Collections und Felder anlegen
Inhaltstypen mit eigenen Feldern anlegen: Feldtypen, Pflichtfelder, Mehrsprachigkeit, Einstellungen, Automationen und die Kennzeichnung von Personendaten.
Worum es geht
Eine Collection ist ein Inhaltstyp mit Feldern, die Sie selbst festlegen – zum Beispiel „Blogbeiträge“ mit Titel, Titelbild und Text oder „Team“ mit Name, Funktion und Foto. Jede Collection hat danach beliebig viele Einträge, die Ihre Website über die Content API abruft.
Voraussetzungen
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Collections anzeigen | Collections und ihre Felder sehen |
| Collections erstellen | Neue Collections anlegen |
| Collections bearbeiten | Felder, Einstellungen und Automationen ändern |
| Collections löschen | Collections entfernen |
Collections gehören zur Umgebung, die oben in der Seitenleiste gewählt ist. Legen Sie eine Collection in der falschen Umgebung an, sieht Ihre Website sie nicht.
Eine Collection anlegen
- Öffnen Sie Collections und klicken Sie auf Neue Collection.
- Geben Sie einen Name ein, z.B. „Blogbeiträge“. Der Slug wird daraus vorgeschlagen (z.B.
blogbeitraege); Sie können ihn anpassen. - Wählen Sie die Art:
- Sammlung für Inhalte, die es mehrfach gibt (Beiträge, Produkte, Personen).
- Einzeleintrag für Inhalte, die es nur einmal gibt (z.B. Kontaktangaben oder Texte der Startseite). Die Art dient der Übersicht; die Zahl der Einträge wird dabei nicht begrenzt.
- Tragen Sie optional eine Beschreibung ein.
- Klicken Sie auf Erstellen. Sie landen direkt bei den Feldern der neuen Collection.
Tipp: Ist in Ihrer Organisation KI eingeschaltet und freigeschaltet, erscheint im Dialog Mit KI erstellen. Beschreiben Sie in einem Satz, was die Collection enthalten soll; die KI schlägt Name, Slug und Felder vor, die beim Erstellen gleich übernommen werden.
Wichtig: Der Slug ist der Name, unter dem Ihre Website die Collection abruft (
/collections/blogbeitraege/entries). Ändern Sie ihn nicht mehr, sobald eine Website ihn nutzt.
Die Reiter einer Collection
Klicken Sie in der Liste auf eine Collection. Oben sehen Sie Name, Slug und darunter die Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Einträge | Liste der Einträge, siehe Einträge pflegen |
| Felder | Die Felder der Collection |
| Import / Export | Einträge als CSV oder JSON ein- und auslesen |
| Automationen | Regeln, die Felder automatisch setzen |
| Einstellungen (Zahnrad) | Titelfeld, Sortierung, Sprachen, Freigabe, SEO, API, Personendaten. Der Reiter ist derzeit mit Collections beschriftet. |
Felder hinzufügen und ordnen
- Öffnen Sie den Reiter Felder und klicken Sie auf Feld hinzufügen.
- Wählen Sie im Menü den Feldtyp (die Typen sind nach Gruppen geordnet, siehe Tabelle unten).
- Tragen Sie die Bezeichnung ein (so sieht die Redaktion das Feld) und prüfen Sie den Schlüssel (so heisst das Feld in der Content API; nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche).
- Legen Sie die Optionen fest (siehe unten).
- Ziehen Sie Felder am Griff links in die gewünschte Reihenfolge.
- Klicken Sie auf Speichern. Solange nichts geändert ist, bleibt der Knopf grau.
Mit Felder mit KI lassen sich mehrere Felder aus einer kurzen Beschreibung erzeugen (nur wenn KI eingeschaltet und freigeschaltet ist).
Optionen eines Feldes
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Hilfetext | Kurzer Hinweis unter dem Feld im Eintrag |
| Pflichtfeld | Der Eintrag lässt sich ohne diesen Wert nicht veröffentlichen |
| Pro Sprache | Das Feld wird je Sprache getrennt gepflegt (nur sinnvoll in mehrsprachigen Collections) |
| Eindeutig | Derselbe Wert darf nur einmal vorkommen |
| Min. Länge, Max. Länge, Muster (Regex) | Prüfungen für Textfelder |
| Minimum, Maximum | Grenzen für Zahlenfelder |
| Optionen | Auswahlwerte für Auswahl-, Mehrfachauswahl-, Radio- und ähnliche Felder (je Zeile Bezeichnung und Wert) |
| Verknüpft mit | Ziel-Collection eines Beziehungsfeldes |
| Min. Zeilen, Max. Zeilen | Grenzen für Wiederholfelder |
| Bedingte Anzeige | Das Feld erscheint nur, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert hat |
Wichtig: Ändern Sie den Schlüssel eines Feldes nicht mehr, sobald Einträge oder die Website ihn verwenden. Die Website liest die Werte unter genau diesem Schlüssel.
Feldtypen
| Gruppe | Feldtypen |
|---|---|
| Basis | Text, Textbereich, Zahl, Schieberegler, E-Mail, URL, Passwort, Slug |
| Inhalt | Rich-Text, Markdown, Code, oEmbed |
| Auswahl | Auswahl, Mehrfachauswahl, Checkbox, Radio-Auswahl, Button-Gruppe, Ja/Nein |
| Medien | Bild, Datei, Galerie |
| Beziehungen | Beziehung, Link, Benutzer |
| Daten | Collection, Eintrag, Abfrage |
| Datum & Farbe | Datum, Datum & Uhrzeit, Uhrzeit, Farbe |
| Struktur | Gruppe, Wiederholfeld, Flexibler Inhalt, Tab, Akkordeon, Hinweis, Klon |
| Erweitert | JSON, Geokoordinaten |
Die Typen der Gruppe Struktur ordnen Felder: Eine Gruppe fasst Felder zusammen, ein Wiederholfeld erlaubt mehrere Zeilen derselben Felder (z.B. Öffnungszeiten), Flexibler Inhalt lässt die Redaktion zwischen mehreren Blockarten wählen. Tab, Akkordeon und Hinweis gliedern nur die Eingabemaske und liefern keinen Wert an die Website.
Einstellungen der Collection
Öffnen Sie den Einstellungs-Reiter (Zahnrad), ändern Sie die Werte und klicken Sie auf Speichern.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Titelfeld | Welches Feld in Listen als Titel eines Eintrags erscheint |
| Sortierfeld, Sortierrichtung | Standard-Sortierung der Einträge (ohne Angabe nach letzter Änderung) |
| Mehrsprachig | Einträge gibt es in mehreren Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch |
| Freigabe-Workflow | Einträge durchlaufen vor der Veröffentlichung die Stufen „Zur Prüfung einreichen“ und „Freigeben“ |
| SEO-Felder aktiv | Im Eintrag erscheint ein SEO-Bereich (Meta-Titel, Meta-Beschreibung usw.) |
| API aktiv | Nur Collections mit diesem Schalter liefert die Content API aus |
| Entwurf/Veröffentlichung | Ändert derzeit nichts am Ablauf: Jeder Eintrag beginnt als Entwurf und wird erst mit Veröffentlichen ausgeliefert |
| Öffentlich lesbar | Ändert derzeit nichts: Die Content API verlangt für jeden Lesezugriff ein API-Token |
| Personendaten | Siehe nächster Abschnitt |
Personendaten kennzeichnen
Enthält eine Collection Angaben zu Personen (Team, Mitarbeitende, Referenzen mit Namen), schalten Sie auf dem Einstellungs-Reiter Enthält Personendaten ein. Wirkung: Für diese Einträge gilt derselbe Datenumfang wie im CRM, wenn ein KI-Assistent über den MCP-Service auf Ihre Organisation zugreift – Felder gesperrter Kategorien liest und schreibt der Assistent nicht.
Nach dem Einschalten erscheint Datenkategorie je Feld. Scorebase ordnet jedes Feld nach Typ und Name automatisch einer Kategorie zu (z.B. „E-Mail-Adressen“, „Namen von Personen“, „Dateien und Bilder“). Wo die Automatik danebenliegt, wählen Sie die Kategorie von Hand. Wirksam wird alles mit Speichern.
Sieht eine Collection nach Personendaten aus, ist der Schalter aber aus, zeigt Scorebase den Hinweis „Diese Collection sieht nach Personendaten aus“ mit dem Knopf Schalter einschalten.
Automationen: Felder automatisch setzen
Automationen folgen dem Muster „wenn Bedingung erfüllt, dann Feld setzen“. Typisches Beispiel: Veranstaltungen, deren Datum vorbei ist, werden automatisch als archiviert markiert.
- Öffnen Sie den Reiter Automationen und klicken Sie auf Regel hinzufügen.
- Vergeben Sie einen schlüssel und eine Bezeichnung.
- Legen Sie unter Wenn (alle Bedingungen erfüllt) mit Bedingung hinzufügen fest, wann die Regel greift: Feld, Vergleich (z.B. „ist gleich“, „kleiner als“, „ist leer“) und Wert. Mit Jetzt vergleichen Sie mit dem Zeitpunkt der Ausführung.
- Legen Sie unter Dann setze mit Feld hinzufügen fest, welches Feld welchen Wert bekommt.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Regeln laufen automatisch alle 15 Minuten. Mit Jetzt ausführen wenden Sie alle aktiven Regeln der Collection sofort an; danach meldet Scorebase, wie viele Einträge aktualisiert wurden. Für Automationen brauchen Sie das Recht Collections bearbeiten.
Eine Collection löschen
- Fahren Sie in der Liste Collections mit der Maus über die Karte der Collection.
- Klicken Sie unten rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie.
Mit der Collection werden auch alle ihre Einträge gelöscht. Eine gelöschte Collection lässt sich in der Oberfläche nicht wiederherstellen. Ihre Website erhält für diese Collection danach keine Daten mehr.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Website findet die Collection nicht (Fehler 404) | API aktiv ist aus, der Slug ist anders geschrieben, oder die Collection liegt in einer anderen Umgebung | Schalter prüfen, Slug vergleichen, Umgebung oben in der Seitenleiste prüfen |
| Speichern bei den Feldern meldet einen Fehler | Zwei Felder haben denselben Schlüssel oder ein Schlüssel ist leer | Schlüssel eindeutig machen und erneut speichern |
| Ein neues Feld fehlt auf der Website | Die Website kennt das Feld noch nicht | Ihr Entwickler muss die Website anpassen (z.B. mit hcms types generate die Typen erneuern) |
| Mit KI erstellen fehlt | KI ist in Ihrer Organisation aus oder nicht freigeschaltet | Wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support |
| Die Collection fehlt in der Liste | Eine Rolle beschränkt Sie auf bestimmte Collections | Siehe Rechte und Rollen |