Neue Mitarbeiterin einrichten

Ziel

Eine neue Kollegin, hier „Anna Beispiel", soll mit Scorebase arbeiten. Am Ende hat sie ein Konto in Ihrer Organisation, genau die Rechte, die sie braucht, ein geschütztes Login und eine passende Startseite.

Beteiligte: die Administratorin (Schritte 1 bis 3) und die neue Kollegin (Schritte 4 bis 6)

Voraussetzungen

• Sie sind Administratorin der Organisation.
• Sie kennen die geschäftliche E-Mail-Adresse der neuen Kollegin.

Schritt 1: Einladen oder direkt anlegen

1. Öffnen Sie im Dashboard in der Seitenleiste Einstellungen und wählen Sie im Auswahlfeld Mitglieder.
2. Klicken Sie auf Mitglied einladen.
3. Wählen Sie den Weg:

Weg	Wann	Was passiert
Einladen	Normalfall	Die Kollegin erhält eine E-Mail mit einem Link, legt selbst ihr Passwort fest und nimmt die Einladung an. Optional schreiben Sie eine Persönliche Nachricht.
Direkt erstellen	Wenn es schnell gehen muss	Sie geben Vorname und Nachname ein; Scorebase erzeugt ein sicheres Passwort und schickt es per E-Mail. Bei der ersten Anmeldung muss die Kollegin es ändern.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Rolle, in der Regel Benutzer. Die Beschreibung unter dem Feld erklärt die Rolle.
5. Optional wählen Sie Benutzerdefinierte Rollen und Rollengruppen.
6. Klicken Sie auf Einladung senden bzw. Benutzer erstellen.

Eine Einladung ist 7 Tage gültig. Offene Einladungen sehen Sie auf derselben Seite.

Schritt 2: Rechte feinjustieren

Braucht die Kollegin mehr oder weniger als ihre Rolle vorsieht:

1. Suchen Sie sie unter Einstellungen → Mitglieder (Mitglieder suchen...).
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Rollen zuweisen.
3. Im Reiter Rollen & Gruppen weisen Sie eigene Rollen zu, im Reiter Individuelle Rechte erlauben oder verweigern Sie einzelne Rechte. Verweigern gewinnt immer.

Typische Beispiele: Zugriff auf eine bestimmte App, das Leserecht für Rechnungen oder Spenden, MCP nutzen – eigene Schlüssel anlegen für die Arbeit mit einem KI-Assistenten. Siehe Rechte und Zugriff.

Schritt 3: Weitere Zugänge vorbereiten

Je nach Aufgabe der Kollegin:

• E-Mail: ein gemeinsames oder eigenes Postfach in der App E-Mail verbinden bzw. freigeben; siehe E-Mail-Konten einrichten.
• Aufgaben: sie in die passenden Projekte aufnehmen; siehe Aufgaben im Überblick.
• Personal: arbeitet sie auch im Einsatz (Schichten, Arbeitszeit), wird sie zusätzlich in der App Personal geführt; siehe Personal im Überblick.

Schritt 4: Einladung annehmen (die neue Kollegin)

1. Die Kollegin klickt auf den Link in der E-Mail.
2. Sie gibt Vorname, Nachname und ein Passwort ein (mindestens 8 Zeichen, ein Grossbuchstabe, eine Zahl) und bestätigt.
3. Mit Zur Anmeldung meldet sie sich zum ersten Mal an.

Wurde das Konto direkt erstellt, meldet sie sich mit dem Passwort aus der E-Mail an und legt sofort ein eigenes fest (Passwort ändern).

Schritt 5: Konto schützen (die neue Kollegin)

1. Oben rechts auf den eigenen Namen → Einstellungen.
2. Im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten klicken, den QR-Code mit einer Authenticator-App scannen, Aktivieren und die Wiederherstellungscodes sichern.
3. Optional in Mein Profil unter Sicherheit einen Passkey hinzufügen.

Als Administratorin sehen Sie im Dashboard unter Anmeldungen, wer die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet hat.

Schritt 6: Arbeitsplatz einrichten (die neue Kollegin)

• Sprache: unter Einstellungen → Sprache oder über die Sprachwahl oben rechts.
• Startseite: unter Einstellungen → Startseite die App wählen, mit der sie meist arbeitet, und Startseite speichern.
• Profil: in Mein Profil Name und Telefon prüfen und bei Bedarf eine E-Mail-Signatur anlegen (Signatur-Text und optional ein Signatur-Bild).
• Push: auf Laptop und Handy Push-Benachrichtigungen aktivieren; siehe Benachrichtigungen und Push.
• Hilfe: Der Knopf Hilfe oben rechts führt zu den Artikeln der App, in der sie gerade arbeitet.

Wenn jemand die Organisation verlässt

Unter Einstellungen → Mitglieder im Aktionsmenü Entfernen wählen. Die Person kann sich danach nicht mehr in Ihrer Organisation anmelden, und ihre Schlüssel für KI-Assistenten wirken nicht mehr.

Zusammenfassung

Administratorin: Einstellungen → Mitglieder → Mitglied einladen
  → Rolle wählen → Einladung senden
    → Rollen zuweisen → Individuelle Rechte (bei Bedarf)
      → Kollegin: Link → Konto erstellen → Anmelden
        → Zwei-Faktor einrichten → Sprache und Startseite

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Die Einladung kommt nicht an.	Spam-Ordner oder Tippfehler in der Adresse.	Spam prüfen; sonst bei den offenen Einladungen Einladung widerrufen und neu einladen.
„Diese Einladung ist abgelaufen"	Mehr als 7 Tage vergangen.	Erneut einladen.
Die Kollegin sieht eine App nicht.	Ihre Rolle gibt keinen Zugriff, oder die Organisation nutzt die App nicht.	Rechte unter Rollen zuweisen prüfen.
Einstellungen oder Mitglied einladen fehlt.	Sie sind nicht Administratorin.	Eine Administratorin fragen.

Weiterlesen

• Benutzer und Rollen
• Häufige Fragen: Anmeldung und Konto