Die Event-Seite und ihre Reiter
Was die Übersicht eines Events zeigt, wofür jeder Reiter da ist, wie Sie das Kunden-Portal freigeben und wo Wetter, Prognose und Änderungsprotokoll stehen.
Worum es geht
Jedes Event hat eine eigene Seite. Sie öffnen sie mit einem Klick auf das Event in der Liste, im Kalender oder in der Timeline. Hier arbeiten Sie am Event: Personal, Budget, Kasse, Gäste und alles Weitere liegen in eigenen Reitern.
Aufbau der Seite
- Kopf: Name, Event-Typ und Location. Rechts steht Forecast generieren für eine Prognose (siehe unten).
- Statusleiste: Die Phasen Planung, Durchführung und Nachbereitung mit dem aktuellen Status und rechts die Auswahl zum Weiterschalten. Siehe Status und Ablauf eines Events.
- Reiter: Auf dem Computer als Leiste, auf dem Handy als Auswahlliste.
- Änderungsprotokoll: Ganz unten sehen Sie, wer wann welche Angaben des Events geändert hat.
Ist das Event archiviert, steht oben „Dieses Event ist archiviert" mit dem Datum; Änderungen sind dann nicht möglich.
Die Reiter
| Reiter | Wofür | Mehr dazu |
|---|---|---|
| Übersicht | Basisdaten, Zeitplan, Ort, Auftraggeber, Budget, Kunden-Portal | Dieser Artikel |
| Personal | Personal hinzufügen, Schichten, Check-in-QR, Schichtplaner | Personal und Schichten |
| Budget | Ausgaben, Einnahmen, Soll-Ist, Rechnungen, Export | Budget und Abrechnung |
| Equipment | Material und Technik mit Menge, Mietkosten, Lieferant | Equipment, Dokumente und Rider |
| Dokumente | Verträge, Pläne, Bewilligungen und weitere Dateien | Equipment, Dokumente und Rider |
| Kasse | Kassen anlegen, Eröffnung, Zwischen- und Abschlusszählung | Kassen und Kassenzählung |
| Abrechnung | Soll und Ist je Posten, Kassen übernehmen, finalisieren, Export | Budget und Abrechnung |
| Deals | Vereinbarungen mit Partnern: wer zahlt was, wer schuldet wem | Deals mit Partnern |
| Marketing | Kampagnen, Kennzahlen, Content-Kalender, Marketing-Report | Marketing, Aufgaben und Zusammenarbeit |
| Aufgaben | Aufgaben zum Event in der App Aufgaben | Marketing, Aufgaben und Zusammenarbeit |
| Collaboration | Chat zum Event und Historie aller Änderungen | Marketing, Aufgaben und Zusammenarbeit |
| Rider | Technische und Hospitality-Anforderungen von Künstlern | Equipment, Dokumente und Rider |
| Gästeliste | Gästelisten mit Begleitpersonen und Status | Gästelisten führen |
| Live-Status | Eingestempeltes Personal je Station, Stations-QR-Codes | Personal und Schichten |
| Ticketing | Ticketverkauf für dieses Event | Ticketshop im Überblick |
Einige Reiter erscheinen nur unter Bedingungen: Live-Status nur, wenn das Event eine Location hat; Aufgaben nur mit der App Aufgaben. Viele Reiter sind zudem nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt ein Reiter bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
Die Übersicht
Die Übersicht fasst das Event in drei Spalten zusammen:
| Karte | Inhalt |
|---|---|
| Basisdaten | Event-Name, Typ, Status, Tags und Beschreibung |
| Zeitplan | Dauer sowie Aufbau, Start, Ende und „Abbau fertig", sofern erfasst |
| Veranstaltungsort | Location mit Adresse und Kapazität |
| Auftraggeber | Firma und Ansprechperson; mit der App CRM führt Im CRM öffnen direkt zum Datensatz |
| Budget-Übersicht | Ausgegeben von geplantem Budget, verbrauchter Anteil, verbleibend oder über Budget, Einnahmen, Ausgaben, Gewinn oder Verlust |
| Ressourcen | Anzahl Personal, Equipment, Dokumente, Kassen und Aufgaben |
Der Balken der Budget-Übersicht wird gelb, sobald mehr als 80 % des geplanten Budgets ausgegeben sind, und rot, wenn das Budget überschritten ist.
Darunter stehen je nach Event:
- Wetter: Hat das Event eine Location, zeigt die Übersicht eine Wettervorhersage für den Ort. Liegt das Event zu weit in der Zukunft, gibt es noch keine Vorhersage.
- Kunden-Portal: siehe nächster Abschnitt.
- Aufgaben-Fortschritt: Ist das Event mit einem Projekt in der App Aufgaben verknüpft (zum Beispiel über eine Vorlage mit Aufgaben-Workflow), sehen Sie hier den Fortschritt. In Aufgaben öffnen springt ins Projekt, Verknüpfung entfernen löst die Verbindung; das Projekt selbst bleibt bestehen.
Das Kunden-Portal
Mit dem Kunden-Portal geben Sie Ihrem Auftraggeber einen Link, unter dem er das Event ohne Anmeldung ansehen kann.
- Schalten Sie in der Karte Kunden-Portal den Schalter auf Aktiv.
- Kopieren Sie den Link mit Link kopieren und senden Sie ihn Ihrem Kunden.
- Wollen Sie den Zugang später sperren, schalten Sie das Portal wieder aus. Mit Neuen Link generieren erhalten Sie einen neuen Link; der alte funktioniert danach nicht mehr.
Im Portal sieht Ihr Kunde den Namen und den Status des Events, Datum und Ort, die Beschreibung und eine Ansprechperson mit E-Mail-Adresse. Dateien aus dem Reiter Dokumente – auch Rechnungen – zeigt das Portal nicht an. Unterlagen für Ihren Kunden senden Sie ihm direkt.
Prognose
Forecast generieren erstellt eine Prognose für das Event. Der Eventmanager sucht dafür vergleichbare vergangene Events Ihrer Organisation und leitet daraus Personal-Bedarf, Budget, Bar-Umsatz und No-Show-Rate ab, mit der Anzahl Vergleichbare Events und einer Konfidenz. Weicht Ihre Planung deutlich ab, erscheinen Hinweise unter Abweichungen. Je mehr abgeschlossene Events Sie im Eventmanager führen, desto aussagekräftiger wird die Prognose. Ist KI für Ihre Organisation eingeschaltet, kann sie die Prognose zusätzlich verfeinern.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Ein Reiter fehlt | Funktion nicht freigeschaltet, fehlendes Recht oder Bedingung nicht erfüllt (zum Beispiel keine Location) | Administration fragen; für Live-Status eine Location zuweisen |
| Die Wetterkarte fehlt | Das Event hat keine Location, oder es liegt noch keine Vorhersage vor | Location zuweisen bzw. näher am Termin nachsehen |
| Der Kunde sieht „nicht gefunden" | Das Portal ist ausgeschaltet oder der Link wurde neu generiert | Portal einschalten und den aktuellen Link senden |
| Alle Felder sind grau | Das Event ist abgerechnet oder archiviert | Siehe Status und Ablauf eines Events |