Kunden, Kundenportal und Wirtschaftlichkeit

Worum es geht

Viele Projekte gehören zu einem Kunden. Aufgaben verbindet sie mit den Firmen und Kontakten aus dem CRM, gibt Kunden über einen Link Einblick in ihren Projektstand und zeigt Ihnen, ob sich ein Projekt rechnet.

Kunden

Der Menüpunkt Kunden zeigt alle Kunden Ihrer Organisation: Firmen und Privatkunden aus dem CRM, je mit Projekte, Offene Aufgaben und Getrackte Stunden.

Voraussetzungen: Modul CRM-Verknüpfung eingeschaltet und Recht „Kunden anzeigen".

• Oben filtern Sie nach Alle, Firmen oder Privatkunden und suchen nach Name, Branche oder E-Mail.
• Neuer Kunde legt einen Kunden direkt im CRM an: Art Firma oder Privatperson, dann Firmenname bzw. Vorname und Nachname, optional E-Mail, Telefon, Branche und Website. Dafür brauchen Sie im CRM das Recht, Firmen bzw. Kontakte zu erstellen. Tastenkürzel: C.

Die Kundenseite

Ein Klick auf einen Kunden öffnet seine Übersicht:

Abschnitt	Inhalt
Kennzahlen	Projekte, Offene Aufgaben, Getrackte Stunden
Projekte	Alle Projekte des Kunden; Projekt anlegen erstellt ein neues, bereits zugeordnetes Projekt (Space, Projektname, Beschreibung, Zieldatum)
Letzte Zeiten	Zuletzt erfasste Zeiten auf seinen Projekten
Rapporte	Rapporte seiner Projekte
Rechnungen & Offerten	Offene Rechnungen und Offerten aus Finanzen, mit In Finanzen öffnen
Letzte E-Mails	E-Mails mit diesem Kunden aus der App E-Mail
Wirtschaftlichkeit	Erlös, Kosten, Gewinn und Marge, nur mit dem entsprechenden Recht
Kundenportal	Portal-Zugänge verwalten (siehe unten)

Abschnitte zu Finanzen oder E-Mail zeigen einen Hinweis, wenn die jeweilige App nicht erreichbar oder nicht gebucht ist.

Einen Kunden ordnen Sie einem bestehenden Projekt im Projekt unter Einstellungen → Kunde zu (siehe Spaces, Projekte und Gruppen).

Kundenportal

Über das Kundenportal sieht Ihr Kunde den Stand seiner Projekte, ohne Konto und ohne Anmeldung. Er erhält dafür einen persönlichen Link.

Voraussetzung: Recht „Kundenportal-Zugänge verwalten (alle Aktionen)".

Zugang anlegen

1. Öffnen Sie unter Kunden den Kunden und scrollen Sie zu Kundenportal.
2. Klicken Sie auf Neuer Zugang.
3. Füllen Sie aus: Label / Ansprechpartner (zum Beispiel „Anna Beispiel"), E-Mail (optional), die Schalter Darf Rapporte freigeben und Darf Kommentare senden sowie optional ein Ablaufdatum (optional).
4. Klicken Sie auf Zugang erstellen.
5. Kopieren Sie den Link mit Link kopieren und geben Sie ihn dem Kunden weiter.

Die Liste zeigt je Zugang die Rechte (Freigabe, Kommentar oder Nur Ansicht), den Status (Aktiv, Deaktiviert, Abgelaufen), wann der Link Zuletzt aufgerufen wurde und wann er abläuft. Verlauf anzeigen listet jeden Aufruf, jede Freigabe und jeden Kommentar.

Deaktivieren macht den Link sofort ungültig. Das lässt sich nicht rückgängig machen; legen Sie bei Bedarf einen neuen Zugang an.

Was der Kunde sieht

• Projekte: alle nicht archivierten Projekte dieses Kunden mit Status und „x von y erledigt"
• pro Projekt: Meilensteine, Aufgaben mit ihrem Status und den Zieltermin
• Rapporte: abgeschlossene Rapporte mit PDF öffnen; mit Freigaberecht zusätzlich Freigeben
• Rückmeldung zum Projekt: ein Textfeld für Fragen und Anmerkungen, falls Kommentare erlaubt sind

Gibt der Kunde einen Rapport frei oder schreibt er eine Rückmeldung, erhält die Person, die das Projekt angelegt hat, eine Benachrichtigung.

Wichtig: Wer den Link hat, sieht die Projekte des Kunden. Geben Sie ihn nur an die richtige Person weiter und setzen Sie für befristete Zusammenarbeit ein Ablaufdatum.

Wirtschaftlichkeit und Budget

Diese Funktionen gibt es nur, wenn das Modul Kosten & Wirtschaftlichkeit eingeschaltet ist. Vereine und andere Organisationen ohne Kostenrechnung können es ganz ausblenden.

Sätze hinterlegen

Wo	Was
Einstellungen → Wirtschaftlichkeit (nur Administratoren)	Interner Kostensatz (CHF/h): was eine Arbeitsstunde die Firma im Schnitt kostet. Standard-Stundensatz (CHF/h): Verkaufssatz für Projekte ohne eigenen Satz.
Team → Kostensätze	Abweichender Kostensatz je Mitglied (sichtbar mit Recht „Wirtschaftlichkeit & Gewinn anzeigen", änderbar für Administratoren)
Projekt → Einstellungen	Budget (CHF) und Stundensatz (CHF/h, optional) des Projekts

Im Projekt

Oben im Projekt erscheinen bei gesetztem Budget:

• die Budgetampel: Kosten aus erfassten Stunden mal Stundensatz plus Material im Verhältnis zum Budget; grün unter 80 %, orange ab 80 %, rot ab 95 %
• mit dem Recht „Wirtschaftlichkeit & Gewinn anzeigen" die Zeile Wirtschaftlichkeit mit Kosten, Erlös, „davon fakturiert" und Gewinn samt Marge

Fehlen Kostensätze, zeigt die App Kosten und Gewinn bewusst nicht an und weist darauf hin. Erreicht der Verbrauch 80 % des Budgets, erhält die Person, die das Projekt angelegt hat, einmalig eine Benachrichtigung.

Eine Übersicht über alle Projekte zeigt die Karte Wirtschaftlichkeit (gesamt) unter Zeiten → Auswertungen.

Zeiten und Material verrechnen

Im Projekt, Reiter Zeiten, sehen Berechtigte den Abschnitt Verrechnung mit Unverrechnete Zeit und Unverrechnetes Material, dem Kunden und dem Satz.

1. Klicken Sie auf Rechnungsentwurf erstellen.
2. Wählen Sie den Belegtyp (Rechnung oder Offerte) und den Zeitraum Von und Bis.
3. Wählen Sie die Positionen. Die App zeigt die Auswahl (netto) und die Mehrwertsteuer.
4. Klicken Sie auf Rechnung erstellen bzw. Offerte erstellen. Der Entwurf entsteht in Finanzen.

Alternativ exportiert bexio-CSV die Positionen für die Buchhaltung bexio. Verrechnete Positionen erscheinen danach unter Bereits verrechnet und in Erstellte Dokumente mit Dokument öffnen. Zeiteinträge ohne Stundensatz und Material ohne Preis werden übersprungen.

Rechnungen aus einem unterschriebenen Rapport sind im Artikel Rapporte und Material beschrieben. Mehr zu Belegen in Finanzen im Überblick.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Kunden fehlt im Menü	Modul CRM-Verknüpfung ausgeschaltet	Admin: Einstellungen → Module
„Kein Zugriff auf Kunden"	Recht „Kunden anzeigen" fehlt	Administration fragen
Neuer Kunde schlägt fehl	Kein Recht, im CRM Firmen oder Kontakte zu erstellen	Administration fragen
Kunde meldet „Portal nicht verfügbar"	Link deaktiviert, abgelaufen oder falsch kopiert	Neuen Zugang anlegen und Link erneut senden
Budgetampel fehlt	Kein Budget gesetzt oder Modul Kosten & Wirtschaftlichkeit aus	Budget in den Projekt-Einstellungen setzen
„Kein Stundensatz hinterlegt"	Weder Projekt- noch Standard-Stundensatz	Satz im Projekt oder unter Wirtschaftlichkeit setzen
Abschnitt Verrechnung fehlt	Recht „Wirtschaftlichkeit & Gewinn anzeigen" fehlt	Administration fragen