Datenschutz, Einwilligungen und Löschung
Einwilligungen je Kanal festhalten, Sperrvermerke setzen, eine Datenauskunft erstellen, eine Person anonymisieren und gelöschte Datensätze im Papierkorb verwalten.
Worum es geht
Das CRM enthält Personendaten. Nach Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und DSGVO müssen Sie nachweisen können, wer in Werbung eingewilligt hat, Widersprüche beachten, auf Anfrage Auskunft geben und Daten löschen. Dafür gibt es:
| Wo | Wofür |
|---|---|
| Reiter Marketing (Kontakt) | Einwilligungen je Kanal, Widersprüche, Sperrvermerke |
| Reiter Datenschutz (Kontakt) | Datenauskunft erstellen, Recht auf Löschung ausführen |
| Übersicht eines Unternehmens | Einwilligung und Sperrvermerke des Unternehmens |
| Papierkorb | Gelöschte Datensätze wiederherstellen oder endgültig löschen |
| Aktivitätsprotokoll | Wer hat wann welchen Datensatz geändert oder gelöscht (nur Administratoren) |
Einwilligungen je Kanal
Im Reiter Marketing eines Kontakts sehen Sie für jeden der vier Kanäle E-Mail, SMS, WhatsApp und Brief den aktuellen Stand:
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Eingewilligt | Einwilligung mit Nachweis liegt vor |
| Bestandskunde | Werbung aufgrund eines Kaufs zulässig |
| Bestätigung ausstehend | Bestätigungsanfrage verschickt, noch nicht bestätigt |
| Widersprochen | Die Person will auf diesem Kanal nichts erhalten |
| Unbekannt | Kein Nachweis – nicht bewerben |
Die vier Kanäle gelten getrennt: Wer den Newsletter abbestellt, bekommt weiterhin Post; wer keine SMS will, ist damit nicht für E-Mail gesperrt.
Aktionen je Kanal (Recht Kontakte bearbeiten):
- Bestätigung senden schickt eine Bestätigungsanfrage (Double-Opt-in). Für den Brief gibt es keine Bestätigungsnachricht.
- Widersprechen erfasst einen Widerspruch nur für diesen Kanal.
- Einwilligung manuell erfassen: Kanal und Status wählen (Eingewilligt (mit Nachweis), Bestandskunde (Kauf-Referenz) oder Unbekannt / kein Nachweis), unter Nachweis (Quelle, Datum, Formulierung) den Beleg eintragen – etwa „Anmeldeformular Messe 12.5.2026, Kästchen Newsletter“ – und Erfassen klicken.
Der Verlauf zeigt jede erteilte und widerrufene Einwilligung mit Quelle und Datum. Der Nachweis wird als unveränderlicher Beleg gespeichert.
Wichtig: Eine Einwilligung gilt nur für die Adresse, für die sie erteilt wurde. Ändert sich die E-Mail-Adresse oder Mobilnummer, wird die Einwilligung nicht übertragen – Scorebase weist darauf hin. Holen Sie für die neue Adresse eine Bestätigung ein.
Die Kontaktliste zeigt oben unter Marketing-Einwilligung (E-Mail), wie viele Kontakte Eingewilligt, Bestandskunde, Bestätigung offen, Abgemeldet oder Unbekannt sind. Ein Klick auf eine Zahl filtert die Liste.
Sperrvermerke
Sperrvermerke wirken auf alle vier Kanäle zugleich und schlagen jede Einwilligung. Sie finden sie im Reiter Marketing unter Sperrvermerke:
| Vermerk | Wirkung |
|---|---|
| Kontaktsperre — gar nicht anschreiben | Werbliche Nachrichten werden auf allen Kanälen zurückgehalten |
| Aus Selektionen ausschliessen | Die Person erscheint in keinem Segment, keiner Kampagnen-Zielgruppe und keiner Rundsendung |
| Gesperrte Versandgruppen | Nur Aussendungen dieser Gruppen werden zurückgehalten |
Tragen Sie unter Grund oder Herkunft ein, woher der Wunsch kommt (etwa „telefonisch am 3.4.“), und klicken Sie auf Sperrvermerke speichern. Aktive Sperren stehen danach ganz oben auf der Detailseite.
Hinweis: Transaktionale Post – Spendenbestätigung, Steuerbescheinigung, Rechnung, Passwort-Zurücksetzung – wird trotz Sperre zugestellt.
Für Unternehmen finden Sie die entsprechenden Karten zu Einwilligung und Sperrvermerken im Reiter Übersicht.
Datenauskunft erteilen
Verlangt eine Person Auskunft über ihre Daten:
- Öffnen Sie den Kontakt und den Reiter Datenschutz.
- Klicken Sie unter Datenauskunft erteilen auf Auskunft erstellen. Scorebase stellt Stammdaten, Adresse, eigene Felder, Einwilligungen mit Nachweisen, Newsletter-Anmeldungen, Kampagnen-Zustellungen, interne Kommentare und die Lead-Bewertung zusammen.
- Laden Sie die Auskunft mit Als JSON herunterladen oder Als Text herunterladen herunter und geben Sie sie der Person.
Die Auskunft wird im Aktivitätsprotokoll vermerkt, mit Datum und der Person, die sie erstellt hat.
Recht auf Löschung ausführen
Verlangt eine Person die Löschung ihrer Daten:
- Erstellen Sie zuerst die Auskunft, falls die Person sie haben möchte – danach sind die Daten nicht mehr abrufbar.
- Klicken Sie unter Recht auf Löschung ausführen auf Daten dieser Person löschen.
- Tippen Sie zur Bestätigung
ANONYMISIERENein und bestätigen Sie.
Scorebase anonymisiert den Kontakt unwiderruflich: Name, E-Mail, Telefonnummern, Adresse, Notizen und alle eigenen Felder werden überschrieben bzw. entfernt, interne Kommentare gelöscht, Einwilligungen widerrufen und Newsletter-Anmeldungen abgemeldet. Der Datensatz bleibt als anonymisierte Hülle bestehen, damit verknüpfte Buchhaltungsbelege nicht verwaisen (Aufbewahrungspflicht) und die Person beim nächsten Import nicht erneut angeschrieben wird.
Voraussetzung: Recht Kontakte löschen.
Papierkorb
Ist der Papierkorb in Ihrer Organisation freigeschaltet, landen gelöschte Kontakte und Unternehmen dort und lassen sich 30 Tage lang samt Verknüpfungen wiederherstellen. Danach werden sie automatisch endgültig gelöscht.
- Öffnen Sie Papierkorb im Menü (oder den Knopf Papierkorb in der Unternehmensliste).
- Klicken Sie bei einem Eintrag auf Wiederherstellen oder auf Endgültig und bestätigen Sie Endgültig löschen?.
Wird ein Unternehmen endgültig gelöscht, werden Kontakte, die ebenfalls im Papierkorb liegen und zu ihm gehören, mit gelöscht. Den Papierkorb sieht, wer Unternehmen löschen darf.
Wichtig: Ohne freigeschalteten Papierkorb ist jedes Löschen sofort endgültig. Die Anonymisierung im Reiter Datenschutz und das Zusammenführen von Duplikaten gehen nie über den Papierkorb.
Nachvollziehen, wer was geändert hat
- Jede Detailseite zeigt unten das Änderungsprotokoll des Datensatzes.
- Administratorinnen und Administratoren sehen unter Aktivitätsprotokoll im Menü alle Änderungen und Löschungen der Organisation.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Daten dieser Person löschen fehlt | Ihnen fehlt das Recht Kontakte löschen | Administration fragen |
| Bestätigung senden ist nicht möglich | Keine Adresse für diesen Kanal hinterlegt | Adresse bzw. Mobilnummer im Kontakt ergänzen |
| Erfassen meldet, ein Nachweis fehle | Für „Eingewilligt“ ist ein Nachweis Pflicht | Quelle und Datum eintragen oder Unbekannt / kein Nachweis wählen |
| Ein gelöschter Kontakt ist nicht im Papierkorb | Papierkorb nicht freigeschaltet, 30 Tage abgelaufen oder der Kontakt wurde anonymisiert bzw. zusammengeführt | Nicht wiederherstellbar |
| Der Menüpunkt Papierkorb fehlt | Nicht freigeschaltet | Administration oder Support fragen |