Dashboards anlegen, anordnen und freigeben

Ziel

Sie legen ein eigenes Dashboard an, ordnen die Kacheln so an, wie Sie sie lesen wollen, und geben das Dashboard an Kolleginnen und Kollegen weiter.

Voraussetzungen

• Die Funktion „Eigene Dashboards und Abfragen bauen" ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ob das so ist, sehen Sie in Analytics unter Einstellungen.
• Je nach Aufgabe diese Rechte (Rechteverwaltung, Bereich Analytics):

Aufgabe	Recht
Dashboard anlegen, Vorlage kopieren, duplizieren	Dashboards erstellen
Anordnen, Kacheln hinzufügen und ändern, umbenennen	Eigene Dashboards bearbeiten und Abfragen ausführen
Löschen	Eigene Dashboards löschen
Freigeben	Dashboards freigeben
Fremde Dashboards verwalten	Alle Dashboards der Organisation verwalten

• Das Bearbeiten braucht einen grösseren Bildschirm und eine Maus. Auf Smartphone und Tablet erscheint „Das Bearbeiten von Dashboards braucht einen grösseren Bildschirm."

Ein Dashboard anlegen

Einen leeren „Neu"-Knopf gibt es nicht. Ein Dashboard entsteht auf einem dieser drei Wege:

1. Aus einer Vorlage: vorgefertigtes Dashboard öffnen, Kopie erstellen, Namen vergeben. Das ist der schnellste Weg – siehe Vorgefertigte Dashboards und Tabellen.
2. Beim Speichern einer Kachel: Im Abfrage-Builder bei Kachel speichern unter In Dashboard den Eintrag Neues Dashboard wählen und den Namen des neuen Dashboards eintragen – siehe Eigene Auswertungen im Abfrage-Builder.
3. Durch Duplizieren: In einem vorhandenen Dashboard im Menü … auf Duplizieren klicken. Die Kopie heisst „Name (Kopie)" und öffnet sofort.

Jedes neue Dashboard gehört Ihnen und ist zunächst nur für Sie sichtbar (Nur ich). Freigaben werden beim Duplizieren nicht mitkopiert.

Kacheln anordnen

1. Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie auf Bearbeiten. Die Kacheln erscheinen als Rahmen mit ihrem Titel.
2. Verschieben: Ziehen Sie eine Kachel an ihrer Titelzeile an die neue Stelle. Die übrigen Kacheln rücken nach.
3. Grösse ändern: Ziehen Sie an der unteren rechten Ecke – oder öffnen Sie das Kachelmenü (…) und wählen Sie unter Grösse Klein, Mittel oder Breit.
4. Klicken Sie auf Anordnung speichern. Bis dahin zeigt die Leiste „Nicht gespeicherte Änderungen", danach „Anordnung gespeichert".
5. Mit Zurück zum Dashboard sehen Sie das Ergebnis mit Zahlen.

Verlassen Sie die Seite mit ungespeicherter Anordnung, fragt der Browser vorher nach.

Kacheln hinzufügen, duplizieren, entfernen

Im Bearbeitungsmodus:

• Kachel hinzufügen: Wählen Sie im Dialog Neue Kachel eine Darstellung und klicken Sie auf Kachel hinzufügen, oder wählen Sie Leere Kachel im Builder öffnen. Der Abfrage-Builder öffnet mit diesem Dashboard als Ziel.
• Kachel duplizieren (Kachelmenü): legt sofort eine Kopie der Kachel an.
• Kachel entfernen (Kachelmenü): nach der Rückfrage „Diese Kachel wirklich entfernen?" und Löschen ist die Kachel sofort weg.

Duplizieren und Entfernen wirken sofort und brauchen kein Anordnung speichern. Ein Entfernen lässt sich nicht rückgängig machen.

Tipp: Speichern Sie eine geänderte Anordnung, bevor Sie auf Kachel hinzufügen klicken. Der Wechsel in den Abfrage-Builder verwirft eine ungespeicherte Anordnung.

Den Inhalt einer Kachel ändern

1. Öffnen Sie im Dashboard das Kachel-Menü (…) und wählen Sie Kachel bearbeiten.
2. Der Abfrage-Builder öffnet mit Datensatz, Feldern, Filtern und Formatierung dieser Kachel.
3. Ändern Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Kachel speichern und danach auf Speichern.

Umbenennen, duplizieren, löschen

Das Menü … im Kopf des Dashboards bietet:

Eintrag	Was passiert
Umbenennen	Neuer Name, Speichern – Meldung „Dashboard umbenannt"
Duplizieren	Kopie „Name (Kopie)" wird angelegt und geöffnet – Meldung „Kopie erstellt"
Löschen	Rückfrage „Dashboard löschen?" – das Dashboard verschwindet aus der Liste, seine Kacheln und Einstellungen gehen verloren

Löschen darf nur der Besitzer (oder wer alle Dashboards der Organisation verwalten darf). Eine Funktion zum Wiederherstellen gibt es in der Oberfläche nicht. Datenquellen, die aus Kacheln dieses Dashboards entstanden sind, liefern danach keine Daten mehr; widerrufen Sie sie unter Exporte → Datenquellen.

Die Beschreibung eines Dashboards legen Sie beim Kopieren einer Vorlage fest; nachträglich ändern lässt sie sich nicht.

Ein Dashboard freigeben

1. Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie auf Freigeben.
2. Wählen Sie im Dialog Dashboard freigeben die Sichtbarkeit:

Sichtbarkeit	Wer sieht das Dashboard	Wer darf es bearbeiten
Nur ich	Niemand ausser Ihnen	Nur Sie
Ganze Organisation	Alle Mitglieder mit dem Recht, Dashboards zu sehen	Nur Sie
Bestimmte Rollen	Nur Mitglieder der gewählten Rollen	Rollen mit Zugriff Bearbeiten
Bestimmte Personen	Nur die gewählten Personen	Personen mit Zugriff Bearbeiten

3. Bei Bestimmte Rollen oder Bestimmte Personen: Suchen Sie im Feld Rolle oder Person suchen, klicken Sie auf die gewünschten Einträge und stellen Sie je Eintrag Ansehen oder Bearbeiten ein.
4. Klicken Sie auf Speichern. Analytics meldet „Freigabe gespeichert."

Gut zu wissen:

• Freigeben kann nur der Besitzer des Dashboards (oder wer alle Dashboards der Organisation verwalten darf) – und nur mit dem Recht Dashboards freigeben.
• Grundrollen stehen nicht zur Wahl. Sollen alle Benutzer das Dashboard sehen, wählen Sie Ganze Organisation. Wählbar sind die eigenen Rollen Ihrer Organisation.
• Eine Freigabe ersetzt keine Datenrechte. Jede Kachel zeigt nur, was die betrachtende Person selbst sehen darf. Kacheln ohne ihre Quell-Rechte erscheinen bei ihr gar nicht, und ohne das Recht Abfragen ausführen bleiben alle Kacheln leer.
• Die Auswahlliste zeigt höchstens 50 Rollen und 50 Personen auf einmal und sagt es, wenn es mehr gibt. Wer fehlt, finden Sie über die Suche.
• Wechseln Sie die Sichtbarkeit, wird die Auswahl der Empfänger geleert.

Wer darf was

Aktion	Besitzer	Freigabe „Bearbeiten"	Freigabe „Ansehen" oder Ganze Organisation	Mit „Alle Dashboards der Organisation verwalten"
Ansehen	ja	ja	ja	ja
Anordnen, Kacheln ändern, umbenennen	ja	ja	nein	ja
Duplizieren	ja	ja	ja	ja
Freigeben	ja	nein	nein	ja
Löschen	ja	nein	nein	ja

Für jede Aktion braucht die Person zusätzlich das passende Analytics-Recht aus der Tabelle unter „Voraussetzungen".

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Der Knopf Bearbeiten fehlt	Keine Bearbeiten-Freigabe, Recht fehlt oder „Eigene Dashboards und Abfragen bauen" ist nicht freigeschaltet	Besitzer um Freigabe mit Bearbeiten bitten bzw. Administratorin fragen
„Vorgefertigte Dashboards lassen sich nicht bearbeiten. Erstelle zuerst eine Kopie."	Sie sind in einer Vorlage	Kopie erstellen und die Kopie bearbeiten
„Jemand anderes hat dieses Dashboard inzwischen geändert. Bitte neu laden und noch einmal versuchen."	Eine andere Person hat zwischenzeitlich gespeichert	Neu laden, Änderung wiederholen – so überschreibt niemand die Arbeit eines anderen
Der Knopf Freigeben fehlt	Sie sind nicht der Besitzer, oder Ihnen fehlt Dashboards freigeben	Besitzer bitten
Speichern im Freigabe-Dialog ist ausgegraut	Bei „Bestimmte Rollen" oder „Bestimmte Personen" ist noch niemand gewählt	Mindestens einen Eintrag anklicken oder eine andere Sichtbarkeit wählen
Eine Kollegin sieht das freigegebene Dashboard, aber leere oder fehlende Kacheln	Ihr fehlen Abfragen ausführen oder Leserechte in den Herkunfts-Apps	Rechte über die Administration vergeben lassen
Duplizieren fehlt im Menü	Recht Dashboards erstellen fehlt	Administratorin oder Administrator fragen