Häufige Fragen zu Termine

Doppelbuchungen und Belegung

Kann ein Raum doppelt gebucht werden?

Nein. Ein Ort lässt sich zu keiner Zeit zweimal vergeben – die zweite Belegung wird abgewiesen, egal ob sie aus dem Planer, von der Buchungsseite, aus einem Kurs oder von Hand kommt. Ist der Ort mit dem Eventmanager verknüpft, wird auch eine Buchung abgewiesen, die mit einer Veranstaltung zusammenfällt, und umgekehrt. Mehr dazu: Orte, Räume und Ressourcen.

Warum kann eine Person trotzdem zwei Termine zur selben Zeit haben?

Bei Personen ist eine Überschneidung eine Warnung, keine Sperre. Beim Planen sehen Sie, wer belegt ist, und können bewusst Trotzdem planen wählen – etwa wenn jemand nur kurz dazukommt. Die Buchungsseite bietet eine Zeit nicht an, wenn die zuständige Person in Termine schon belegt ist: durch einen Termin aus dem Planer, eine Abwesenheit oder eine andere Buchung. Zeiten aus fremden Kalendern und Termine, die im CRM erfasst wurden, zeigt der Planer als belegt; die Buchungsseite berücksichtigt derzeit nur, was in der Belegung von Termine selbst steht.

Was passiert, wenn zwei Gäste gleichzeitig dieselbe Zeit wählen?

Wer zuerst eine Zeit wählt, bekommt sie für die Dauer von Reservierung hält reserviert. Der zweite Gast sieht „Diese Zeit ist inzwischen vergeben.“ und wählt eine andere. Die Entscheidung trifft die Datenbank, nicht die Reihenfolge der Klicks – eine Doppelvergabe kann dabei nicht entstehen.

Wie viele Personen können eine Zeit gleichzeitig buchen?

Das hängt von der Art der Strecke ab. Eine Strecke der Art Person oder Ort hat einen Platz je Zeit. Eine Strecke der Art Ressource hat so viele Plätze, wie Sie im Reiter Verfügbarkeit unter Plätze gleichzeitig eintragen. Die Startzeiten liegen innerhalb Ihrer Zeitfenster im Raster von 15 Minuten. Siehe Buchungsstrecke einrichten.

Zeitzonen und Kalender

In welcher Zeitzone sieht der Gast die Zeiten?

In der Zeitzone der Buchungsstrecke, die Sie im Reiter Verfügbarkeit unter Zeitzone wählen. Die Buchungsseite sagt das ausdrücklich („Alle Zeiten in der Ortszeit …“), und die Nachrichten nennen die Zeit mit Zeitzonen-Kürzel. Ein Gast im Ausland sieht also die Zeit am Ort des Termins, nicht seine eigene. Der Planer zeigt dagegen alle Zeiten in Schweizer Zeit – bei einer Strecke mit anderer Zeitzone steht derselbe Zeitpunkt dort anders da.

Werden Feiertage automatisch gesperrt?

Nein. Unter Einstellungen steht beim Feiertagskalender „Keine Quelle hinterlegt“. Tragen Sie Feiertage für Räume als Sperrzeit und für Personen als Abwesenheit ein – oder schliessen Sie den Tag in den Zeitfenstern der Strecke. Siehe Sperrzeit eintragen.

Kann ich meine Termine in Outlook oder Google Kalender sehen?

Ja, als Abonnement. Unter Einstellungen → Schnittstelle → Kalender-Abgleich erzeugen Sie eine Abo-Adresse, die Sie in Ihrem Kalenderprogramm einfügen. In die andere Richtung binden Sie fremde Kalender in der App Aufgaben ein. Siehe Kalender-Abgleich.

Umbuchen und Absagen

Ein Gast will umbuchen – wie geht das?

Öffnen Sie die Buchung unter Eingänge, klicken Sie auf Verschieben, wählen Sie die neue Zeit und bestätigen Sie. Scorebase holt zuerst den neuen Platz und gibt erst dann den alten frei; ist die neue Zeit belegt, bleibt alles, wie es war. Beim Verschieben geht keine Nachricht an den Gast – bestätigen Sie ihm die neue Zeit selbst. Siehe Eine Buchung verschieben.

Kann der Gast selbst absagen oder umbuchen?

Derzeit nicht. Die Platzhalter {Absagelink} und {Verschiebelink} führen auf die Buchungsseite der Strecke, dort lässt sich eine bestehende Buchung aber nicht ändern. Schreiben Sie in die Bestätigung, wie man Sie für eine Absage oder Umbuchung erreicht, und nehmen Sie die Änderung unter Eingänge vor.

Kann ich eine Absage rückgängig machen?

Nein. Eine abgesagte Buchung bleibt als Datensatz stehen, ihre Zeit ist aber sofort wieder frei. Soll der Termin doch stattfinden, erfassen Sie ihn unter Eingänge mit Buchung erfassen neu – sofern die Zeit noch frei ist.

Was passiert mit dem Geld, wenn ich eine Buchung absage?

Im Absage-Dialog steht, wie viel nach der Stornoregel der Strecke zurückgeht. Mit Betrag jetzt zurückerstatten erfassen Sie die Rückerstattung gleich mit; es entsteht ein Gegenbeleg. Das Geld selbst zahlen Sie über Ihren Zahlungsanbieter oder Ihre Bank zurück. Siehe Bezahlung, Zahlungen und Stornoregeln.

Erinnerungen und Nachrichten

Warum kam die Erinnerung nicht an?

Meistens fehlt eine passende Regel. Prüfen Sie unter Erinnerungen, ob eine Regel in Betrieb ist und unter Gilt für die richtige Strecke steht. Danach hilft der Abschnitt Nicht hinausgegangen, 30 Tage: Dort steht jeder Fall mit Grund, etwa „Adresse unzustellbar“ oder „Ruhezeit — verschoben“. Wurde erst kurz vor dem Termin gebucht und war die Erinnerung da schon mehr als zwei Stunden fällig, wird sie nicht nachgeschickt. Siehe Erinnerungen einrichten.

Warum bekommt ein Gast die Nachricht auf Deutsch?

Für seine Sprache ist in der Strecke kein Text hinterlegt – dann geht der deutsche hinaus. Hat die Erinnerungsregel einen eigenen Wortlaut, gilt dieser für alle Sprachen. Ergänzen Sie die Übersetzung im Reiter Bestätigungen der Strecke.

Bekommen Beteiligte eine Einladung oder Erinnerung zu internen Terminen?

Nein. Beim Planen, Verschieben oder Absagen eines internen Termins verschickt Scorebase derzeit keine Einladung und keine Nachricht, und Erinnerungen gehen nur zu Buchungen aus Buchungsstrecken hinaus. Die Beteiligten sehen den Termin im Planer und in Mein Tag; informieren Sie sie bei Bedarf selbst.

Bezahlung

Kann der Gast online bezahlen?

Nur, wenn Sie die Buchung über die Schnittstelle in Ihre eigene Website einbinden und Ihre Organisation einen Zahlungsanbieter eingerichtet hat. Auf der eigenen Buchungsseite unter …/termine/b/<kennung> wird kein Geld eingezogen; der Gast sieht den Betrag, und die Zahlungsart wird bei der Bestätigung vereinbart. Siehe Wie bezahlt wird.

Warum ist eine Buchung mit Anzahlung plötzlich abgesagt?

Eine Buchung mit Anzahlung oder vollem Betrag bleibt nur so lange reserviert, wie unter Reservierung hält eingestellt ist. Wurde sie in dieser Zeit nicht freigegeben, wird der Platz wieder frei, und die Buchung erscheint als Abgesagt. Geben Sie solche Buchungen unter Eingänge rechtzeitig frei – Zahlung erfassen allein bestätigt die Buchung nicht.

Wo sehe ich, was eingenommen wurde?

Unter Zahlungen mit Kacheln für eingenommene, offene, erstattete und fehlgeschlagene Beträge; unter Eingänge in der Kachel Eingenommen (30 Tage); unter Auswertungen als Umsatz je Strecke. Ist das Verbuchen eingeschaltet, stehen die Belege zusätzlich in der App Finanzen.

Nichterscheinen

Wie halte ich fest, dass jemand nicht erschienen ist?

Bei Kursen im Abschnitt Anwesenheit der Kursseite: ein Klick auf das Feld, bis gefehlt steht. Für einzelne Buchungen aus einer Buchungsstrecke gibt es in Termine derzeit keinen Knopf „Nicht erschienen“. Halten Sie es dann beim Kontakt im CRM fest. Die Regel Bei Nichterscheinen unter Erinnerungen verschickt nur bei Buchungen etwas, die als nicht erschienen markiert sind.

Wie senke ich die Zahl der Gäste, die nicht erscheinen?

Mit Erinnerungen: eine Regel Vor dem Termin einen Tag vorher an den Gast, bei Bedarf eine zweite zwei Stunden vorher. Nennen Sie im Text, wie man absagt. Wie viele nicht erschienen sind, zeigen Erinnerungen und Auswertungen in der Kachel Nichterscheinen.

Rechte, Daten und Geräte

Warum sehe ich einen Bereich im Menü nicht?

Entweder ist der Bereich in Ihrer Organisation nicht freigeschaltet – Buchungsstrecken, Kurse, Zahlungen, Erinnerungen und Auswertungen werden einzeln freigeschaltet –, oder Ihnen fehlt das nötige Recht. Wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support. Welches Recht wofür nötig ist: Rechte.

Warum steht bei einer Person nur „belegt“?

Die Belegung gehört einer App, auf die Sie keinen Zugriff haben, etwa einer Schicht im Eventmanager oder einem privaten Kalender. Dass jemand belegt ist, sieht jede App; warum, nur wer Zugriff auf die besitzende App hat. Das ist so gewollt und schützt die Privatsphäre Ihrer Kolleginnen und Kollegen.

Was passiert mit bestehenden Buchungen, wenn ich eine Strecke zurückziehe oder stilllege?

Nichts. Zurückziehen nimmt nur das Angebot von der Buchungsseite, Stilllegen nimmt die Strecke aus jeder Auswahl. Bereits vereinbarte Buchungen bleiben bestehen und stehen weiter unter Eingänge.

Was passiert mit den Daten der Gäste?

Aus jeder Buchung entsteht nach einer festen Regel ein Kontakt im CRM oder die Buchung wird einem bestehenden zugeordnet; bei mehreren Treffern entscheidet ein Mensch. Ohne gesetzten Einwilligungshaken wird keine Buchung angenommen. Die Messung für die Auswertungen kommt ohne Cookie aus, ihre Rohdaten verfallen nach 90 Tagen. Wie Sie Kontaktdaten auskunften oder löschen, beschreibt das CRM: CRM im Überblick.

Geht das auch auf dem Telefon?

Ja. Die App Termine läuft im Browser und passt sich an Tablet und Telefon an; ebenso die Buchungsseite für Ihre Gäste. Für die Arbeit braucht es eine Internetverbindung.

Kann ich einen Termin endgültig löschen?

Ja, auf der Detailseite des Termins mit Endgültig löschen – zum Bestätigen tippen Sie den Titel ein. Dafür brauchen Sie das Recht Orte und Ressourcen verwalten. Wollen Sie den Termin nur nicht stattfinden lassen, ist Absagen meist die bessere Wahl: Der Termin bleibt nachvollziehbar, die Zeit wird trotzdem frei. Buchungsstrecken und Ressourcen werden nie gelöscht, sondern stillgelegt.