Reservierungen annehmen und führen

Worum es geht

Unter Reservierungen führen Sie die Tagesliste: wer wann mit wie vielen Personen kommt, an welchem Tisch, mit welchem Hinweis. Hier nehmen Sie Reservierungen am Telefon auf, lassen Gäste ankommen und sagen ab.

Voraussetzungen

• Ein Betrieb mit Zonen, Tischen und mindestens einer Sitzung ist eingerichtet.
• Zum Ansehen brauchen Sie Tischplan und Reservierungen anzeigen, zum Aufnehmen, Ändern und Absagen Reservierungen, Warteliste und Abholung führen.
• Gastprofile im Dialog sehen Sie nur mit Gastprofile anzeigen oder Gastprofile pflegen.

Die Tagesliste

Oben blättern Sie mit Ein Tag zurück und Ein Tag weiter durch die Tage. Die Kopfzeile zeigt Datum, Anzahl Reservierungen und Gäste.

• Filter: Alle, Abend, Mittag, Ohne Tisch, Überfällig
• Suche: nach Name oder Telefon
• Spalten: Zeit, Gast, Personen, Tisch, Hinweis, Zustand; unter dem Namen steht die Herkunft (Telefon, Website, Laufkundschaft, Partnerportal oder „ohne Angabe")

Die Zustände:

Zustand	Bedeutung
Anfrage	Muss noch bestätigt werden (siehe unten)
Erwartet	Bestätigt, der Gast kommt noch
Überfällig	Die Zeit ist vorbei, der Gast ist noch nicht da
Da	Der Gast sitzt
Wartet an der Bar	Der Gast ist da, der Tisch aber noch nicht
Abgesagt	Abgesagt – vom Gast oder vom Betrieb
Nicht erschienen	Der Tisch blieb leer

Eine Reservierung ohne Tisch steht mit „offen" in der Spalte Tisch. Sie wird am Tischplan gesetzt; die Auslastungsbremse hat sie trotzdem schon gezählt.

Eine Reservierung aufnehmen

1. Klicken Sie auf Reservierung aufnehmen.

2. Füllen Sie den Dialog Reservierung anlegen aus:

   Feld	Bedeutung
   Datum, Zeit	Wann der Gast kommt
   Personen	Mit − und + oder direkt eintippen
   Zone	Ein Wunsch wie „Terrasse", sonst Ohne Wunsch
   Gast	Der Name. Gibt es schon ein Gastprofil, erscheint es beim Tippen mit der Anzahl Besuche.
   Telefon	Für Rückfragen
   Anlass	Etwa Geburtstag oder Geschäftsessen
   Anmerkung	Hinweise für den Service
   Herkunft	Telefon, Website, Laufkundschaft oder Partnerportal

3. Unter Tischvorschlag stehen passende Tische mit einer Einschätzung – passt genau, zu gross (mit den leeren Plätzen), nur noch … Minuten frei oder belegt. Tippen Sie einen Tisch an, um ihn zu wählen. Ohne Wahl kommt die Reservierung ohne Tisch an.

4. Darüber steht die Sitzungsdauer: wie lange der Gast sitzt und bis wann der Tisch inklusive Puffer gehalten wird.

5. Klicken Sie auf Reservierung anlegen.

Pflicht sind Datum, Zeit, Personen und Gast.

Gut zu wissen: Ist die Gruppe grösser als das, was online gebucht werden darf, zeigt der Dialog einen Hinweis. Am Telefon können Sie sie trotzdem aufnehmen.

Wählen Sie im Gastprofil einen Gast mit Allergien, erscheinen diese im Dialog und später auf jeder Bonzeile des Tisches.

Eine Reservierung ändern

Öffnen Sie im Menü der Zeile Bearbeiten. Sie können Zeit, Personen, Tisch und Hinweise ändern. Abgesagte und nicht erschienene Reservierungen lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Der Gast ist da

1. Öffnen Sie im Menü der Zeile Gast ist da – oder im Tischplan bei den erwarteten Gästen Ist da.

2. Wählen Sie:

   Wahl	Wirkung
   gesetzt	Der Tisch ist belegt, die Sitzung läuft ab jetzt.
   wartet an der Bar	Der Tisch wird wieder freigegeben, die Reservierung bleibt offen.
   nicht erschienen	Der Tisch blieb leer. Zählt in der Auswertung und im Gastprofil.

3. Klicken Sie auf Übernehmen.

„Gesetzt" braucht einen zugewiesenen Tisch. „Nicht erschienen" geht frühestens zwanzig Minuten nach der reservierten Zeit – vorher zeigt der Dialog, wie viele Minuten noch fehlen.

Tipp: Markieren Sie Nichterscheinen konsequent. Nur so stimmen die Nichterscheinen-Quote in den Auswertungen und die Angaben im Gastprofil.

Eine Reservierung absagen

1. Öffnen Sie im Menü der Zeile Absagen.
2. Wählen Sie einen Grund: Gast hat selbst abgesagt, Gast war nicht erreichbar, Zu viele Gäste in dieser Zeit, Kein passender Tisch, Betrieb an diesem Abend geschlossen, Doppelt eingetragen oder Anderer Grund. Der Grund bleibt intern.
3. Unter Das bekommt der Gast zu hören steht ein Textvorschlag. Scorebase verschickt ihn nicht – geben Sie ihn am Telefon oder in einer eigenen Nachricht weiter.
4. Klicken Sie auf Absagen.

Der Tisch ist sofort wieder buchbar. Die Warteliste rückt nicht von selbst nach – wer nachrückt, entscheidet der Service.

Online-Reservierungen und Anfragen

Gäste reservieren online über die App Termine: Der Betrieb ist dort eine Buchungsstrecke. Formular, Bestätigungen und die öffentliche Adresse stellen Sie dort ein; unter Sitzungen und Auslastung führen die Reiter Formular, Bestätigungen und Veröffentlichung direkt dorthin. Welche Zeiten angeboten werden, rechnet Scorebase aus Öffnungszeiten, Sitzungen, Sonderzeiten, Vorlauf, Horizont und Auslastungsbremse – siehe Sitzungen und Auslastung.

Ist in den Einstellungen (Reiter Reservierung) Bestätigung verlangen eingeschaltet, kommen Reservierungen mit der Herkunft „Website" als Anfrage herein. Gastro selbst hat keinen Knopf zum Bestätigen einer Anfrage. Bestätigt wird in der App Termine unter Eingänge mit Freigeben.

Tipps

• Nutzen Sie den Filter Ohne Tisch vor dem Service: So sehen Sie, welche Reservierungen am Tischplan noch gesetzt werden müssen.
• Tragen Sie Allergien nicht in die Anmerkung, sondern ins Gastprofil. Dann erscheinen sie bei jedem Besuch auf dem Bon.
• Die Herkunft hilft später in den Auswertungen zu sehen, woher Ihre Gäste kommen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Reservierung aufnehmen ist grau	Kein Betrieb oder fehlendes Recht	Betrieb einrichten bzw. Reservierungen, Warteliste und Abholung führen geben lassen.
Meldung „Zu dieser Zeit wird nichts angenommen."	Ausserhalb der Sitzungen oder Öffnungszeiten	Zeit prüfen oder Sitzungen anpassen.
Meldung „Das liegt nach der letzten Annahme dieser Sitzung."	Zu spät für die Sitzung	Frühere Zeit wählen oder die letzte Annahme verschieben.
Meldung „In dieser Viertelstunde ist die Küche voll — nicht der Raum."	Die Auslastungsbremse greift	Eine andere Viertelstunde wählen oder die Bremse anpassen.
Meldung „Für diese Gruppengrösse ist kein Tisch lang genug frei."	Kein passender Tisch für die ganze Dauer	Andere Zeit wählen, Tische als zusammenlegbar pflegen oder ohne Tisch aufnehmen.
Nicht erschienen lässt sich nicht wählen	Die zwanzig Minuten sind noch nicht vorbei	Etwas warten; der Dialog zeigt die Restzeit.
Gesetzt lässt sich nicht wählen	Die Reservierung hat keinen Tisch	Zuerst über Bearbeiten einen Tisch zuweisen.
Meldung „Ein anderes Gerät ist gerade an diesem Eintrag."	Jemand hat die Reservierung gleichzeitig geändert	Die Liste neu laden und nachsehen.