Docs und Dateien

Worum es geht

Unter Docs & Dateien liegt die Ablage Ihres Teams: eigene Dokumente (Docs), hochgeladene Dateien und Verknüpfungen zu Cloud-Ordnern. Die Ablage folgt automatisch Ihrer Struktur aus Spaces und Projekten, eigene Ordner können Sie ergänzen.

Voraussetzungen:

• Das Modul Docs & Dateien ist eingeschaltet. Die Funktion ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt sie bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Rechte „Dokumente anzeigen", „Dokumente erstellen", „Dokumente bearbeiten" und „Dokumente löschen", je nach Tätigkeit.

Die Ablage

Links steht der Ordnerbaum mit Mein Drive als oberster Ebene und darunter Ihren Spaces und Projekten. Rechts sehen Sie den Inhalt des gewählten Ordners, getrennt nach Ordner, Dokumente, Dateien und Verknüpfte Cloud-Ordner. Oben wechseln Sie zwischen Kachel- und Listenansicht und springen über den Pfad zurück.

Das Menü Neu bietet:

• Dokument erstellen
• Ordner erstellen (eigener Ordner innerhalb der aktuellen Ebene)
• Cloud-Ordner verknüpfen (nur in einem Space oder Projekt)

Dieselben Inhalte finden Sie auch direkt an Ort und Stelle: im Space unter dem Reiter Docs („Space-Docs"), im Projekt unter Docs („Projekt-Docs"), auf der Seite einer Gruppe im Reiter Docs und in der Aufgabe unter Dokumente.

Dateien hochladen

1. Öffnen Sie einen Space, ein Projekt oder einen Ordner. Auf der obersten Ebene Mein Drive ist kein Upload möglich.
2. Ziehen Sie Dateien in das Feld Dateien hier ablegen oder klicken, oder wählen Sie Dateien wählen.
3. Für einen ganzen Ordner samt Unterordnern wählen Sie Ordner hochladen. Die Ordnerstruktur wird übernommen.

Pro Datei sind höchstens 50 MB erlaubt, jeder Dateityp ist möglich. Während des Uploads zeigt das Feld den Fortschritt.

Über das Menü … einer Datei laden Sie sie Herunterladen oder Löschen sie. Eigene Ordner lassen sich Umbenennen und Löschen; ein Ordner muss dafür leer sein. Die Ordner der Spaces und Projekte entstehen automatisch und lassen sich hier nicht umbenennen.

Dokumente schreiben

1. Wählen Sie Neu → Dokument erstellen (oder im Reiter Docs eines Space oder Projekts Neues Doc).
2. Geben Sie oben einen Titel ein.
3. Schreiben Sie den Inhalt. Die Werkzeugleiste bietet Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen, Überschrift 1 bis Überschrift 3, Aufzählung, Nummerierte Liste, Zitat, Codeblock, Ausrichtung, Rückgängig, Wiederherstellen und Bild einfügen. Bilder können Sie auch aus der Zwischenablage einfügen.

Das Dokument speichert sich während des Schreibens selbst; oben steht „Gespeichert um …". Mit Speichern sichern Sie sofort. Der Drucker-Knopf druckt das Dokument oder speichert es als PDF.

Unter dem Text verknüpfen Sie das Dokument im Abschnitt Verknüpfungen mit Aufgaben, Projekten oder Datensätzen anderer Apps.

Gemeinsam bearbeiten

Öffnet jemand anderes das Dokument zum Bearbeiten, erscheint oben „… bearbeitet gerade". Hat jemand zwischenzeitlich gespeichert, fragt die App nach:

• Neueste Version laden: übernimmt die Fassung der anderen Person, Ihre ungespeicherten Änderungen verfallen.
• Meine Änderungen behalten: überschreibt mit Ihrer Fassung.

Dokument löschen

Mülleimer-Symbol oben rechts im Dokument, Rückfrage bestätigen. Dafür brauchen Sie das Recht „Dokumente löschen".

Cloud-Ordner verknüpfen

Dateien, die bereits bei einem Cloud-Anbieter liegen, müssen Sie nicht hochladen. Sie verknüpfen den Ordner; die Dateien bleiben beim Anbieter, gespeichert wird nur der Link.

1. Öffnen Sie in Docs & Dateien einen Space oder ein Projekt.
2. Wählen Sie Neu → Cloud-Ordner verknüpfen.
3. Reiter Link einfügen: Fügen Sie die geteilte Ordner-URL ein. Der Anbieter wird erkannt; optional vergeben Sie einen Anzeigename. Klicken Sie auf Verknüpfen.
4. Reiter Durchsuchen: Ist ein Organisations-Konto verbunden, wählen Sie den Ordner direkt aus und klicken auf Diesen Ordner verknüpfen.

Der Ordner erscheint unter Verknüpfte Cloud-Ordner und öffnet sich beim Anbieter. Verknüpfung entfernen löscht nur den Link; der Ordner beim Anbieter bleibt unverändert.

Wichtig: Sorgen Sie dafür, dass der Ordner beim Anbieter für Ihr Team freigegeben ist. Scorebase gibt keine Rechte beim Anbieter weiter.

Organisations-Konto verbinden (Administratoren)

Damit das Team Ordner durchsuchen kann statt Links zu kopieren, verbindet eine Administratorin ein Konto für die ganze Organisation: im Dialog Cloud-Ordner verknüpfen → Reiter Durchsuchen → Als Organisation verbinden. Auf der Seite Cloud-Verbindungen steht unter Organisations-Konten Dropbox verbinden bereit. Mit Trennen heben Sie die Verbindung wieder auf; bestehende Ordner-Links bleiben erhalten.

Für Google Drive, OneDrive und weitere Anbieter genügt der Weg über Link einfügen; eine Verbindung ist dafür nicht nötig.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Docs & Dateien fehlt im Menü	Modul ausgeschaltet oder nicht freigeschaltet	Administration oder Support fragen
Knopf Neu fehlt	Recht „Dokumente erstellen" fehlt	Administration fragen
Kein Upload-Feld sichtbar	Sie stehen auf Mein Drive	Space, Projekt oder Ordner öffnen
Upload abgelehnt	Datei grösser als 50 MB oder Verbindung unterbrochen	Datei verkleinern oder in der Cloud ablegen und verknüpfen
Ordner lässt sich nicht löschen	Ordner ist nicht leer	Inhalt zuerst löschen oder verschieben
„Nur https-Links sind erlaubt"	Link ohne https	Den Freigabe-Link des Anbieters verwenden
Team kann den Cloud-Ordner nicht öffnen	Ordner beim Anbieter nicht freigegeben	Freigabe beim Anbieter einrichten