kalendern ein oder aus. Weitere Details im Artikel Ansichten, Filter und Suche.

Abwesenheiten

1. Öffnen Sie Abwesenheiten und klicken Sie auf Neue Abwesenheit.
2. Wählen Sie Mitglied, Typ (Urlaub, Krank, Persönlich, Feiertag, Sonstiges), Von und Bis, optional Halber Tag und eine Notiz.
3. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Seite zeigt die Abwesenheiten als Monatsansicht oder als Liste. Abwesenheiten erscheinen im Planer und verringern die verfügbare Zeit in der Auslastung.

Eigene Abwesenheiten erfasst jede Person mit dem Recht „Zeit erfassen" selbst. Für andere Personen dürfen nur Inhaber und Administratoren Abwesenheiten eintragen.

Arbeitszeitmodell

Unter Einstellungen → Arbeitszeitmodell legen Sie je Teammitglied fest:

Feld	Bedeutung
Fixzeit oder Gleitzeit	Bei Fixzeit Stunden je Wochentag, bei Gleitzeit ein Wochentotal
Stunden/Woche	Soll-Stunden (bei Gleitzeit)
Ferientage/Jahr	Anspruch auf Ferientage
Genaue Zeiten & Pausen	Pro Tag Von, Bis und Pause; die Tagesstunden werden daraus berechnet

Speichern Sie jede Zeile mit Speichern. Das Arbeitszeitmodell ist die Grundlage für Auslastung, Planer und den Saldo in der Zeiterfassung.

Auslastung

Auslastung zeigt die Team-Auslastung der aktuellen und der drei folgenden Wochen als Matrix. Verfügbar ist die Zeit laut Arbeitszeitmodell abzüglich Abwesenheiten; geplant sind die Zeitschätzungen der zugewiesenen Aufgaben und gebuchte Kapazität. Die Farben bedeuten:

• Unter 70% (Reserve)
• 70–100% (optimal)
• Über 100% (überlastet)

Die Auslastung einzelner Projekte finden Sie im Projekt unter Mehr → Workload.

Team

Die Seite Team zeigt alle Mitglieder mit ihren Wochenstunden (Arbeitszeiten) und ihren Skills. Skills fügen Sie mit Skill hinzu; im Planer können Sie danach filtern.

Mitglied einladen (für Administratoren und Personen mit dem Recht, Mitglieder zu verwalten):

1. E-Mail-Adresse eingeben.
2. Rolle wählen: Benutzer oder Admin.
3. Optional eine Persönliche Nachricht.
4. Einladung senden. Die Person erhält einen Link zur Registrierung.

Wer das Recht „Wirtschaftlichkeit & Gewinn anzeigen" hat, sieht zusätzlich die Kostensätze je Mitglied (siehe Kunden, Kundenportal und Wirtschaftlichkeit).

Kalender verbinden

Im Kalender öffnet der Knopf Mit Google/Outlook synchronisieren die Seite Kalender-Synchronisation. Administratoren finden sie auch unter Einstellungen → Kalender-Synchronisation. Dort verbinden Sie Ihre persönlichen Kalender:

Karte	Was sie tut
Google Calendar, Outlook Calendar	Konto verbinden. Je Kalender schalten Sie ein, ob er im Kalender und im Planer erscheint, ob Aufgaben mit Fälligkeitsdatum dorthin übertragen werden (Sync) und ob Termine als Aufgaben übernommen werden (Aufgaben). Unter Team-Sichtbarkeit wählen Sie Details sichtbar, Nur als beschäftigt oder Verborgen.
iCloud Kalender	Verbindung mit Apple-ID und App-Passwort. Termine werden alle 15 Minuten in den Planer importiert.
iCal-Feed	Feed aktivieren erzeugt eine Abo-Adresse für Ihre Aufgaben (eigene oder die des Teams) und Termine. Diese Adresse abonnieren Sie in Apple Kalender, Google Kalender, Outlook oder Thunderbird.
Externe Kalender	Öffentliche Kalender-Abos (.ics) hinzufügen, zum Beispiel Feiertage; sie erscheinen im Planer.

Wichtig: Die Adresse des iCal-Feeds funktioniert ohne Anmeldung. Geben Sie sie nicht weiter.

Terminplaner und Buchungsseiten

Buchungsseiten, Terminsuche und Buchungen verwalten Sie in der CRM-App. Der alte Menüpunkt in Aufgaben zeigt nur noch einen Hinweis. Hat Ihre Organisation das CRM nicht, steht der Terminplaner nicht zur Verfügung. Siehe CRM im Überblick.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Planer, Abwesenheiten oder Auslastung fehlen	Modul Kapazität & Team ausgeschaltet	Admin fragen: Einstellungen → Module
Eine Person fehlt im Planer	Für Sie ist sie über Sichtbarkeit ausgeblendet	Administratorin fragen
Hinweis Nicht alle Aufgaben im Planer	Zu viele Aufgaben im Zeitraum	Zeitraum verkleinern oder filtern
Hinweis Kalender-Fehler	Externe Termine sind gerade nicht abrufbar	Später erneut laden; der Rest des Planers funktioniert
Auslastung zeigt „Keine Kapazität"	Kein Arbeitszeitmodell oder ganze Woche abwesend	Arbeitszeitmodell pflegen
Abwesenheit für Kollegin lässt sich nicht speichern	Nur Admins dürfen für andere eintragen	Administration bitten