Eigene Auswertungen im Abfrage-Builder

Ziel

Sie stellen eine eigene Auswertung zusammen – ohne Abfragesprache – und speichern sie als Kachel in einem Dashboard.

Voraussetzungen

• Die Funktion „Eigene Dashboards und Abfragen bauen" ist für Ihre Organisation freigeschaltet.
• Recht Abfragen ausführen. Zum Speichern zusätzlich Eigene Dashboards bearbeiten (bestehendes Dashboard) bzw. Dashboards erstellen (neues Dashboard).
• Leserechte in den Herkunfts-Apps der Datensätze, die Sie auswerten wollen.
• Ein grösserer Bildschirm und eine Maus. Auf Smartphone und Tablet erscheint „Der Abfrage-Builder braucht einen grösseren Bildschirm und eine Maus."

Aufbau des Abfrage-Builders

Bereich	Inhalt
Kopfzeile	Feld Titel der Kachel und Knopf Kachel speichern
Frage stellen	Frage in eigenen Worten, aus der die KI eine Abfrage vorschlägt (nur wenn freigeschaltet)
Links	Datensatz und die Feldliste mit Dimensionen und Masse, darüber Feld suchen
Mitte	Die Vorschau als Diagramm und als Tabelle
Rechts	Ablagen, darunter Einstellungen und Formatierung
Unten	Darstellung wählen und die gewählte Darstellung

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie im Menü auf Abfrage-Builder. (Aus einem Dashboard heraus: Bearbeiten → Kachel hinzufügen.)
2. Wählen Sie oben links den Datensatz. Die Auswahl ist nach Bereichen gruppiert: Finanzen, Kontakte, Events, Ticketing, Personal, Aufgaben, Kampagnen, E-Mail.
3. Klicken Sie auf Darstellung wählen und wählen Sie, wie das Ergebnis aussehen soll. Voreingestellt ist Säulen, gruppiert. Die Liste der Darstellungen steht unter Diagramme und Darstellungen.
4. Legen Sie Felder in die Ablagen (siehe unten). Bei Säulen zum Beispiel ein Datumsfeld unter Achse / Kategorie und einen Betrag unter Werte.
5. Stellen Sie bei Bedarf Zeitraster, Vergleich, Sortierung, Filter und Berechnete Kennzahl ein.
6. Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau. Unter dem Diagramm stehen die Zeilenzahl („… von … Zeilen") und der Zeitraum, über den gerechnet wurde.
7. Tragen Sie oben einen Titel der Kachel ein und klicken Sie auf Kachel speichern.
8. Wählen Sie im Dialog unter In Dashboard das Ziel – ein Dashboard, das Sie bearbeiten dürfen, oder Neues Dashboard mit Name des neuen Dashboards –, dazu die Kachelgrösse (Klein, Mittel, Breit), und klicken Sie auf Speichern. Analytics meldet „Kachel gespeichert".

Felder ablegen

Es gibt drei Wege, ein Feld in eine Ablage zu bringen:

• Ziehen Sie das Feld aus der Feldliste auf die Ablage.
• Doppelklicken Sie auf das Feld – es landet in der ersten passenden Ablage.
• Klicken Sie an der Ablage auf das Plus (Feld hinzufügen) und wählen Sie aus den passenden Feldern. So geht es auch ohne Maus.

Jede Ablage zeigt, wie viele Felder sie braucht, zum Beispiel „1 von 1–8". Passt ein Feld nicht, sagt die Ablage warum: „Hier passt nur: Mass", „Dieser Feldtyp passt hier nicht", „Mindestens 1 Feld(er) nötig".

Ausgegraute Felder dürfen Sie nicht verwenden („Für dieses Feld fehlt die Berechtigung."). Felder mit Personenbezug tragen ein Schild-Symbol.

Hinweis: Jede Darstellung hat auch eine Ablage Filter. Sie schränkt das Ergebnis nicht ein. Bedingungen setzen Sie unter Einstellungen → Filter.

Ein abgelegtes Feld einstellen

Klicken Sie auf ein Feld in einer Ablage:

Einstellung	Wofür
Berechnung	Wie ein Mass zusammengefasst wird: Summe, Anzahl, Anzahl eindeutig, Durchschnitt, Kleinster Wert, Grösster Wert, Zentralwert. Angeboten wird nur, was zum Feld passt
Zeitraster	Bei Datumsfeldern: Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr
Anzeigename	Eigene Spaltenüberschrift statt des Feldnamens

Mit dem Kreuz (Feld entfernen) nehmen Sie das Feld wieder heraus.

Einstellungen

Einstellung	Was sie bewirkt
Zeitraster	Erscheint, sobald ein Datumsfeld abgelegt ist; gruppiert nach Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr
Vergleich	Kein Vergleich, Vorperiode oder Vorjahr; Kennzahl-Darstellungen zeigen dann die Veränderung
Sortierung	Bis zu drei Sortierungen, je Aufsteigend oder Absteigend
Filter	Bis zu 20 Bedingungen auf Dimensionen, siehe unten
Berechnete Kennzahl	Verhältnis oder Differenz aus zwei Massen (Kennzahl A, Kennzahl B), bis zu fünf; braucht mindestens zwei Masse in den Ablagen

Eine Differenz geht nur zwischen zwei Kennzahlen derselben Einheit, also nicht zwischen Franken und Stunden.

Filter setzen

Klicken Sie unter Filter auf Filter hinzufügen, wählen Sie das Feld, die Bedingung und den Wert. Welche Bedingungen es gibt, hängt vom Feldtyp ab:

Feldtyp	Bedingungen
Text	ist · ist nicht · ist eines von · ist keines von · enthält · ist leer · ist nicht leer
Auswahl	ist · ist nicht · ist eines von · ist keines von · ist leer · ist nicht leer
Zahl, Datum	ist · ist nicht · ist eines von · ist keines von · grösser als · mindestens · kleiner als · höchstens · zwischen · ist leer · ist nicht leer
Ja/Nein	ist · ist nicht · ist leer · ist nicht leer

So geben Sie Werte ein:

• Bei Auswahl mit „ist" oder „ist nicht" wählen Sie den Wert aus einer Liste, bei Ja/Nein zwischen Ja und Nein.
• Ein einzelnes Datum wählen Sie im Kalender.
• Bei „ist eines von", „ist keines von" und „zwischen" tippen Sie die Werte mit Komma getrennt, zum Beispiel 100, 500. Daten schreiben Sie dann als JJJJ-MM-TT, zum Beispiel 2026-01-01, 2026-03-31.

Einige Datensätze bringen einen Standardfilter mit, der beim Wählen des Datensatzes schon dasteht, etwa bei Spenden nur gebuchte und historische Spenden. Er trägt den Hinweis „Vorgabe des Datensatzes. Du kannst sie entfernen — dann rechnet die Kachel über alle Werte."

Formatierung

Option	Wirkung
Titel, Untertitel	Beschriftung im Diagramm
Legende	Automatisch, Immer oder Nie
Datenbeschriftung	Keine, Nur am Ende oder Alle Werte
Gitterlinien	Ein oder aus
Beschriftung X-Achse, Beschriftung Y-Achse	Eigene Achsentitel
Klassen, Klassenbreite	Nur beim Histogramm: Anzahl Balken (Automatisch oder fest) oder eine feste Breite in der Einheit des Masses, zum Beispiel 100 für Klassen zu je 100 Franken

Zeitraum im Abfrage-Builder

Der Abfrage-Builder hat keine eigene Zeitraumwahl. Die Vorschau rechnet mit dem Standardzeitraum des Datensatzes; welcher das ist, steht unter der Vorschau. Im Dashboard bestimmt später die Filterleiste den Zeitraum für alle Kacheln.

Einige Datensätze mit sehr vielen Einträgen verlangen einen ausdrücklichen Zeitraum, etwa Zahlungen, Buchungsjournal, Bankbewegungen, Bestellungen, Tickets, Einlass, Arbeitszeit oder Nachrichten. Bei ihnen meldet die Vorschau „Bitte einen Zeitraum wählen." So kommen Sie trotzdem zum Ziel:

• Stellen Sie die Frage unter Frage stellen mit Zeitraum, zum Beispiel „Bestellungen je Woche in den letzten 90 Tagen", und übernehmen Sie den Vorschlag.
• Oder kopieren Sie eine Vorlage mit diesem Datensatz und ändern Sie deren Kachel über Kachel bearbeiten; die Kachel bringt ihren Zeitraum mit.

Frage stellen (KI)

Statt Felder von Hand abzulegen, beschreiben Sie in eigenen Worten, was Sie sehen wollen. Die KI schlägt daraus eine Abfrage vor.

Voraussetzungen: Die Funktion „Frage in eigenen Worten stellen" ist freigeschaltet, die KI ist in Ihrer Organisation eingeschaltet und der Datenzugriff für KI erlaubt (siehe KI-Funktionen), und Sie haben das Recht Fragen in natürlicher Sprache stellen.

1. Wählen Sie zuerst den Datensatz. Die Frage bezieht sich immer auf diesen einen Datensatz.
2. Schreiben Sie Ihre Frage ins Feld unter Frage stellen, zum Beispiel „Umsatz je Monat im laufenden Jahr".
3. Klicken Sie auf Abfrage erzeugen.
4. Der Vorschlag nennt, wie viele Kennzahlen und Merkmale er verwendet. Ist die Frage unklar, steht eine Rückfrage dabei.
5. Klicken Sie auf Übernehmen. Ablagen, Filter und Zeitraum werden durch den Vorschlag ersetzt. Verwerfen lässt alles, wie es war.
6. Prüfen Sie die Vorschau, bevor Sie speichern – die KI kann sich irren.

Übermittelt werden nur die Feldnamen des gewählten Datensatzes, nie die Daten selbst. Jede Frage verbraucht KI-Guthaben Ihrer Organisation.

Nicht gespeicherte Arbeit

Solange Sie im selben Browser-Tab bleiben, merkt sich Analytics Ihren Entwurf. Kehren Sie zurück, erscheint „Nicht gespeicherter Entwurf wiederhergestellt." mit dem Knopf Entwurf verwerfen. Beim Neuladen oder Schliessen des Tabs fragt der Browser vorher nach.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Wähle zuerst einen Datensatz." und keine Auswahl	Für Sie ist kein Datensatz freigegeben	Leserechte in den Herkunfts-Apps anfragen
„Datensatz wechseln? Die Ablagen werden geleert."	Beim Wechsel des Datensatzes passen die Felder nicht mehr	Wechseln bestätigen oder Abbrechen
„Bitte einen Zeitraum wählen."	Der Datensatz verlangt einen Zeitraum	Siehe „Zeitraum im Abfrage-Builder" oben
„Ablagen unvollständig" oder „Die Abfrage ist noch nicht vollständig."	In einer Pflicht-Ablage fehlt ein Feld	Ablagen mit rotem Hinweis füllen
Nach dem Wechsel der Darstellung fehlen Felder	Die neue Darstellung hat weniger oder andere Ablagen; was keinen Platz findet, fällt heraus	Fehlende Felder erneut ablegen
„Diese Berechnung ist für das Feld nicht erlaubt."	Das Mass lässt sich so nicht zusammenfassen	Andere Berechnung wählen
„Zu viele Gruppen — bitte gröber gruppieren oder filtern."	Das Ergebnis hätte zu viele Zeilen	Gröberes Zeitraster, weniger Dimensionen oder Filter
„Diese Felder dürfen nicht zusammen ausgewertet werden."	Die Kombination würde Rückschlüsse auf einzelne Personen erlauben	Eines der Felder weglassen
Neues Dashboard fehlt im Speichern-Dialog	Recht Dashboards erstellen fehlt	Bestehendes Dashboard wählen oder Recht anfragen
„Es gibt noch kein Dashboard, in das du speichern kannst."	Kein bearbeitbares Dashboard und kein Recht zum Anlegen	Über Vorlage kopieren eine Kopie anlegen
„Das KI-Guthaben dieser Organisation ist aufgebraucht."	Das KI-Budget ist erschöpft	Administratorin oder Administrator fragen; von Hand weiterbauen
„Die Frage ist mehrdeutig. Bitte genauer formulieren." oder „Aus dieser Frage liess sich keine Auswertung bilden."	Die KI konnte keine eindeutige Abfrage bilden	Frage konkreter stellen: Kennzahl, Gruppierung, Zeitraum