Kassen und Kassenzählung

Worum es geht

Im Reiter Kasse eines Events führen Sie jede physische Kasse einzeln: die Bar, den Eingang, den Merch-Stand. Für jede Kasse halten Sie den Anfangsbestand fest und zählen zu Beginn, zwischendurch und am Schluss. Die Zählungen übernehmen Sie danach in die Abrechnung des Events.

Voraussetzungen: Kassen anlegen und zählen erfordert das Recht Events bearbeiten, den Bericht exportieren Events ansehen. Der Reiter Kasse ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Kasse anlegen

1. Öffnen Sie das Event, Reiter Kasse, und klicken Sie auf Neue Kasse.
2. Füllen Sie aus:
   • **Kassenname *** – zum Beispiel „Bar 1", „Eingang", „Merch-Stand".
   • **Verantwortlich *** – die Person aus Ihrer Organisation, die für die Kasse zuständig ist.
   • **Anfangsbestand (CHF) *** – das Wechselgeld, das zu Beginn in der Kasse liegt, zum Beispiel 300.00 CHF.
3. Klicken Sie auf Kasse erstellen.

Die Übersicht Kassenabrechnung zeigt alle Kassen mit ihrem Stand: Nicht gestartet, Eröffnung, Zwischenzählung oder Abschluss, dazu die Anzahl Zählungen und die Differenz.

Zählen

1. Klicken Sie auf eine Kasse. Ihre Seite zeigt die Reiter Zählungen und Zusammenfassung.
2. Klicken Sie auf Neue Zählung.
3. Wählen Sie den Zählungstyp: Eröffnungszählung, Zwischenzählung oder Abschlusszählung.
4. Zählen Sie unter Münzen (5 Rappen bis 5 Franken) und Noten (10er- bis 1000er-Note) die Stückzahl. Mit Plus und Minus zählen Sie direkt am Handy oder Tablet mit; der Betrag rechnet sich selbst.
5. Tragen Sie unter Elektronische Zahlungen die Summen Kartenzahlung (CHF) und TWINT (CHF) ein.
6. Optional: Tragen Sie den Erwarteten Betrag (optional) ein, zum Beispiel aus dem Kassensystem der Bar. Der Dialog zeigt die Differenz sofort an.
7. Halten Sie unter Notizen (optional) Besonderheiten fest – vor allem, wenn eine Differenz besteht.
8. Klicken Sie auf Zählung speichern.

Der Dialog sichert Ihre Eingaben laufend als Entwurf (Entwurf gesichert). Schliessen Sie ihn versehentlich, sind die Stückzahlen beim nächsten Öffnen auf demselben Gerät noch da. Entwurf löschen verwirft sie.

Tipp: Zählen Sie direkt nach dem Event, solange alle Beteiligten noch vor Ort sind. Differenzen lassen sich dann am einfachsten klären.

Die Zusammenfassung einer Kasse

Der Reiter Zusammenfassung zeigt:

Angabe	Bedeutung
Anfangsbestand (Float)	Wechselgeld beim Anlegen der Kasse
Eröffnungszählung, Zwischenzählung #…, Abschlusszählung	Die einzelnen Zählungen mit Betrag
Theoretischer Umsatz	Gesamttotal der Abschlusszählung (oder der neuesten Zählung) minus Gesamttotal der Eröffnungszählung; ohne Eröffnungszählung minus Anfangsbestand. Karten- und TWINT-Beträge zählen mit.
Vergleich: Kassen-Umsatz vs. Budget-Einnahmen	Gegenüberstellung mit den Einnahmen im Reiter Budget
Vergleich nach Zahlungsart	Bargeld, Karte und TWINT getrennt

Ist die Kasse noch nicht abgeschlossen, weist die Zusammenfassung darauf hin; der Umsatz ist dann vorläufig.

Bericht und Übergabe an die Abrechnung

• Alle Kassen-Report in der Übersicht lädt einen Bericht über alle Kassen des Events als PDF herunter.
• Im Reiter Abrechnung übernehmen Sie die Zählungen mit Kassen-Import in die Einnahmen: Kassen auswählen, je einer Einnahmen-Kategorie zuordnen, bei Abweichungen Differenz erklären. Siehe Budget und Abrechnung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Neue Kasse fehlt	Das Event ist abgerechnet oder archiviert, oder das Recht Events bearbeiten fehlt	Status prüfen bzw. Recht beantragen
Unter Verantwortlich erscheint niemand	Die Person ist kein Mitglied der Organisation	Mitglied einladen (Einstellungen der Organisation)
Die Zusammenfassung zeigt „Noch keine Daten"	Es gibt noch keine Zählung	Zuerst eine Eröffnungszählung erfassen
„Keine Einnahmen im Budget erfasst" im Vergleich	Im Reiter Budget fehlen Einnahmen	Einnahmen erfassen oder über Kassen-Import übernehmen