Häufige Fragen zum CRM

Anlegen und bearbeiten

Muss ein Kontakt eine E-Mail-Adresse haben?

Nein. Pflicht sind nur Vorname und Nachname. Tragen Sie eine E-Mail-Adresse ein, muss sie gültig sein. Ohne Adresse erhält der Kontakt allerdings keine Kampagnen-E-Mails, und E-Mails lassen sich ihm nicht automatisch zuordnen. Mehr: Kontakte anlegen und pflegen.

Wie ordne ich einen Kontakt einem Unternehmen zu?

Öffnen Sie den Kontakt, klicken Sie in der Karte Berufliche Daten auf Bearbeiten und wählen Sie im Feld Unternehmen die Firma. Gibt es die Firma noch nicht, tippen Sie den Namen – sie wird beim Speichern angelegt. Für viele Kontakte auf einmal nutzen Sie die Massenaktion Unternehmen zuordnen.

Wie ändere ich viele Datensätze auf einmal?

Kreuzen Sie die Datensätze in der Liste an. In der Leiste darüber stehen Tags hinzufügen, Tags entfernen, Unternehmen zuordnen, Zusatzfeld setzen, Auswahl exportieren, Als Segment speichern und Löschen. Welche Aktionen Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab. Mehr: Listen, Suche, Filter und Ansichten.

Ich habe eine Firma als Person erfasst. Muss ich sie neu anlegen?

Nein. Öffnen Sie den Kontakt und klicken Sie auf In Unternehmen umwandeln. Spenden, Bescheinigungen und Belege ziehen mit; die Vorschau zeigt vorher genau, was umgebucht wird. Sie entscheiden, ob die Person als Ansprechpartner bestehen bleibt.

Kann ich eigene Felder anlegen?

Ja. Administratoren legen unter Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder Felder für alle Datensätze an. Alle, die einen Datensatz bearbeiten dürfen, können mit Zusatzfeld hinzufügen ein Feld Nur für diesen Datensatz anlegen. Mehr: Tags und eigene Felder.

Suchen und ordnen

Warum finde ich einen Kontakt nicht, obwohl er existiert?

Meist ist noch ein Filter aktiv – klicken Sie auf Filter zurücksetzen. Die Suche startet mit Enter. Suchen Sie eine Person über ihre Firma, setzen Sie das Häkchen Firmen mit durchsuchen oder nutzen Sie Suchen & Filtern. Gelöschte Datensätze finden Sie nur im Papierkorb.

Was ist der Unterschied zwischen Ansicht, Segment und Favoriten?

Eine Ansicht ist eine gespeicherte Arbeitsliste im CRM, als Filter oder als feste Auswahl. Ein Segment ist eine Zielgruppe für Aussendungen in der Kampagnen-App. Favoriten sind Ihre persönliche Merkliste, die nur Sie sehen.

Wie sehe ich, bei wem ich mich heute melden muss?

Unter Fällig – und in Kurzform auf der Start-Seite unter Jetzt fällig. Dort erscheint jeder Datensatz, bei dem in der Karte Status unter Nächster Kontakt am ein Datum gesetzt ist, und jede verknüpfte Aufgabe mit Fälligkeit. Mehr: Leads, Stufen und Wiedervorlage.

Import, Export und Duplikate

Wie importiere ich meine Adressen aus Excel?

Speichern Sie die Tabelle in Excel als CSV-Datei (am besten UTF-8). Klicken Sie dann in der Kontakt- oder Unternehmensliste auf Importieren, ordnen Sie die Spalten zu und wählen Sie, was mit bereits vorhandenen Einträgen passiert. Mehr: Importieren und exportieren.

Warum erhalte ich beim Export eine Fehlermeldung zur Berechtigung?

Für den Export von Unternehmen brauchen Sie das Recht Unternehmen exportieren. Der Export von Kontakten ist derzeit Administratoren vorbehalten. Bitten Sie Ihre Administratorin, den Export für Sie zu erstellen, oder lassen Sie Ihre Rechte prüfen.

Kann ich das Zusammenführen von Duplikaten rückgängig machen?

Nein. Der verworfene Datensatz wird endgültig gelöscht, er landet nicht im Papierkorb. Prüfen Sie deshalb im Dialog Zusammenführen bestätigen jeden Feldwert und den Abschnitt Wird NICHT übernommen, bevor Sie Endgültig zusammenführen klicken. Mehr: Doppelte Einträge zusammenführen.

Löschen und Datenschutz

Kann ich einen gelöschten Kontakt wiederherstellen?

Ja, wenn in Ihrer Organisation der Papierkorb freigeschaltet ist: Gelöschte Kontakte und Unternehmen liegen dort 30 Tage und lassen sich mit Wiederherstellen zurückholen. Ohne Papierkorb, nach Ablauf der 30 Tage oder nach einer Anonymisierung ist das nicht möglich.

Wie lösche ich eine Person vollständig?

Öffnen Sie den Kontakt, Reiter Datenschutz, und klicken Sie unter Recht auf Löschung ausführen auf Daten dieser Person löschen. Zur Bestätigung tippen Sie ANONYMISIEREN ein. Die Personendaten werden unwiderruflich entfernt; eine anonyme Hülle bleibt für die Buchhaltung bestehen. Mehr: Datenschutz, Einwilligungen und Löschung.

Wie gebe ich einer Person Auskunft über ihre gespeicherten Daten?

Im Reiter Datenschutz des Kontakts klicken Sie auf Auskunft erstellen und laden das Ergebnis Als JSON herunterladen oder Als Text herunterladen. Die Auskunft wird protokolliert.

Warum bekommt ein Kontakt keine Newsletter, obwohl er im CRM steht?

Meist fehlt eine nachgewiesene Einwilligung (Stand Unbekannt), die Person hat widersprochen oder es ist ein Sperrvermerk gesetzt. Prüfen Sie den Reiter Marketing. Ohne E-Mail-Adresse kann der Kontakt ohnehin keine E-Mails erhalten.

Andere Apps und KI

Warum sehe ich die Reiter „Rechnungen“ oder „Spenden“ nicht?

Diese Reiter erscheinen nur, wenn Ihre Organisation die Finanzen-App nutzt und Sie dort Belege bzw. Spenden sehen dürfen. Für Spenden muss zusätzlich die Spendenbuchhaltung freigeschaltet sein. Auch eine Administratorin kann einen Reiter ausgeblendet haben. Mehr: Die Detailseite.

Wie kommen E-Mails zu einem Kontakt?

Mit der E-Mail-App werden Mails aus verbundenen Postfächern anhand der E-Mail-Adresse automatisch zugeordnet. Zusätzlich – auch ohne E-Mail-App – können Sie Mails als .eml- oder .msg-Datei in den Reiter E-Mails ziehen. Aus Outlook ziehen Sie die Nachricht zuerst auf den Desktop. Mehr: Zusammenspiel mit anderen Apps.

Kostet die KI-Anreicherung etwas?

Mit AI verbessern und die Vorauswahl im PLZ-Enrichment nutzen die KI Ihrer Organisation und zählen gegen deren KI-Budget; der Dialog zeigt die verbrauchten Tokens. Daten enrichen und Kontaktdaten von der Website kommen ohne KI aus. Preise und Budget verwalten Administratoren. Mehr: KI-Anreicherung und Firmensuche.

Werden unsere Kontaktdaten an eine KI gegeben?

Nur, wenn Ihre Organisation KI eingeschaltet und die Verarbeitung von Personendaten erlaubt hat – und nur, wenn jemand ausdrücklich ein KI-Werkzeug wie Mit AI verbessern startet. Ist KI abgeschaltet, erscheinen diese Knöpfe gar nicht.

Wie können Kundinnen und Kunden online einen Termin bei uns buchen?

Eine Administratorin legt unter Termine mit Neuer Termin eine Terminseite an und gibt den Öffentlichen Link weiter oder bettet die Seite auf der eigenen Website ein. Mehr: Termine im CRM.

Rechte und Geräte

Warum fehlt mir ein Knopf, den meine Kollegin hat?

Entweder fehlt Ihnen ein Recht (etwa Kontakte löschen oder AI-Verbesserung nutzen), oder Sie sind nicht Administrator. Funktionen, die in Ihrer Organisation nicht freigeschaltet sind, fehlen bei allen. Fragen Sie Ihre Administratorin. Mehr: Benutzer und Rollen.

Wer sieht meine Kommentare und Favoriten?

Kommentare sehen alle in Ihrer Organisation, die den Datensatz sehen dürfen – nie der Kontakt selbst. Favoriten sieht nur Sie.

Kann ich das CRM auf dem Handy nutzen?

Ja, im Browser Ihres Handys. Die wichtigsten Bereiche stehen in der Leiste am unteren Rand, der Rest unter Mehr. Für Änderungen brauchen Sie eine Internetverbindung: Ohne Verbindung meldet Scorebase, dass die Änderung nicht gespeichert wurde.