KI-Funktionen in E-Mail
Was die KI in der E-Mail-App tut: Mails einordnen, zusammenfassen, Antworten vorschlagen, übersetzen, Texte verbessern, Kontakte und Aufgaben vorausfüllen und Termine erkennen.
Worum es geht
Die KI nimmt Ihnen in der E-Mail-App Routinearbeit ab. In der Oberfläche heisst sie an vielen Stellen „AI“. Sie arbeitet nur, wenn Ihre Organisation sie eingeschaltet hat; die Nutzung zählt gegen das KI-Budget Ihrer Organisation. Die KI-Funktionen der E-Mail-App sind zudem nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Ist KI abgeschaltet, erscheinen die entsprechenden Knöpfe gar nicht.
Wichtig: Für die KI wird der Inhalt der jeweiligen Mail verarbeitet. Prüfen Sie Vorschläge immer, bevor Sie sie übernehmen oder versenden.
Die Funktionen auf einen Blick
| Funktion | Wo | Was sie tut |
|---|---|---|
| Kategorie und Priorität | Automatisch, Etiketten an der Mail | Ordnet jede Mail als Anfrage, Info, Beschwerde, Sales, Intern oder Newsletter ein und schätzt die Dringlichkeit |
| AI-Zusammenfassung | Funken-Symbol in der Symbolleiste | Zusammenfassung, Kernpunkte und Aufgaben für dich |
| Smart Reply | AI-Aktionen (Handy) | 3 Antwortvorschläge |
| Übersetzen | AI-Aktionen (Handy) | Mail auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch anzeigen |
| Text verbessern | Funken-Symbol im Schreibfenster | Ihren Entwurf korrigieren oder umformulieren |
| Mit AI ausfüllen | Dialoge Kontakt ins CRM und Aufgabe erstellen | Felder aus der Mail vorschlagen |
| Kontakt anlegen (AI) | Menü Aktionen | Absender mit Angaben aus der Signatur ins CRM übernehmen |
| Termin-Erkennung | Hinweis im Lesebereich | Erkennt Terminvorschläge in einer Mail |
Kategorie und Priorität
Neue Mails in Ordnern mit eingeschalteter KI – standardmässig der Posteingang – werden beim Abgleich eingeordnet, andere Mails beim ersten Öffnen. Das Ergebnis sehen Sie als Etikett und als farbigen Streifen in der Liste. Stimmt es nicht, klicken Sie in der geöffneten Mail auf das Etikett und wählen den richtigen Wert.
Die Einordnung steuert, welche Mails als Relevant gelten, und lässt sich im Filter nutzen. Siehe Ordnung im Postfach: Labels, Filter und Regeln.
Unter Einstellungen → Sync-Einstellungen schalten Sie die KI je Ordner ein oder aus und legen mit AI-Backfill (Anzahl Mails) fest, wie viele bereits vorhandene Mails nachträglich eingeordnet werden (0 = aus). Siehe Einstellungen der E-Mail-App.
Zusammenfassung
Öffnen Sie eine Mail und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Funken-Symbol (AI-Zusammenfassung). Es öffnet sich ein Seitenfenster mit:
- Zusammenfassung – der Inhalt in wenigen Sätzen,
- Kernpunkte – die wichtigsten Aussagen,
- Aufgaben für dich – was die Mail von Ihnen erwartet.
Antwortvorschläge und Übersetzung
In der Handy-Ansicht tippen Sie in einer geöffneten Mail auf den violetten Funken-Knopf unten rechts (AI Aktionen):
- Zusammenfassen öffnet die Zusammenfassung.
- Smart Reply erstellt 3 Antwortvorschläge. Ein Tipp auf einen Vorschlag öffnet eine Antwort mit diesem Text.
- Übersetzen zeigt die Mail auf DE, EN, FR oder IT. Original stellt die ursprüngliche Fassung wieder her.
Am Computer stehen Antwortvorschläge und Übersetzung derzeit nicht zur Verfügung; die Zusammenfassung erreichen Sie über die Symbolleiste.
Text verbessern
Im Schreibfenster öffnet das Funken-Symbol mit dem Pfeil unten links die Auswahl Korrigieren, Umschreiben, Freundlicher, Formeller und Kürzer. Der Knopf ist aktiv, sobald Sie Text geschrieben haben. Der AI-Vorschlag erscheint unter Ihrem Text:
- Übernehmen ersetzt Ihren Text durch den Vorschlag.
- Verwerfen behält Ihren Text.
Kontakte und Aufgaben vorausfüllen
In den Dialogen Kontakt / Unternehmen erstellen und Aufgabe erstellen füllt Mit AI ausfüllen die Felder aus der Mail vor – beim Kontakt aus der Signatur, bei der Aufgabe Titel, Beschreibung, Priorität und Fälligkeit. Vorgeschlagene Felder sind gekennzeichnet; Sie können jedes ändern. Siehe E-Mails mit CRM und anderen Apps verbinden.
Termine erkennen
Enthält eine Mail einen Terminvorschlag, erscheint im Lesebereich Terminvorschlag erkannt mit Titel, Datum und Ort. Im Kalender erstellen legt daraus einen Eintrag im Eventmanager an.
Kosten und Datenschutz
- Jede KI-Anfrage zählt gegen das monatliche KI-Budget Ihrer Organisation. Ist es aufgebraucht, stehen die KI-Funktionen bis zum nächsten Monat nicht zur Verfügung; alles andere funktioniert weiter.
- Die KI verarbeitet nur die Mail, mit der Sie gerade arbeiten, bzw. die Mails in Ordnern mit eingeschalteter KI.
- Ob und mit welchem Budget KI genutzt wird, legen Administratoren in den Einstellungen der Organisation fest. Siehe KI-Funktionen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Keine KI-Knöpfe sichtbar | KI in der Organisation abgeschaltet oder nicht freigeschaltet | Administration fragen |
| Mails haben keine Kategorie | KI für den Ordner aus oder Budget aufgebraucht | Sync-Einstellungen prüfen, Administration fragen |
| „Zusammenfassung konnte nicht geladen werden“ | KI vorübergehend nicht erreichbar oder Budget aufgebraucht | Später erneut versuchen |
| Das Funken-Symbol im Schreibfenster ist grau | Noch kein Text geschrieben | Zuerst Text eingeben |
| Antwortvorschläge fehlen am Computer | Nur in der Handy-Ansicht verfügbar | Auf dem Handy öffnen |