Terminarten als Vorlage

Worum es geht

Bieten Sie dieselbe Art von Termin über mehrere Buchungsstrecken an – etwa ein „Erstgespräch“ bei drei Beraterinnen –, müssten Sie Dauer und Reisezeit sonst an jeder Strecke einzeln pflegen. Eine Terminart ist die Vorlage dafür. Sie ist eine Vorlage, keine Fessel: Jede Strecke darf einzelne Werte überschreiben, ohne dass sich die Vorlage ändert. Und eine Änderung an der Vorlage verändert keine Termine, die schon stehen.

Voraussetzungen

• Terminarten gehört zum Bereich der Buchungsstrecken. Er ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Ansehen: Recht Buchungsstrecken und Eingänge anzeigen. Anlegen und ändern: Buchungsstrecken verwalten.

Eine Terminart anlegen

1. Öffnen Sie Terminarten und klicken Sie auf Terminart anlegen.
2. Geben Sie einen Name und die Dauer in Minuten ein. Mehr braucht es zum Anlegen nicht.
3. Klicken Sie auf Anlegen.
4. Wählen Sie die neue Terminart in der Liste links aus und stellen Sie die weiteren Abschnitte ein (siehe unten). Grundangaben und Agenda-Vorlage übernehmen Sie mit Speichern oben rechts; Reisezeit und Zuteilung werden sofort gespeichert, sobald Sie sie ändern.

Die Liste links zeigt je Terminart die Dauer, wie viele Strecken sie nutzen und wie viele Termine sie diesen Monat hatte. Das Kennzeichen mit Weg steht bei Terminarten mit Reisezeit.

Die Abschnitte einer Terminart

Grundangaben

Feld	Bedeutung
Name	Wie diese Art von Termin heisst, zum Beispiel „Erstgespräch“.
Beschreibung	Wofür die Terminart gedacht ist.
Dauer	Die Dauer in Minuten. Eine Strecke übernimmt sie auf Wunsch – im Reiter Verfügbarkeit der Strecke mit dem Schalter Dauer aus der Vorlage übernehmen.
Farbe	Eine Kennfarbe zur Unterscheidung: Indigo, Grün, Bernstein, Rot, Violett, Türkis oder Ohne Farbe.
Sichtbarkeit, Puffer vorher, Puffer nachher, Ort-Vorgabe	Stehen mit Schloss da: Diese Werte gehören heute an die einzelne Buchungsstrecke, nicht an die Terminart.

Reisezeit

Findet der Termin beim Kunden statt, schalten Sie Weg zum Ort einrechnen ein und tragen unter Minuten je Richtung die Wegzeit ein. Der Weg steht dann als eigener Block vor und nach dem Termin in der Belegung. Andere Apps sehen dort „belegt“ – so plant niemand die Person ein, während sie unterwegs ist.

Beispiel: Ein Termin von 60 Minuten mit 30 Minuten Weg je Richtung belegt insgesamt 120 Minuten.

Die Reisezeit wirkt bei jeder Strecke, der diese Terminart zugeordnet ist: Die Buchungsseite bietet nur Zeiten an, in denen Termin und Weg frei sind.

Agenda-Vorlage

Unter Agenda-Vorlage halten Sie die Punkte fest, die in dieser Art von Termin besprochen werden: mit Punkt hinzufügen je Punkt Was passiert und Minuten. Unten sehen Sie, wie viele Minuten von der Dauer verplant sind.

Hinweis: Die Agenda-Vorlage wird derzeit nicht automatisch in neue Termine übernommen. Sie dient als gemeinsame Grundlage für alle, die diese Art von Termin führen.

Zuteilung

Die Zuteilung beschreibt, wer von mehreren Personen eine Buchung bekommen soll:

Verfahren	Bedeutung
Von Hand	Niemand wird vorgeschlagen; jemand entscheidet beim Anlegen.
Reihum	Der Reihe nach; wer zuletzt dran war, kommt zuletzt.
Wer am wenigsten hat	Wer in den letzten Tagen am wenigsten Termine hatte.
Feste Zuordnung nach Region	Die Postleitzahl entscheidet; ohne Treffer gilt Reihum.
Gast wählt selbst	Alle freien Personen stehen mit Namen im Formular.

Darunter sehen Sie die Beteiligten Personen – alle zuständigen Personen der Strecken der Art Person, die diese Terminart nutzen – mit ihrem Anteil der letzten Tage. Abwesende überspringen sorgt dafür, dass Ferien und Sperrzeiten den Platz in der Reihe nicht kosten.

Wichtig: Welche Person eine Buchung tatsächlich bekommt, bestimmt heute die Zuständige Person der jeweiligen Buchungsstrecke. Eine Strecke der Art Person hat genau eine zuständige Person.

Vorbereitung und Nachbereitung

Beide Abschnitte stehen noch mit Schloss da. Für alle Terminarten gilt dieselbe Regel: Ein Termin ist nachbereitet, wenn ein Ergebnis festgehalten oder er ausdrücklich ohne Ergebnis geschlossen wurde. Siehe Nachbereitung.

Strecken einer Terminart zuordnen

Haben Strecken noch keine Terminart, weist ein Hinweis oben auf der Seite darauf hin, etwa „2 Strecken ohne Terminart“.

1. Wählen Sie die Terminart aus.
2. Klicken Sie im Hinweis auf Strecken zuordnen.
3. Haken Sie die Strecken an und klicken Sie auf Zuordnen.

In der Liste stehen nur Strecken ohne Terminart. Einer einzelnen Strecke weisen Sie eine Terminart auch in ihrem Reiter Verfügbarkeit unter Vorlage zu. Bestehende Termine ändern sich dadurch nicht.

Eine Terminart stilllegen

Mit Stilllegen nehmen Sie eine Terminart aus der Auswahl; bestehende Termine bleiben unverändert. Stillgelegte zeigen blendet sie in der Liste ein, Wieder aufnehmen holt sie zurück.

Tipps

• Legen Sie eine Terminart an, sobald zwei Strecken dieselbe Dauer oder dieselbe Reisezeit haben sollen.
• Ändern Sie die Dauer an der Terminart, bleibt die Dauer der Strecken zunächst, wie sie ist. Übernehmen Sie sie je Strecke im Reiter Verfügbarkeit: Schalter Dauer aus der Vorlage übernehmen einschalten und Vorlage speichern klicken.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Terminarten fehlt im Menü.	Der Bereich der Buchungsstrecken ist nicht freigeschaltet, oder Ihnen fehlt Buchungsstrecken und Eingänge anzeigen.	Administratorin oder Support fragen.
Die Buchungsseite bietet weniger Zeiten an als erwartet.	Die Reisezeit der Terminart wird vor und nach jedem Termin mitgerechnet.	Reisezeit prüfen oder ausschalten.
Unter Zuteilung steht „Dieser Art ist noch keine Person zugeordnet“.	Keine Strecke der Art Person nutzt diese Terminart.	Eine Strecke der Art Person zuordnen.
Eine geänderte Dauer wirkt nicht auf der Buchungsseite.	Die Strecke hat ihre eigene Dauer.	In der Strecke Dauer aus der Vorlage übernehmen einschalten und Vorlage speichern klicken.