Daten importieren und exportieren
Wo Sie in Scorebase Daten aus Dateien übernehmen und als CSV, Excel, PDF oder JSON herausgeben, mit Formaten, Rechten und den häufigsten Stolpersteinen.
Überblick
Jede App hat ihre eigenen Import- und Exportfunktionen, dort, wo die Daten liegen. Dieser Artikel sammelt, was es gibt und wo Sie es finden. Die Einzelheiten stehen in den Artikeln der Apps.
Wichtig: Einige Importe und Exporte sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet oder brauchen ein eigenes Recht. Fehlt ein Knopf, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
Importieren
| App | Was | Wo | Format |
|---|---|---|---|
| CRM | Kontakte | Kontaktliste → Importieren | CSV; erste Zeile mit Spaltenüberschriften, Trennzeichen Semikolon oder Komma, UTF-8 empfohlen |
| CRM | E-Mails zu einem Kontakt ablegen | Reiter E-Mails am Kontakt, Datei hineinziehen | E-Mail-Dateien (.eml) |
| CRM, Kampagnen | Abonnenten eines Newsletters | Kampagnen → Zielgruppen → Abonnenten → Importieren | CSV, höchstens 5 MB, Pflichtfeld E-Mail; Spalten werden zugeordnet |
| Finanzen | Daten aus bexio | Finanzen → Import (Bexio-Import) | wie in der Oberfläche beschrieben |
| Finanzen | Bankauszüge | Finanzen → Bankabgleich | camt-Dateien, auch mehrere oder als Archiv; alternativ CSV |
| Finanzen | Spenden aus Bankdaten | Finanzen → Bank-/ESR-Import | Bankdateien der Spendenkonten |
| Aufgaben | Aufgaben und Projekte | Importieren in Aufgaben; eigener Import von Trello-Boards | CSV bzw. Trello |
| Aufgaben | Materialkatalog | Einstellungen der Materialquellen | Adresse einer CSV-Tabelle, zum Beispiel aus Google Sheets |
| E-Commerce | Produkte | Import im E-Commerce | CSV, Trennzeichen Semikolon, UTF-8, erste Zeile Spaltennamen; die Artikelnummer entscheidet, ob ein Produkt neu ist |
| Inhalte | Einträge einer Sammlung | Import und Export in Inhalte | CSV oder JSON |
Vor jedem Import
- Kleine Testdatei zuerst. Importieren Sie fünf bis zehn Zeilen und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie die ganze Liste einlesen.
- UTF-8 speichern. Sonst werden Umlaute zu Fragezeichen. In Excel: Speichern unter → CSV UTF-8.
- Spaltenüberschriften in der ersten Zeile, eine Zeile je Datensatz.
- Dubletten vermeiden. Prüfen Sie vorher, ob es die Datensätze schon gibt. Im CRM lassen sich doppelte Kontakte nachträglich zusammenführen.
Exportieren
| App | Was | Wo | Format |
|---|---|---|---|
| CRM | Kontakte (mit aktuellem Filter) | Kontaktliste → Exportieren | CSV |
| Kampagnen | Kennzahlen und Empfänger einer Kampagne | Berichte → CSV-Export, Empfänger als CSV | CSV |
| Finanzen | Rechnungen, Angebote, Gutschriften | Im Beleg: Rechnung drucken (PDF), mit oder ohne Logopapier, QR-Einzahlungsschein | |
| Finanzen | Spendenlisten | Über der Liste: Exportieren: CSV oder Excel | CSV, Excel |
| Eventmanager | Abrechnung eines Events | Reiter Abrechnung → Excel-Abrechnung | Excel |
| Aufgaben | Aufgaben; Leistungen zur Verrechnung | Exportieren (CSV); Verrechnung → bexio-CSV | CSV |
| Personal | Berichte zu Betrieben, Mitarbeitenden, Buchungen und Saldi; Stunden für das Lohnbüro | Berichte, Lohn | CSV |
| Analytics | Auswertungen | Exportieren → Als Datei exportieren | u. a. CSV |
| Dashboard | Protokoll des KI-Assistenten | Freigaben → Protokoll → Als CSV exportieren | CSV |
| Dashboard | Bearbeitungsverzeichnis der Organisation | Datenschutz → Als PDF exportieren (nur Administratoren) |
Ihre eigenen Daten
Ihre persönlichen Daten laden Sie selbst herunter:
- Oben rechts auf Ihren Namen → Mein Profil.
- Im Abschnitt Datenschutz & DSGVO bei Meine Daten herunterladen auf Export anfordern klicken.
- Export-Format wählen: JSON (maschinenlesbar), PDF (lesbar) oder Beide Formate.
- Bestätigen und absenden. Den Download-Link erhalten Sie per E-Mail. Er ist 7 Tage gültig. Danach fordern Sie bei Bedarf einen neuen Export an.
Solange der Export läuft, steht Wird erstellt; ist er fertig, Bereit mit dem Link Herunterladen.
Rechte
Import und Export sind in der Rechteverwaltung eigene Rechte. Unter Aktionen → Daten gibt es Daten exportieren und Daten importieren; einzelne Apps haben zusätzlich eigene Rechte (in Aufgaben zum Beispiel Import/Export). Fehlt Ihnen ein Recht, zeigt Scorebase eine Meldung über die fehlende Berechtigung. Ihre Administratorin kann es vergeben, siehe Benutzer und Rollen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Umlaute sind nach dem Import kaputt. | Die Datei ist nicht in UTF-8 gespeichert. | Als CSV UTF-8 speichern und erneut importieren. |
| Alle Werte landen in einer Spalte. | Falsches Trennzeichen. | Semikolon oder Komma verwenden, wie beim Import angegeben. |
| „Bitte eine CSV-Datei auswählen." | Die Datei ist eine Excel-Datei. | In Excel als CSV speichern. |
| Der Knopf Exportieren fehlt. | Die Funktion ist nicht freigeschaltet oder Ihnen fehlt das Recht. | Administratorin fragen. |
| Der Download-Link Ihres Datenexports funktioniert nicht mehr. | Er ist nach 7 Tagen abgelaufen. | Neuen Export anfordern. |
| Im E-Commerce entstehen doppelte Produkte. | Die Artikelnummer ist anders geschrieben (Gross- und Kleinschreibung zählt). | Artikelnummern genau so schreiben wie im Bestand. |