Einstellungen, Rechte, Kalender-Abgleich und Auswertungen

Worum es geht

Unter Einstellungen finden Sie alles, was für die ganze App gilt. Die Reiter oben führen zu Allgemein, Ressourcen, Buchungsstrecken, Nachrichten (die Erinnerungen), Rechte und Schnittstelle. Dieser Artikel beschreibt Allgemein, Rechte, den Kalender-Abgleich unter Schnittstelle, die Auswertungen und das Aktivitätsprotokoll.

Die übrigen Reiter haben eigene Artikel: Ressourcen, Buchungsstrecken, Erinnerungen und der Zugang für Websites unter Schnittstelle.

Voraussetzungen

Was Sie tun möchten	Nötiges Recht
Einstellungen öffnen und ansehen	Zugang zur App Termine
Rollen anlegen, ändern, zuweisen und löschen; Zugänge, Ereignis-Meldungen und Kalenderadresse verwalten	Termine-Einstellungen verwalten
Auswertungen ansehen	Auswertungen anzeigen
Messung ein- und ausschalten, Auswertung als Liste herunterladen	Termine-Einstellungen verwalten
Aktivitätsprotokoll	Nur Administratoren der Organisation

Allgemein: was heute für alle Strecken gilt

Einen Wert für die ganze Organisation gibt es nicht: Zeitzone, Vorlauf, Horizont, Puffer und Arbeitszeiten stehen an jeder Buchungsstrecke einzeln. Die Seite Allgemein zeigt, was daraus heute gilt – und bei jedem Wert, wie viele Strecken davon abweichen. Geändert wird an der Strecke selbst; der Knopf Speichern steht deshalb mit Schloss da.

Abschnitt	Inhalt
Grundlagen	Die häufigste Zeitzone der aktiven Strecken und der Feiertagskalender. Dort steht „Keine Quelle hinterlegt“: Feiertage werden nicht automatisch gesperrt.
Sprachen der Bestätigungen	Für welche Sprachen Bestätigungstexte gepflegt sind.
Arbeitszeiten	Je Wochentag das Zeitfenster, das die meisten Strecken teilen.
Fristen und Puffer	Vorlauf-Mindestfrist, Längste Vorausbuchung, Puffer vor dem Termin und Puffer nach dem Termin – jeweils der Wert der meisten Strecken.
Stornoregeln	Alle Stornoregeln und wie viele Strecken sie nutzen, mit Link Regeln an der Buchungsstrecke ändern.

Eine Änderung an einer Frist oder Regel gilt ab dem Speichern. Bereits bestätigte Buchungen behalten die Bedingungen, die bei ihrer Bestätigung galten.

Rechte: wer in Termine was darf

Rechte gelten je App. Wer in Termine alles darf, darf deshalb im CRM noch nichts – und umgekehrt. Unter Einstellungen → Rechte vergeben Sie Rollen, die nur Rechte der App Termine tragen. Eine Person hat in dieser App genau eine Rolle.

Die Rechte

Recht (so heisst es in der Rechteverwaltung)	Was es erlaubt
Termine anzeigen	Planer, Mein Tag, Verfügbarkeit, Nachbereitung, Kurse, Erinnerungen und Warteliste ansehen
Termine anlegen und ändern	Termine planen und ändern, Ergebnisse festhalten, Kurse führen, Erinnerungsregeln verwalten
Buchungsstrecken und Eingänge anzeigen	Buchungsstrecken, Terminarten, Eingänge ansehen
Buchungsstrecken verwalten	Strecken und Terminarten ändern und veröffentlichen, Eingänge freigeben, verschieben, absagen und zuordnen, Warteliste bedienen
Orte und Ressourcen anzeigen	Orte, Belegung und Ressourcen ansehen
Orte und Ressourcen verwalten	Orte, Ressourcen, Sperrzeiten und Abwesenheiten eintragen; Termine endgültig löschen
Zahlungen zur Buchung anzeigen	Zahlungen ansehen
Zahlungen und Stornobedingungen verwalten	Zahlungen und Rückerstattungen erfassen, Verbuchen einschalten, Stornoregeln ändern
Auswertungen anzeigen	Auswertungen ansehen
Termine-Einstellungen verwalten	Rollen und Rechte, Schnittstelle, Kalenderadresse, Messung und Ausfuhr

In der Tabelle auf der Seite Rechte stehen die Rechte nach Bereichen (Kalender, Buchungsstrecken, Eingänge, Orte, Zahlungen, Auswertungen, Einstellungen) mit den Spalten sehen, ändern und löschen. Ändern und Löschen sind jeweils dasselbe Recht; mehrere Zeilen teilen sich oft ein Recht.

Eine Rolle anlegen und zuweisen

1. Klicken Sie unter Rechte auf Rolle anlegen.
2. Geben Sie Name und Wofür diese Rolle da ist ein, etwa „Empfang – Buchungen bearbeiten“.
3. Haken Sie unter Rechte je Zeile sehen und ändern an. Das Recht, die App überhaupt zu öffnen, kommt automatisch dazu.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Unter Rolle wechseln wählen Sie die Person und die Rolle und klicken auf Rolle zuweisen. Mit Keine Rolle in dieser App entziehen Sie ihr den Zugang zu Termine; was sie in anderen Apps darf, bleibt unberührt.

Eine Rolle lässt sich erst löschen (Rolle löschen), wenn niemand mehr darin ist. Rollen, die auch Rechte anderer Apps tragen, werden hier gezeigt, aber nicht geändert – sie verwalten Sie in der Rechteverwaltung der Organisation. Siehe Benutzer und Rollen.

Kalender-Abgleich

Unter Einstellungen → Schnittstelle → Kalender-Abgleich verbinden Sie Termine mit anderen Kalendern – in beide Richtungen.

Eingehend: fremde Kalender

Hier stehen die fremden Kalender, die in Ihrer Organisation eingebunden sind, mit dem Zeitpunkt des letzten Abrufs. Eingebunden werden sie in der App Aufgaben unter Kalender-Synchronisation (Google, Outlook, iCloud). Ihre Zeiten erscheinen im Planer und beim Planen als belegt – ohne Titel oder Anlass. Siehe Aufgaben im Überblick.

Ausgehend: die Belegung als Kalender abonnieren

Mit einer Abo-Adresse sehen Sie die Belegung Ihrer Organisation in Ihrem Kalenderprogramm – vom letzten Monat bis rund ein halbes Jahr voraus.

1. Klicken Sie unter Ausgehend auf Adresse neu erzeugen.
2. Klicken Sie auf Kopieren. Die Adresse erscheint nur dieses eine Mal.
3. Fügen Sie sie in Ihrem Kalenderprogramm als Kalender-Abonnement per Adresse ein.
4. Entscheiden Sie mit Grund mitübertragen bzw. Grund nicht mitübertragen, ob im fremden Kalender Titel und Anlass stehen oder nur „belegt“.

Die Adresse ist selbst der Schlüssel – wer sie kennt, sieht die Belegung. Geben Sie sie nicht weiter. Erzeugen Sie eine neue Adresse, ist die vorige sofort ungültig; tragen Sie dann die neue in Ihrem Kalenderprogramm ein. Die Voreinstellung ist „nicht mitübertragen“: dann steht im fremden Kalender kein Name und kein Anlass.

Auswertungen

Auswertungen zeigt, wie viele den Weg bis zum Termin gehen, wo sie abbrechen und welche Ressourcen die Last tragen. Wählen Sie oben Von, Bis und optional eine Buchungsstrecke und klicken Sie auf Anwenden. Der Bereich ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet.

Abschnitt	Inhalt
Kacheln	Buchungen, Absage-Quote, Nichterscheinen, mittlere Vorlaufzeit, Auslastung und Umsatz – mit Vergleich zum Vormonat
Trichter — wo der Weg endet	Strecke aufgerufen → Zeit gewählt → bestätigt → wahrgenommen, mit der Zahl derer, die bei jedem Schritt abspringen
Woher die Buchungen kamen	Eigene Adresse, Website, eingebetteter Baustein, intern erfasst
Je Buchungsstrecke	Buchungen und Umsatz je Strecke
Je Ressource	Welcher Anteil der angebotenen Zeit belegt war – über 85 % heisst: kein Puffer mehr
Wann gebucht wird	Wochentag mal Stunde als Raster von wenig bis viel

Die Zahlen werden alle zehn Minuten verdichtet; oben steht, wann zuletzt. Was gerade erst gebucht wurde, kann deshalb kurz fehlen.

Die Messung: Für den Trichter zählt die Buchungsseite ihre Aufrufe – ohne Cookie und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung. Die Rohdaten verfallen nach 90 Tagen, dauerhaft bleibt nur die Tageszählung ohne Personenbezug. Mit Messung abschalten bzw. Messung einschalten schalten Sie sie je Strecke aus oder ein. Ohne Messung gibt es keinen Trichter.

Ausführen als Liste lädt die Kennzahlen als Datei herunter – ohne Namen und Adressen. Die Ausfuhr steht im Prüfprotokoll.

Aktivitätsprotokoll

Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat – für die ganze Organisation. Weil es Personen nennt, steht es nur Administratoren offen.

Tipps

• Vergeben Sie für den Empfang eine eigene Rolle mit Buchungsstrecken und Eingänge anzeigen und Buchungsstrecken verwalten – ohne Zahlungen. Wer absagen darf, darf damit noch nicht über Geld entscheiden.
• Tragen Sie Feiertage als Sperrzeit (Räume) oder Abwesenheit (Personen) ein, weil sie nicht automatisch gesperrt werden.
• Abonnieren Sie die Belegung nur in Kalendern, auf die niemand Fremdes Zugriff hat – besonders, wenn der Grund mitübertragen wird.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Zum Ändern fehlt dir das Recht …“	Ihnen fehlt Termine-Einstellungen verwalten.	Eine Administratorin fragen.
Rolle löschen ist gesperrt.	In der Rolle sind noch Personen.	Personen zuerst einer anderen Rolle zuweisen.
Eine Rolle lässt sich hier nicht ändern.	Sie trägt auch Rechte anderer Apps.	In der Rechteverwaltung der Organisation ändern.
Das Kalenderabo zeigt nichts mehr.	Die Adresse wurde neu erzeugt.	Die neue Adresse im Kalenderprogramm eintragen.
Der Trichter bleibt leer.	Die Messung ist abgeschaltet, oder es gibt keine öffentliche Strecke.	Messung einschalten und eine Strecke veröffentlichen.