Zeiterfassung und Visierung

Ziel

Sie sehen, wer gerade arbeitet, tragen fehlende Zeiten nach und geben die Arbeitszeiten für den Lohn frei.

So entstehen Arbeitszeiten

1. Erfassen: Die Mitarbeitenden stempeln im Staff-Portal ein und aus, oder ein Schichtleiter erfasst die Zeiten seines Teams, oder Sie tragen sie manuell nach. Wie erfasst wird, legen Sie je Schichtart bzw. Schicht fest (siehe Schichten planen).
2. Bestätigen (Stufe 1): Die Mitarbeitenden prüfen ihre Ist-Zeiten im Staff-Portal und bestätigen sie.
3. Visieren (Stufe 2): Sie prüfen die Schicht und versiegeln die Zeiten. Versiegelte Zeiten sind unveränderlich und bilden die Grundlage für den Lohn.

Voraussetzungen

• Der Bereich Zeiterfassung ist freigeschaltet.
• Für QR-Codes, manuelles Einstempeln und Visierung brauchen Sie das Recht Zeiterfassung visieren (oder Sie sind Administrator).
• Es gibt Standorte mit Arbeitsstationen (unter Standorte).

Live-Status der Stationen

1. Öffnen Sie Zeiterfassung und wählen Sie oben den Standort. Es erscheinen nur Standorte mit mindestens einer Station.
2. Die Anzeige Live-Status aktualisiert sich alle 30 Sekunden selbst; mit Aktualisieren sofort.

Kennzahl	Bedeutung
Gesamt eingecheckt	Personen, die gerade eingestempelt sind
Stationen OK	Stationen mit Mindestbesetzung
Unterbesetzt	Stationen unter der Mindestbesetzung
Stationen total	Alle Stationen des Standorts

Jede Stationskarte zeigt, wer eingecheckt ist und seit wann, und warnt mit „… Person(en) fehlen" oder „Überbesetzt". Mindest- und Höchstbesetzung pflegen Sie unter Standorte.

Historie zeigt die letzten 200 Check-ins am Standort mit Station, Person, Check-in, Check-out und Stunden.

QR-Codes für die Stationen

QR-Codes öffnet die Codes aller Stationen des Standorts. Jede Station hat pro Tag einen eigenen Code; er gilt bis am Folgetag um 06:00 und ändert sich täglich.

• PDF herunterladen erzeugt für eine Station ein A4-Blatt mit Code und Anleitung zum Aushängen.
• Alle drucken lädt ein PDF mit den Codes aller Stationen herunter.

Wichtig: Im Staff-Portal im Browser können Mitarbeitende keinen QR-Code scannen. Sie stempeln dort über die Stempeluhr, indem sie ihre Station auswählen. Planen Sie die Zeiterfassung entsprechend, bevor Sie Codes aushängen.

Manuell einstempeln

Hat jemand das Stempeln vergessen, tragen Sie die Zeit nach:

1. Klicken Sie auf Manuell einstempeln.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter. Ist die Person bereits eingecheckt, erscheint eine Warnung.
3. Wählen Sie optional die Schicht (Schichten dieses Standorts im Umkreis von 24 Stunden) und die Station.
4. Geben Sie Start-Zeit und optional End-Zeit ein (höchstens 24 Stunden) sowie eine Notiz.
5. Klicken Sie auf Einstempeln bzw. Einstempeln + Ausstempeln.

Mit gewählter Schicht werden die Ist-Zeiten in die Schicht übernommen. War die Schicht schon versiegelt, wird sie der Person zur erneuten Bestätigung vorgelegt („Arbeitszeit erneut bestätigen").

Team-Zeiten durch Schichtleiter

Bei Schichten mit der Zeiterfassung Schichtleiter erfasst trägt die Schichtleiterin die Ist-Zeiten des Teams ein.

1. Öffnen Sie Zeiterfassung → Team-Zeiten. Die Seite heisst Team-Zeiten erfassen.
2. Sie sehen die Schichten von heute und der Vergangenheit, bei denen Sie als Schichtleiter eingetragen sind (mit dem Recht Zeiterfassung visieren alle).
3. Tragen Sie je Person Start, Ende und Pause (Min.) ein und klicken Sie auf Zeiten speichern.

Die erfassten Zeiten gelten als bestätigt und gehen direkt zur Visierung. Versiegelte Schichten sind gesperrt.

Visierung

1. Öffnen Sie Zeiterfassung → Visierung (oder im Dashboard Zur Visierung).
2. Reiter Zu visieren zeigt alle abgeschlossenen Schichten mit erfassten Ist-Zeiten, die noch nicht versiegelt sind. Weitere Reiter: Versiegelt und Alle.
3. Jede Zeile zeigt Person, Schicht, Datum, „Plan: … Ist: … Pause: …" und den Status:

Status	Bedeutung
Offen	Ist-Zeiten erfasst, Person hat noch nicht bestätigt
Von Mitarbeiter bestätigt	Bereit zum Visieren
Wiedervorlage	Nach einer Korrektur erneut der Person vorgelegt
Versiegelt	Visiert, unveränderlich

4. Klicken Sie auf Visieren, oder wählen Sie mehrere Schichten (Alle auswählen) und klicken Sie auf Sammel-Visierung.

Tipp: Sie können auch ohne Bestätigung der Person visieren. Warten Sie trotzdem, wenn möglich, auf die Bestätigung – so vermeiden Sie spätere Korrekturen.

Fehlermeldungen wie „Ist-Zeiten sind noch nicht vollständig erfasst" oder „Der Schicht ist kein Mitarbeiter zugewiesen" zeigen, was vor dem Visieren fehlt.

Timesheet einer Person exportieren

Den Stundennachweis einer einzelnen Person exportieren Sie im Team-Bereich: im Personal-Pool über Timesheet oder im Profil über Timesheet exportieren. Wählen Sie optional einen Zeitraum und klicken Sie auf Exportieren. Sie erhalten eine Excel-Datei mit Zusammenfassung und Schicht-Details. Die Stundenbasis aller Mitarbeitenden für das Lohnbüro finden Sie unter Lohn.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Zeiterfassung nicht aktiviert"	Bereich nicht freigeschaltet	Administratorin oder Support
„Noch keine Stationen vorhanden"	Kein Standort mit Station	Unter Standorte Stationen anlegen
QR-Dialog oder Mitarbeiterliste bleiben leer	Recht Zeiterfassung visieren fehlt	Rolle anpassen lassen
„… ist bereits eingecheckt"	Die Person ist noch eingestempelt	Die laufende Stempelung zuerst beenden lassen
Eine Schicht fehlt unter Team-Zeiten	Sie ist keine Schicht mit Schichtleiter-Erfassung, oder Sie sind nicht der Leiter	Schicht im Plan prüfen

Weiterlesen

• Lohn und Trinkgeld
• Arbeitszeit erfassen im Staff-Portal
• Einstellungen der App Personal