Equipment, Dokumente und Rider

Worum es geht

Drei Reiter der Event-Seite halten fest, was für ein Event gebraucht und vereinbart wird:

Reiter	Wofür
Equipment	Technik, Mobiliar und Material mit Menge, Mietkosten und Lieferant
Dokumente	Verträge, Rechnungen, Pläne, Bewilligungen, Versicherungen, Fotos
Rider	Anforderungen von Künstlern und DJs an Technik, Hospitality und Sicherheit

Voraussetzungen: Anlegen, Ändern und Löschen erfordern das Recht Events bearbeiten. Bei abgerechneten oder archivierten Events sind die Reiter schreibgeschützt. Die drei Reiter sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt einer bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Equipment

Der Reiter Equipment zeigt das Material nach Kategorie gruppiert, mit Menge, Einheit, Mietkosten, Lieferant und Notizen. Oben sehen Sie die Gesamtzahl Stück total, unten Total Equipment.

Equipment hinzufügen

1. Klicken Sie auf Equipment hinzufügen.
2. Füllen Sie aus:

Feld	Bedeutung
**Name ***	Zum Beispiel „Funkmikrofon" oder „Stehtisch"
**Kategorie ***	Sound / Audio, Licht / Beleuchtung, Video / Projektion, Bühne / Aufbauten, Strom / Elektrik, Rigging / Traverse, Spezialeffekte, Mobiliar / Deko, Sonstiges
**Menge *** und **Einheit ***	Stück, Meter, Quadratmeter (qm), Set, Palette, Rolle, Kiste
Eigenes Equipment	Einschalten, wenn das Material Ihrer Organisation gehört
Mietkosten (CHF) und Lieferant / Vermieter	Bei gemietetem Material
Notizen	Zusätzliche Informationen

3. Speichern Sie mit Equipment hinzufügen.

Aus Vorlage übernehmen

Aus Vorlage bietet fertige Setups an: Konzert – Standard, Festival – Gross, Corporate Event, Hochzeit, DJ-Set / Club-Night, Messe / Ausstellung und Theater / Aufführung. Wählen Sie ein Setup, haken Sie die gewünschten Posten an (Alle wählen / abwählen) und übernehmen Sie sie mit … Items hinzufügen. Mengen und Kosten passen Sie danach an.

Tipp: Material, das Ihre Location fest besitzt, erfassen Sie besser einmal im Reiter Ausstattung der Location. Siehe Locations und Stationen.

Dokumente

Der Reiter Dokumente & Dateien sammelt alle Dateien zum Event. Mit dem Filter wählen Sie einen Typ (Verträge, Rechnungen, Rider, Lagepläne, Bewilligungen, Versicherungen, Checklisten, Fotos, Sonstiges).

Dokumente hochladen

1. Klicken Sie auf Dokument hochladen.
2. Ziehen Sie die Dateien in das Feld (Dateien hierher ziehen) oder wählen Sie sie aus. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen, bis zu 20 auf einmal und höchstens 25 MB pro Datei. Erlaubt sind PDF, Word, Excel, Bilder und ZIP.
3. Wählen Sie für jede Datei den Typ – Vertrag, Rechnung, Rider / Tech-Spec, Lageplan / Grundriss, Bewilligung / Genehmigung, Versicherung, Checkliste, Foto / Bild oder Sonstiges. Mit Alle setzen: geben Sie allen Dateien denselben Typ.
4. Klicken Sie auf … hochladen (die Zahl nennt die Dateien, die bereit sind). Eine Datei ohne Typ wird nicht hochgeladen.

Dokumente eines Events erscheinen auch im Reiter Dokumente der Location. Ein Dokument entfernen Sie über Löschen; die Rückfrage Dokument löschen? schützt vor Versehen.

Wichtig: Partner mit einer Event-Freigabe sehen die Dokumente dieses Reiters. Im Kunden-Portal erscheinen sie nicht, siehe Die Event-Seite und ihre Reiter.

Rider

Ein Rider ist die Liste der Anforderungen eines Künstlers: Monitor-Boxen, Getränke in der Garderobe, Sicherheitsvorgaben. Im Reiter Rider führen Sie für jeden Künstler einen eigenen Rider und verfolgen, was erledigt ist.

Rider erfassen

1. Klicken Sie auf Rider hinzufügen.
2. Füllen Sie im Dialog Neuen Rider erstellen aus: **Künstlername ***, **Rider-Typ *** (Technik, Hospitality, Sicherheit, Sonstiges), Kontakt-Email und Kontakt-Telefon.
3. Erfassen Sie die Anforderungen Zeile für Zeile: Artikel (zum Beispiel „Monitor-Wedge" oder „Wasser"), Menge und Notizen (optional). Weitere Zeilen mit Zeile hinzufügen.
4. Ergänzen Sie allgemeine Notizen und klicken Sie auf Rider erstellen.

Rider aus einem PDF übernehmen

Ist KI für Ihre Organisation eingeschaltet, erscheint PDF hochladen. Laden Sie den Rider des Künstlers als PDF hoch; die KI liest die Anforderungen aus und schlägt Einträge vor („… Rider-Vorschläge erkannt"). Wählen Sie aus, welche Einträge Sie übernehmen – bearbeiten können Sie sie danach jederzeit.

Status verfolgen

Jeder Rider hat einen Status: Ausstehend → Bestätigt → Erfüllt. Mit Als bestätigt markieren und Als erfüllt markieren schalten Sie weiter. Oben sehen Sie, wie viele Rider bereits erfüllt sind. Löschen entfernt einen Rider nach Rückfrage.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Zu gross" beim Hochladen	Die Datei ist grösser als 25 MB	Datei verkleinern, zum Beispiel als komprimiertes PDF
Einige Dateien wurden übersprungen	Mehr als 20 Dateien auf einmal	In mehreren Durchgängen hochladen
„Der Speicher hat den Upload abgelehnt" oder „Keine Verbindung zum Speicher"	Verbindungsproblem beim Hochladen	Netz prüfen und erneut versuchen
PDF hochladen fehlt beim Rider	KI ist für Ihre Organisation ausgeschaltet	Rider von Hand erfassen oder Administration fragen
„Keine Einträge erkannt."	Die KI hat im PDF keine Anforderungen gefunden, zum Beispiel bei einem reinen Scan ohne Text	Anforderungen von Hand erfassen
Der Knopf zum Hochladen bleibt grau	Keine der Dateien hat einen Typ	Typ wählen oder Alle setzen: verwenden