Einstellungen der App Personal

Ziel

Sie richten die Grundlagen ein, auf denen Planung, Zeiterfassung, Spesen und Onboarding aufbauen.

Voraussetzungen

Die meisten Einstellungen brauchen das Recht Einstellungen verwalten. Ausnahmen stehen beim jeweiligen Abschnitt. Einstellungen im Menü zeigt Karten für alle Bereiche: Schichtarten, Standorte, Positionen, Skills, Checklisten, Onboarding, Feiertage, Arbeitsrecht und Spesenarten.

Die Schichtarten sind im Artikel Schichten planen beschrieben.

Standorte und Stationen

Standorte hat einen eigenen Menüpunkt. Hier legen Sie Ihre Betriebe und ihre Arbeitsstationen an.

1. Klicken Sie auf Standort bzw. Ersten Standort anlegen.
2. Geben Sie Name, Art (Veranstaltungsort, Filiale oder Betrieb) und Adresse ein. Anlegen.
3. Klicken Sie beim Standort unter Stationen auf Station und geben Sie Name, Min. Personal, Max. Personal (leer = unbegrenzt) und Erforderliche Skills ein.

Stationen brauchen Sie für die Stempeluhr und den Live-Status der Zeiterfassung. Standorte mit verknüpften Events lassen sich nicht löschen. Das Budget je Standort setzen Sie unter Berichte → Betriebe.

Positionen

Positionen sind die Rollen, die Sie besetzen (zum Beispiel Service, Bar, Küche). Sie werden bei Einladungen, Stellen, Bewerbungen und Schichtarten verwendet. Die Seite ist an das Recruiting gekoppelt: Sie braucht dessen Freischaltung und das Recht Recruiting verwalten. Innerhalb der Seite heissen die Positionen „Job-Kategorien".

1. Klicken Sie auf Neue Kategorie.
2. Geben Sie Positionsname, Beschreibung und Farbe ein, optional eine Lohnspanne (Stundenlohn (CHF, optional)), Erforderliche Skills (kommagetrennt) und eine Standort-Einschränkung.
3. Mit dem Schalter je Position setzen Sie sie aktiv oder inaktiv.

Skills

Der Skill-Katalog zeigt alle Skills Ihrer Organisation mit Anzahl Personen, bestätigt und offen, und wo sie als Anforderung verwendet werden. Nötig ist das Recht Team verwalten.

• Umbenennen ändert den Namen überall – in allen Personen, Schichtarten und Positionen.
• Entfernen löscht den Skill aus allen Zuteilungen, Schichtarten und Positionen. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.

Neue Skills entstehen bei Einladungen, im Profil einer Person, durch Angaben der Mitarbeitenden oder als Anforderung in Schichtarten und Positionen.

Checklisten

Checklisten-Vorlagen hängen Sie an Schichten, zum Beispiel für Öffnungs- und Schliessrunden. Checklisten sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet.

1. Klicken Sie auf Neue Checkliste und geben Sie den Namen ein.
2. Fügen Sie mit Punkt die Aufgaben hinzu, je mit Foto-Pflicht oder Notiz-Pflicht.
3. Wählen Sie unter Schichtarten (automatische Zuordnung), bei welchen Schichtarten die Checkliste automatisch angehängt wird. Ohne Zuordnung verwenden Sie sie im Plan von Hand über Vorlage anwenden.

Feiertage

Feiertage sind die Grundlage für Feiertags-Gutschriften im Zeitkonto und für die Arbeitsrecht-Prüfung. Nötig ist Einstellungen verwalten oder Personalplanung verwalten.

1. Wählen Sie das Jahr.
2. Unter Kanton importieren wählen Sie Schweiz (national) oder einen Kanton (Zürich, Bern, Luzern, Basel-Stadt, St. Gallen, Aargau, Tessin, Waadt, Genf) und klicken auf Importieren.
3. Weitere Tage fügen Sie unter Feiertag hinzufügen hinzu: Datum, Name, Standort (oder Alle Standorte), Halber Tag.

Feiertage werden ohne Rückfrage gelöscht.

Arbeitsrecht

Der ArG-Wächter prüft beim Planen, ob Schichten gegen Arbeits- und Ruhezeitregeln verstossen.

Einstellung	Bedeutung
Preset (Branche / GAV)	Vorlage „Schweiz — Arbeitsgesetz (ArG)" oder „Schweiz — L-GAV Gastgewerbe"
Durchsetzung	Aus, Warnen oder Blockieren (mit Begründung)
Wochenstunden für 100%-Pensum	Grundlage für die Sollstunden im Profil
Arbeits- und Ruhezeiten	Max. Tages- und Wochenarbeitszeit, max. Arbeitstage am Stück, Mindestruhezeit, reduzierte Ruhezeit, Ruhezeit-Reduktionen pro Woche
Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit	Nachtfenster, Zuschläge in Prozent, ob Sonntags- und Feiertagsarbeit erlaubt ist

Speichern Sie mit Speichern. Die Zuschläge fliessen in die Kostenberechnung und den Lohnexport mit Zuschlägen.

Override-Protokoll: Listet jede übersteuerte Arbeitsrechts-Warnung mit Zeitpunkt, Person, Regel, Schicht, Konflikt und Begründung.

Erinnerungen – Verfügbarkeits-Deadline: Ist sie Aktiviert, erinnert die App aktive Mitarbeitende ab dem Stichtag (Tag im Monat) daran, ihre Verfügbarkeit für die kommenden Monate (Vorlauf (Monate)) einzutragen.

Automatisierung – Tausche automatisch genehmigen: Übernimmt jemand eine Schicht aus einem Tausch und sind alle Regeln erfüllt (bestätigte Skills, Arbeitsrecht, Wochenstunden), wird der Tausch ohne Ihre Freigabe genehmigt.

Spesenarten

Hier legen Sie fest, welche Spesen Mitarbeitende im Staff-Portal einreichen können.

1. Klicken Sie auf Neue Spesenart.
2. Geben Sie Name (zum Beispiel Verpflegung), optional Limit in CHF ein und wählen Sie Beleg erforderlich und Aktiv.
3. Speichern.

Limit und Belegpflicht werden beim Einreichen geprüft. Ohne eigene Spesenarten stehen im Staff-Portal die Kategorien Transport, Verpflegung, Material und Sonstiges zur Wahl. Gelöschte Spesenarten verändern bereits eingereichte Spesen nicht.

Onboarding

Im Onboarding-Baukasten gestalten Sie den Assistenten, den neue Mitarbeitende nach dem Beitritt im Staff-Portal durchlaufen. Nötig ist das Recht Team verwalten.

1. Unter Allgemein vergeben Sie den Namen der Vorlage, schalten sie Aktiv und wählen, ob nach Abschluss eine Aufgabe für das Onboarding-Team in der App Aufgaben entsteht (Flow-Aufgabe bei Abschluss).
2. Im Reiter Aufbau legen Sie Schritte an (Standard: Account-Setup, Dokumente, Einführung, System-Tour, Abschluss) und fügen je Schritt mit Block Inhalte hinzu:
   • System-Katalog: Kontaktdaten, Notfallkontakt, Bankverbindung, Vertrag signieren, Datenschutz akzeptieren, Dokumente bestätigen, Profilfoto, Ausweisfoto, Push-Benachrichtigungen, App installieren, Bestätigung (Video oder Text mit Kenntnisnahme)
   • Freies Feld: Textfeld, Textbereich, Auswahl, Checkbox, Datei-Upload, Datum, Zahl, E-Mail, Telefon
3. Jeder Block kann Pflicht sein und einen eigenen Titel und eine eigene Beschreibung haben. Einige Systemblöcke haben weitere Optionen, zum Beispiel AHV-Nummer zusätzlich erfragen, die Vertragsvorlage für die Unterschrift, Alle Pflicht-Dokumente der Infothek oder einen Eigenen Datenschutz-Text.
4. Im Reiter Vorschau sehen Sie den Assistenten, wie ihn die Mitarbeitenden sehen.
5. Klicken Sie auf Speichern. Auf Standard zurücksetzen stellt das Standard-Onboarding wieder her; bereits erfasste Antworten bleiben erhalten.

Den Fortschritt einer Person sehen Sie im Profil unter Onboarding-Status.

Aktivitätsprotokoll

Nur für Administratoren: Aktivitätsprotokoll zeigt, wer wann was geändert oder gelöscht hat – zum Beispiel Schichten, Zeitfreigaben, Zeitkonto, Verträge, Skills, Einladungen und das Arbeitsrecht. Filtern Sie nach Typ, Person (E-Mail) und Zeitraum.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Positionen zeigt „Recruiting nicht aktiviert"	Positionen hängen am Recruiting	Recruiting freischalten lassen
Ein Standort lässt sich nicht löschen	Es sind Events damit verknüpft	Events zuerst einem anderen Ort zuordnen
Die Arbeitsrecht-Prüfung meldet nichts	Durchsetzung steht auf Aus	Auf Warnen oder Blockieren stellen
Neue Mitarbeitende sehen kein Onboarding	Die Vorlage ist nicht Aktiv	Aktiv schalten und speichern
„Kein Zugriff"	Recht Einstellungen verwalten (bzw. das beim Abschnitt genannte) fehlt	Rolle anpassen lassen

Weiterlesen

• Schichten planen und veröffentlichen
• Team und Mitarbeitende
• Häufige Fragen zur App Personal