Steuerbescheinigungen und Spendenauswertungen

Ziel

Sie stellen Ihren Spenderinnen und Spendern die jährliche Steuerbescheinigung aus, werten Ihre Spenden aus und erfüllen Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten.

Voraussetzungen

• Spendenbuchhaltung freigeschaltet (Menügruppe Spenden).
• Bescheinigungen erzeugen, ausstellen und versenden: Spenden-Stammdaten verwalten (Zwecke, Projekte, Patenschaften).
• ZEWO-Kostenquote und Spenden je Kostenstelle: Buchhaltung anzeigen; Kategorien zuordnen: Kontenplan verwalten.

Steuerbescheinigungen

Öffnen Sie Spenden → Steuerbescheinigungen. Die Seite erstellt Jahresbescheinigungen für verbuchte, steuerlich abzugsfähige Spenden.

Bescheinigungen für ein Jahr erzeugen

1. Wählen Sie das Jahr und klicken Sie auf Anzeigen.
2. Prüfen Sie den Kasten Ausnahmen im Bescheinigungslauf (siehe unten).
3. Klicken Sie auf Bescheinigungen für … generieren.

Scorebase fasst je Spender alle Spenden des Jahres zusammen. Berücksichtigt werden verbuchte Spenden, die für eine Bescheinigung vorgesehen sind – das ist jede Spende, bei der Sie in der Prüfung das Häkchen Bescheinigung nicht entfernt haben. Bereits vorhandene Bescheinigungen bleiben unverändert. Spender, die im Spenderprofil keine Bescheinigung wünschen, werden übersprungen; die Meldung nennt ihre Anzahl. Die Sprache der Bescheinigung stammt aus dem Spenderprofil.

Ausstellen und versenden

Die Liste zeigt je Bescheinigung Spender, Jahr, Betrag und Status. Spender mit Kommunikationskanal Post tragen das Kennzeichen Postversand.

Status	Nächste Aktion
Entwurf	Ausstellen (PDF erzeugen)
Ausgestellt	Per E-Mail versenden – das PDF geht als Anhang an den Spender
Versendet	–
Neuausstellung nötig	Neu ausstellen (PDF)

Mit PDF öffnen Sie die Bescheinigung jederzeit.

Wird eine Spende nach dem Ausstellen storniert oder korrigiert, markiert Scorebase die Bescheinigung als Neuausstellung nötig und zeigt oben, wie viele betroffen sind.

Postweg

Wer keine E-Mail-Adresse hat oder Post wünscht, bekommt die Bescheinigung gedruckt. Der Kasten Postweg — Bescheinigungen zum Ausdrucken stellt dafür einen Stapel zusammen, mit einem eigenen PDF je Empfänger:

1. Wählen Sie den Umfang Nur Postweg oder Ganzer Jahrgang.
2. Klicken Sie auf Fehlende PDFs erzeugen. Bei vielen Bescheinigungen meldet Scorebase „Noch … offen“ – klicken Sie erneut, es wird fortgesetzt.
3. Laden Sie den Stapel mit Stapel herunterladen herunter und drucken Sie ihn.
4. Nach dem Versand klicken Sie auf Als versendet vermerken.

Ausnahmen im Bescheinigungslauf

Dieser Kasten zeigt Fälle, die auf keiner Bescheinigung oder mit falschem Betrag erscheinen würden – bevor der Spender es im Januar merkt:

Ausnahme	Was zu tun ist
Bestätigt, aber nicht verbucht	Spende verbuchen, dann zählt sie mit
Bescheinigter Betrag weicht ab	Nach dem Lauf verbuchte Spenden ändern eine ausgestellte Bescheinigung nicht; neu ausstellen
Fremdwährung ohne CHF-Betrag	Kurs an der Spende erfassen
Ohne verwertbare Adresse	Adresse beim Kontakt oder Unternehmen ergänzen – sonst trägt das PDF nur den Namen
Spenden ohne Spender	Werden übersprungen; anonym verbuchte Spenden gehören hierher

ZEWO-Kostenquote

Berichte → ZEWO-Kostenquote teilt den Gesamtaufwand eines Zeitraums in Projektaufwand, Mittelbeschaffung (Fundraising-Kostenquote) und Verwaltung (Verwaltungskostenquote) auf und zeigt Gesamtaufwand, Gesamtertrag und den Anteil Nicht klassifiziert.

1. Wählen Sie den Zeitraum und klicken Sie auf Anwenden.
2. Ordnen Sie unter Aufwandskonten und ihre ZEWO-Kategorie jedem Aufwandskonto Projektaufwand, Mittelbeschaffung oder Verwaltung zu und klicken Sie auf Übernehmen. Nicht klassifizierte Konten stehen oben – sie machen die Quote unvollständig.
3. Bei Personalaufwand entscheidet oft die Kostenstelle: Unter Kostenstellen und ihre ZEWO-Kategorie setzen Sie eine Kategorie je Kostenstelle; sie sticht die Kategorie des Kontos.

Der Jahresvergleich der Kostenquoten zeigt die Entwicklung über mehrere Jahre. Mit ZEWO-Report als CSV exportieren geben Sie die Auswertung weiter.

Spenden je Kostenstelle

Berichte → Berichte → Spenden je Kostenstelle zeigt für einen Zeitraum das Spendenaufkommen je Kostenstelle und je Kampagne mit Anzahl, Betrag und Anteil. Stornierte und korrigierte Spenden zählen nicht. Die beiden Tabellen lassen sich nicht addieren, weil dieselbe Spende Kostenstelle und Kampagne trägt.

Aufbewahrung und Datenschutz

Spenden → Aufbewahrung zeigt je Jahrgang, wie viele Spenden noch Personenbezug haben und wann ihre Frist endet. Verbuchte Spenden sind Buchungsbelege und zehn Jahre aufbewahrungspflichtig (Art. 958f OR); gerechnet wird ab dem Spendendatum. Die Kennzahlen Frist abgelaufen und Läuft nächstes Jahr ab zeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

Auf der Detailseite eines Spenders (Spenden → Spender):

• Datenauskunft zeigt und exportiert alles, was die Spendenbuchhaltung zu dieser Person gespeichert hat – inklusive Steuerbescheinigungen, Aussendungen und Dokumenten.
• Löschbegehren löscht Spenderprofil (IBAN, ESR-Referenz, LSV-Mandat), Zahlungs-Rohdaten und Notizen. Spenden, die älter als zehn Jahre sind, verlieren zusätzlich den Personenbezug; jüngere behalten ihn als Buchungsbelege. Der Vorgang ist nicht umkehrbar, der Bericht danach nennt genau, was bleibt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Keine neuen Bescheinigungen für …“	Alle Spender des Jahres haben bereits eine	Nichts zu tun, bei Änderungen Neu ausstellen
Spender fehlt im Lauf	Keine verbuchte Spende, Häkchen Bescheinigung entfernt oder keine Einwilligung	Spende verbuchen bzw. Spenderprofil prüfen
Per E-Mail versenden schickt nichts	Spender wünscht Post oder hat keine E-Mail-Adresse	Über den Postweg versenden
Betrag auf der Bescheinigung zu tief	Nach dem Lauf verbuchte Spenden	Bescheinigung neu ausstellen
ZEWO-Quote wirkt zu gut	Aufwandskonten sind nicht klassifiziert	Kategorien zuordnen