EasyJob → CrewBrain: Häufige Fragen

Grundsätzliches

Wofür brauche ich EasyJob → CrewBrain?

Die App zeigt, ob das Personal in CrewBrain zu dem passt, was in easyjob geplant und damit verrechnet wird. Sie stellt jedes easyjob-Projekt seinem CrewBrain-Gegenstück gegenüber und meldet Abweichungen, allen voran „mehr Personal gebucht als geplant". Fehlende Projekte legt sie auf Knopfdruck in CrewBrain an. Mehr dazu im Überblick.

Warum sehe ich die App nicht im App-Umschalter?

Die App ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Zusätzlich braucht Ihr Benutzer das App-Recht EasyJob → CrewBrain. Fehlt sie bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Verändert die App etwas in easyjob?

Nein. Die Richtung ist immer easyjob → CrewBrain. Aus easyjob wird nur gelesen. Geschrieben wird ausschliesslich in CrewBrain – und dort nie gelöscht.

Verbindung

Was brauche ich, um die beiden Systeme zu verbinden?

Für easyjob einen Benutzer mit Passwort und die Adresse Ihres easyjob-Servers. Für CrewBrain die Subdomain-Adresse, einen Benutzer mit Passwort sowie Client-ID und Client-Secret eines OAuth-Clients mit den Grant Types „password" und „refresh_token". Die Schritte stehen unter Verbindung einrichten.

Warum wird meine easyjob-Adresse abgelehnt?

Scorebase läuft im Internet und muss Ihren easyjob-Server von aussen erreichen. Interne oder private Adressen wie localhost oder 192.168.… werden deshalb nicht angenommen. Tragen Sie die öffentlich erreichbare Adresse ein; Ihre IT weiss, welche das ist.

Mein easyjob-Server hat ein selbst ausgestelltes Zertifikat. Geht das?

Ja. Setzen Sie bei einer https-Adresse das Häkchen Selbstsigniertes Zertifikat akzeptieren. Die Identität des Servers wird dann nicht geprüft – nutzen Sie das nur für Ihren eigenen easyjob-Server.

Wie ändere ich ein Passwort, ohne alles neu einzugeben?

Tragen Sie unter Verbindung nur das neue Passwort ein und speichern Sie. Leere Felder für Benutzername, Passwort und Client-Secret behalten den gespeicherten Wert.

Was passiert, wenn ich die Verbindung lösche?

Die Verbindung wird deaktiviert, die App zeigt danach „Keine Verbindung konfiguriert". In easyjob und CrewBrain wird nichts gelöscht. Speichern Sie später wieder Zugangsdaten, ist die Verbindung erneut aktiv.

Paare und Differenzen

Wie findet die App das passende CrewBrain-Event?

Zuerst über die Fremdsystem-ID (die easyjob-Projektnummer im Event), dann über die manuelle Event-ID, zuletzt über den Titel und den Zeitraum. Die ersten beiden gelten sofort, Titel-Treffer sind nur Vorschläge mit Prozentwert. Details unter Projekte vergleichen und abgleichen.

Wie verbinde ich ein Projekt von Hand mit einem Event?

Öffnen Sie das Projekt und klicken Sie auf Gegenstück wählen. Oben stehen die besten Treffer nach Titel und Zeitraum, darunter alle weiteren Events nach Datum. Mit Wählen verknüpfen Sie; mit Verknüpfung lösen heben Sie es wieder auf.

Warum zeigt easyjob mehr Personen, als tatsächlich im Einsatz sind?

Häufig sind Spesen-Pauschalen (Verpflegung, Hotel, Parktickets) in easyjob als Personal erfasst. Markieren Sie diese Funktionen unter Regeln → Funktionen ↔ Kategorien als Spesen (nicht zählen). Danach stimmen die Personenzahlen.

Was bedeutet „Überbucht"?

In CrewBrain sind mehr Personen gebucht, als easyjob für das Projekt vorsieht. Das ist die wichtigste Meldung der App, weil diese Arbeit sonst auf der Rechnung fehlen kann. Nutzen Sie vor der Rechnungsstellung den Filter Nur überbucht.

Warum steht in der Liste „…" statt einer Zahl?

Die Details dieses Projekts sind noch nicht abgerufen. Beim ersten Abruf braucht das mehrere Läufe. Klicken Sie erneut auf Daten aktualisieren oder im Projekt auf Projekt neu abrufen.

Ein Projekt braucht in CrewBrain gar nichts. Wie werde ich die Meldung los?

Öffnen Sie das Projekt und klicken Sie auf Kein Gegenstück gewünscht, zum Beispiel bei reiner Materialvermietung. Es verschwindet aus den Meldungen. Mit Wieder berücksichtigen machen Sie das rückgängig.

Schreiben nach CrewBrain

Kann ich vorher sehen, was geschrieben wird?

Ja. In CrewBrain anlegen und Nach CrewBrain abgleichen öffnen immer zuerst eine Vorschau mit jedem Schritt. Erst Ausführen schreibt. Die einzigen Wege ohne Vorschau sind die eingeschaltete Automatik und der Knopf Jetzt abgleichen.

Kann ich ein Anlegen rückgängig machen?

Nicht in der App – sie löscht in CrewBrain nie etwas. Ein versehentlich angelegtes Projekt löschen Sie direkt in CrewBrain. Öffnen Sie danach das Projekt in der App und klicken Sie auf Verknüpfung lösen oder Kein Gegenstück gewünscht. So vermeiden Sie, dass eine eingeschaltete Automatik es erneut anlegt.

Warum wurde für eine Funktion kein Bedarf angelegt?

Die easyjob-Funktion ist keiner CrewBrain-Kategorie zugeordnet. Die Vorschau warnt davor. Legen Sie die Zuordnung unter Regeln fest und gleichen Sie das Projekt erneut ab.

Legt die App auch Kunden in CrewBrain an?

Ja, wenn Sie es erlauben. Standard ist „anlegen nach Bestätigung": In der Vorschau setzen Sie das Häkchen Diesen Kunden in CrewBrain anlegen. Unter Regeln → Kunden ↔ Clients können Sie auf „automatisch anlegen" oder „nie anlegen, nur zuordnen" umstellen.

Warum lässt sich ein abgesagtes Projekt nicht anlegen?

Abgesagte Projekte werden bewusst nie neu angelegt. Ist ein abgesagtes Projekt bereits mit CrewBrain verknüpft, setzt der Abgleich die Status-Farbe und die App meldet „In easyjob abgesagt, in CrewBrain nicht storniert".

Automatik und Meldungen

Wie oft gleicht die App automatisch ab?

Die Daten beider Systeme werden einmal pro Stunde abgerufen, auch ohne Automatik. Ist die Automatik eingeschaltet, prüft die App zusätzlich alle 1, 5, 15 oder 60 Minuten – auf Wunsch nur in einem Zeitfenster, zum Beispiel 08:00–22:00. Einstellungen unter Automatik.

Werde ich über neue Differenzen benachrichtigt?

Nein, die App verschickt keine E-Mails und keine Push-Mitteilungen. Die Differenzen sehen Sie im Dashboard und in der Projektliste.

Wo sehe ich, was die App geschrieben hat?

Im Dashboard unter Letzte Syncs stehen die letzten Schreibläufe mit Zeitpunkt, Status und Anzahl angelegter, geänderter und fehlgeschlagener Einträge. Nach Jetzt abgleichen zeigt die Karte Ergebnis des letzten Laufs jedes einzelne Projekt.

Rechte und Datenschutz

Wer darf was in der App?

Ansehen braucht Integrationen anzeigen, Aktualisieren und Schreiben Verbindungen bearbeiten, Löschen der Verbindung Verbindungen löschen. Die Menüpunkte Verbindung, Regeln und Einstellungen sehen nur Administratoren. Rechte vergeben Sie wie unter Benutzer und Rollen beschrieben.

Wie sicher sind die Zugangsdaten gespeichert?

Benutzernamen, Passwörter und das Client-Secret werden verschlüsselt gespeichert und in der Oberfläche nie wieder angezeigt. Server-Adressen und Client-ID sind sichtbar, weil Sie sie zum Prüfen brauchen.

Welche Daten speichert die App?

Momentaufnahmen der Projekte und Jobs mit ihren Ressourcen aus easyjob, der Events, Kategorien und Kunden aus CrewBrain, die Paare mit ihren Bestätigungen, Ihre Regeln und das Protokoll der Schreibläufe. Der Bestand reicht ein halbes Jahr zurück und anderthalb Jahre voraus.