Analyse und Prognose
Arbeitsstunden und Personalkosten je Person sowie Umsatz, Ausgaben, MwSt und Marge je Event auswerten – und für ein geplantes Event eine Prognose aus vergleichbaren Events erstellen.
Worum es geht
Der Menüpunkt Analyse wertet Ihre Events über einen Zeitraum aus – einmal aus Sicht des Personals, einmal aus Sicht der Finanzen. Die Prognose auf der Event-Seite blickt dagegen nach vorn und schätzt Kennzahlen für ein einzelnes geplantes Event.
Voraussetzungen: Das Recht Events ansehen. Die Analyse ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Menüpunkt bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
Die Analyse
Öffnen Sie im Menü Analyse. Die Seite Personal- und Finanzauswertungen hat zwei Reiter: Personal und Event.
Reiter Personal
Wählen Sie den Zeitraum: Dieser Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr oder den Gesamtzeitraum. Oben stehen Stunden gesamt, Schichten und Personalkosten.
Die Tabelle zeigt je Person:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Tage | An wie vielen Tagen die Person gearbeitet hat |
| Stunden | Summe der Arbeitsstunden |
| Schichten | Anzahl Schichten |
| Events | An wie vielen Events |
| Ø h/Tag | Durchschnittliche Stunden pro Arbeitstag |
| Kosten | Personalkosten aus Stundensatz oder Pauschale |
Mit Mitarbeiter suchen... finden Sie eine Person; ein Klick auf die Zeile klappt die Details auf.
Tipp: Die Stunden stammen aus den Schichten der Events. Wo effektive Stunden erfasst sind (zum Beispiel durch Ein- und Ausstempeln), zählen diese, sonst die geplanten. Pflegen Sie Schichten und Check-ins sorgfältig, dann stimmt die Auswertung auch für den Lohn.
Reiter Event
Wählen Sie den Zeitraum (Dieser Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr, Alle). Die Kennzahlen oben:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatz (netto) | Einnahmen ohne MwSt |
| Ausgaben gesamt | Alle Ausgaben |
| MwSt-Saldo | MwSt eingenommen minus Vorsteuer (Ausgaben) |
| Gewinn (… % Marge) | Umsatz minus Ausgaben, mit durchschnittlicher Marge |
| Personalkosten | Kosten des eingeteilten Personals |
Die Tabelle listet jedes Event mit Datum, Umsatz, Ausgaben, Personal, MwSt, Gewinn und Marge. Mit Event suchen... filtern Sie nach Namen.
Hinweis: Die Analyse rechnet mit den Einnahmen und Ausgaben, die im Reiter Budget der Events erfasst sind. Für eine verbindliche MwSt-Abrechnung verwenden Sie die App Finanzen, siehe Finanzen im Überblick.
Die Prognose für ein Event
Auf jeder Event-Seite steht oben rechts Forecast generieren.
- Öffnen Sie das Event und klicken Sie auf Forecast generieren.
- Der Eventmanager sucht vergleichbare vergangene Events Ihrer Organisation und schätzt daraus:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| Personal-Bedarf | Wie viel Personal vergleichbare Events brauchten |
| Budget | Erwartete Kosten |
| Bar-Umsatz | Erwarteter Umsatz an der Bar |
| No-Show-Rate | Anteil der Gäste, die erfahrungsgemäss nicht kommen |
| Vergleichbare Events | Auf wie vielen Events die Schätzung beruht |
| Konfidenz | Wie verlässlich die Schätzung ist |
- Weicht Ihre Planung deutlich ab, zeigt der Bereich Abweichungen Hinweise wie „Personal-Planung weicht vom Forecast ab" oder „Budget weicht vom Forecast ab".
Ist KI für Ihre Organisation eingeschaltet, kann sie die Schätzung zusätzlich verfeinern. Je mehr abgeschlossene Events mit Personal und Budget Sie im Eventmanager führen, desto besser wird die Prognose.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Keine Arbeitsstunden im gewählten Zeitraum" | Im Zeitraum gibt es keine Schichten | Zeitraum erweitern |
| „Keine Events im gewählten Zeitraum" | Im Zeitraum liegen keine Events | Zeitraum erweitern |
| Die Prognose ist ungenau oder die Konfidenz tief | Es gibt noch wenige vergleichbare Events | Mit der Zeit werden es mehr; bis dahin als grobe Orientierung nutzen |
| „Forecast fehlgeschlagen" | Die Prognose konnte nicht berechnet werden | Später erneut versuchen |