Leads, Stufen und Wiedervorlage

Worum es geht

Ob Sie Aufträge, Mitglieder oder Förderungen gewinnen: Jeder Vorgang durchläuft Stufen, jemand kümmert sich darum, und irgendwann ist der nächste Kontakt fällig. Dafür gibt es im CRM:

• die Karte Status auf jeder Detailseite,
• den Bereich Fällig mit allem, was heute ansteht,
• den Bereich Leads als Pipeline über alle Unternehmen und Kontakte,
• für Administratoren: Stufen, Zuweisungsregeln, Herkunft und Bewertungsmodell unter Einstellungen.

Die Karte „Status“

Auf der Detailseite jedes Kontakts und Unternehmens steht im Reiter Übersicht die Karte Status:

Feld	Wofür
Stufe	Klicken Sie auf eine Stufe, um den Datensatz einzuordnen. Ein zweiter Klick entfernt die Einordnung.
Verantwortlich	Die Person im Team, die sich kümmert, oder Niemand
Herkunft	Freitext, wie der Kontakt zustande kam, etwa „Empfehlung, Messe, Website“. Daneben steht der automatisch erfasste Erfassungsweg, zum Beispiel Webformular oder Datei-Import.
Nächster Kontakt am	Ein Datum. An diesem Tag erscheint der Datensatz unter Fällig.

Steht noch keine Stufe zur Auswahl, führt Stufen einrichten zu den Einstellungen. Eine Endstufe zeigt Abgeschlossen bzw. Abgeschlossen – gewonnen.

Fällig: was heute ansteht

Unter Fällig stehen Datensätze mit einem Datum unter Nächster Kontakt am sowie verknüpfte Aufgaben aus der Aufgaben-App – eingeteilt in Überfällig, Heute, Diese Woche und Später.

• Erledigt entfernt das Datum; der Eintrag verschwindet.
• +1 Woche verschiebt den nächsten Kontakt um eine Woche.

Aufgaben selbst werden hier nur angezeigt; bearbeiten Sie sie in der Aufgaben-App oder im Reiter Aufgaben. Die Startseite zeigt unter Jetzt fällig eine Kurzfassung.

Leads: die Pipeline

Unter Leads sehen Sie Unternehmen und Kontakte als Pipeline. Die Spalten sind Ihre Stufen; Datensätze ohne Stufe stehen in der ersten Spalte Ohne Stufe.

1. Wählen Sie oben die Darstellung Board oder Liste.
2. Grenzen Sie ein mit Alle, Unternehmen oder Kontakte, mit Name suchen, mit Verantwortlich und mit Nur überfällige.
3. Verschieben Sie eine Karte per Ziehen in eine andere Spalte oder über das Menü Aktionen → Verschieben nach.

Jede Karte zeigt Stufe, Nächster Kontakt (rot bei Nächster Kontakt überfällig) und, falls vorhanden, die Lead-Punktzahl. Über Aktionen erreichen Sie ausserdem Datensatz öffnen, Wiedervorlage entfernen und Aufgabe anlegen.

Setzen Sie einen Vorgang auf eine Endstufe, die nicht als gewonnen gilt, fragt Scorebase nach dem Grund (zum Beispiel „Budget abgelehnt“). Der Grund ist freiwillig: Mit Grund speichern oder Ohne Grund speichern.

Die Liste zeigt die Spalten Name, Stufe, Verantwortlich, Herkunft, Nächster Kontakt, Zuletzt geändert, Punkte und Letzte Aktivität und lässt sich per Spaltenkopf sortieren. Bei grossen Beständen laden Sie mit Weitere laden nach.

Voraussetzungen: Leserecht für Kontakte bzw. Unternehmen; zum Verschieben das Recht zum Bearbeiten.

Tipp: Hängen viele Datensätze an keiner Stufe, etwa nach einer Datenübernahme, erscheint oben das Feld Erste Schritte mit diesem Bestand. Es rechnet Punktzahlen nach und schlägt anhand der Zahlungshistorie erste Stufen vor – jeweils erst mit einer Vorschau der Zahlen, bevor etwas geändert wird.

Stufen festlegen (nur Administratoren)

Unter Einstellungen → Stufen legen Sie getrennte Stufenfolgen für Kontakte und Unternehmen fest, zum Beispiel „Erstkontakt → Angebot → Auftrag“.

1. Wählen Sie den Reiter Kontakte oder Unternehmen.
2. Klicken Sie auf Stufe hinzufügen, vergeben Sie eine Bezeichnung und eine Farbe.
3. Markieren Sie bei Bedarf Endstufe (Vorgang abgeschlossen) und Als „gewonnen“ werten.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Liste zeigt je Stufe, wie viele Datensätze darauf stehen. Die Stufe lässt sich in den Listen als Spalte einblenden.

Zuweisungsregeln (nur Administratoren)

Unter Einstellungen → Zuweisungsregeln legen Sie fest, wer einen neuen Lead automatisch bekommt. Die Regeln werden von oben nach unten geprüft; die erste passende gewinnt.

1. Wählen Sie Kontakte oder Firmen und klicken Sie auf Neue Regel.
2. Vergeben Sie einen Name der Regel, etwa „Westschweiz an das FR-Team“.
3. Fügen Sie mit Bedingung Bedingungen hinzu. Alle Bedingungen einer Regel müssen zutreffen. Verfügbar sind Herkunft, Bewertungsband, Land, Postleitzahl, Sprache, Betrag und Schlagwort, verknüpft mit ist, ist nicht, ist eines von, enthält, beginnt mit, mindestens, höchstens, ist leer oder ist gesetzt.
4. Wählen Sie unter Zuweisen an eine oder mehrere Personen und die Verteilung: Immer die erste Person oder Reihum.
5. Legen Sie fest, Wann die Regel greift: Beim Anlegen, Beim Stufenwechsel und/oder Beim Import.
6. Aktivieren Sie Regel ist aktiv und klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Eine Regel ohne Bedingung trifft auf alles zu (Kennzeichen Auffangfall). Steht sie zuoberst, bekommt sie jeden neuen Datensatz. Beim Import tausender Datensätze verteilt nur Reihum die Last auf mehrere Personen.

Bereits getroffene Zuweisungen bleiben bestehen, wenn Sie eine Regel löschen.

Herkunft auswerten (nur Administratoren)

Einstellungen → Herkunft zeigt, wie viele Kontakte und Firmen über welchen Erfassungsweg kamen – Webformular, Datei-Import, Übernahme, Manuell erfasst, Aus einer Aussendung, Aus einer Zahlung, Aus einer Veranstaltung, Aus einer Anbindung, Über die Schnittstelle oder Sonstige – und wie viel daraus gespendet wurde. Spendenbeträge sehen nur Personen mit Zugang zur Spendenbuchhaltung.

Bewerten: Lead-Score und Bewertungsmodell

Lead-Score: Scorebase berechnet für Datensätze eine Punktzahl von 0 bis 100. Ab 80 Punkten gilt ein Datensatz als Heiss, ab 50 als Warm, darunter als Kalt. Den Wert, seine Zusammensetzung und Neu berechnen finden Sie im 360° Cockpit unter Lead-Score (Wie kommt dieser Wert zustande?).

Bewertungsmodell (nur Administratoren): Unter Einstellungen → Bewertungsmodell legen Sie ein eigenes Raster fest – getrennt für Unternehmen und Kontakte:

1. Vorlage hinzufügen, Bezeichnung und Höchstpunktzahl festlegen.
2. Unter Kriterien mit Kriterium hinzufügen die Kriterien anlegen – als Auswahl, Mehrfachauswahl oder Zahl, jeweils mit Gewicht in %. Die Gewichte müssen zusammen genau 100 % ergeben. Kriterien mit Nur Kontext — zählt nicht in die Punktzahl fliessen nicht ein.
3. Unter Punktebänder mit Band hinzufügen die Ampel festlegen: Bereich von/bis, Farbe, Empfehlung und optional Vorgeschlagene Stufe (nur ein Vorschlag, die Stufe ändert sich nicht von selbst).
4. Mit Scharf schalten aktivieren.

Bewertet wird im 360° Cockpit eines Datensatzes mit Jetzt bewerten bzw. Bewertung ändern.

Förderer-Bewertung: In Organisationen mit Spendenbuchhaltung erscheint unter Leads zusätzlich Förderer bewerten. Die Bewertung nutzt acht gewichtete Kriterien, führt Antragsstatus und Antragsfrist und warnt, wenn eine Frist verstrichen ist.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Das Board ist leer bzw. zeigt „Noch keine Stufen angelegt.“	Keine Stufen festgelegt	Administration legt unter Einstellungen → Stufen Stufen an
„Diese Stufe ist nur für die andere Datensatzart angelegt“	Stufen gelten getrennt für Kontakte und Unternehmen	Stufe auch für die andere Art anlegen
Ein Datensatz fehlt unter Fällig	Kein Datum unter Nächster Kontakt am	Datum in der Karte Status setzen
Neue Leads werden niemandem zugewiesen	Keine aktive Regel passt oder die Regel greift beim gewählten Weg nicht	Regel und Wann die Regel greift prüfen
Die Karte lässt sich nicht verschieben	Kein Recht zum Bearbeiten	Administration fragen

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• Einstellungen für Administratoren
• Aufgaben im Überblick