Mitglieder einladen und verwalten

Worum es geht

Unter Einstellungen → Mitglieder verwalten Sie, wer Zugang zu Ihrer Organisation hat und mit welcher Rolle. Was die Rollen bedeuten, erklärt Benutzer, Rollen und Rechte.

Voraussetzung: Sie sind Administrator oder haben das Recht Einstellungen verwalten. Wer nicht Admin ist, kann die Rolle Admin nicht vergeben und anderen nur Rechte geben, die er selbst besitzt.

Die Mitgliederliste

Die Seite Mitglieder zeigt oben die Anzahl der Mitglieder und darunter eine Tabelle:

Spalte	Inhalt
Name	Name und Initialen bzw. Bild
E-Mail	Anmeldeadresse
Rolle	Admin, Benutzer, Hiring Manager, Interviewer, Mitarbeiter oder Event-Partner
Custom Roles	Zugewiesene eigene Rollen
Beigetreten	Datum des Beitritts
Aktionen	Menü mit den drei Punkten

Mit Mitglieder suchen... filtern Sie nach Name oder E-Mail. Auf schmalen Bildschirmen blendet Scorebase einige Spalten aus.

Ein Mitglied einladen

1. Klicken Sie auf Mitglied einladen. Der Dialog öffnet sich mit dem Reiter Einladen.
2. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein.
3. Wählen Sie die Rolle. Unter dem Feld steht, was die Rolle darf.
4. Haken Sie bei Bedarf Benutzerdefinierte Rollen und Rollengruppen an. Diese Felder erscheinen nur, wenn Ihre Organisation eigene Rollen angelegt hat.
5. Schreiben Sie optional eine Persönliche Nachricht – sie steht in der Einladungs-E-Mail.
6. Klicken Sie auf Einladung senden. Die Bestätigung lautet «Einladung an … gesendet».

Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Laden Sie dieselbe Adresse erneut ein, ersetzt die neue Einladung die alte. Wie die Person die Einladung annimmt, steht in Anmelden und abmelden.

Ein Konto direkt anlegen

Braucht jemand sofort Zugang und kann keine E-Mail abwarten, legen Sie das Konto direkt an:

1. Klicken Sie auf Mitglied einladen und wechseln Sie zum Reiter Direkt erstellen.
2. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Rolle.
3. Klicken Sie auf Benutzer erstellen.
4. Der Dialog Benutzer erstellt zeigt das automatisch erzeugte Passwort. Notieren oder kopieren Sie es – es wird nur einmal angezeigt.

Die Person erhält zusätzlich eine E-Mail mit ihren Anmeldedaten. Beim ersten Anmelden muss sie ein eigenes Passwort festlegen.

Hinweis: Hat die Person bereits ein Scorebase-Konto (zum Beispiel in einer anderen Organisation), geht das nicht. Verwenden Sie dann Einladen.

Offene Einladungen

Unter der Mitgliederliste zeigt die Karte Offene Einladungen alle Einladungen, die noch nicht angenommen wurden. Mit dem Symbol Einladung widerrufen machen Sie eine Einladung ungültig, zum Beispiel wenn Sie sich in der Adresse vertippt haben.

Die Rolle eines Mitglieds ändern

1. Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf das Menü mit den drei Punkten.
2. Wählen Sie Rolle ändern und klicken Sie auf die neue Rolle. Die aktuelle ist mit einem Häkchen markiert.

Die Änderung wirkt sofort. Die Rolle Mitarbeiter entsteht nur durch eine genehmigte Bewerbung und steht hier nicht zur Wahl.

Es gelten diese Schutzregeln:

• Sie können sich nicht selbst die Admin-Rolle entziehen.
• Der letzte Admin der Organisation kann nicht herabgestuft werden. Bestimmen Sie zuerst einen weiteren Admin.
• Die Admin-Rolle vergibt nur ein Admin.

Eigene Rollen und individuelle Rechte zuweisen

1. Menü mit den drei Punkten → Rollen zuweisen. Es öffnet sich Rollen & Rechte.
2. Im Reiter Rollen & Gruppen haken Sie eigene Rollen und Rollengruppen an. Die Zusammenfassung zeigt, wie viele gewählt sind. Klicken Sie auf Speichern.
3. Im Reiter Individuelle Rechte erlauben oder verweigern Sie einzelne Rechte nur für dieses Mitglied.

Beide Reiter erklärt Rollen und Rechte verwalten.

Details eines Mitglieds ansehen

Menü mit den drei Punkten → Details anzeigen öffnet Mitglieder-Details mit Kontaktdaten, Adresse, Finanzdaten (IBAN), zugewiesenen eigenen Rollen und Rollengruppen sowie Beitritts- und Erstellungsdatum. Diese Angaben pflegt jedes Mitglied selbst in seinem Profil – Sie können sie hier nur ansehen.

Ein Mitglied entfernen

1. Menü mit den drei Punkten → Entfernen.
2. Bestätigen Sie die Frage «Mitglied … wirklich aus der Organisation entfernen?».

Was dabei passiert:

• Die Person verliert sofort den Zugang zu Ihrer Organisation.
• Ihr Scorebase-Konto bleibt bestehen – etwa für andere Organisationen, in denen sie Mitglied ist.
• Inhalte, die sie in Ihrer Organisation erstellt hat (Aufgaben, Kommentare, Kontakte), bleiben erhalten.

Sie können sich nicht selbst entfernen, und der letzte Admin kann nicht entfernt werden.

Hinweis: Möchte jemand, dass seine persönlichen Daten gelöscht werden, stellt er selbst einen Löschantrag im Profil. Den Antrag genehmigen Sie unter Einstellungen → Datenschutz, siehe Datenschutz in der Organisation.

Mitglieder als Kontakte im CRM

Scorebase legt für jedes Mitglied automatisch einen Kontakt im CRM an, sofern es noch keinen mit derselben E-Mail-Adresse gibt. So erscheinen Kolleginnen und Kollegen zum Beispiel bei Terminen als interne Teilnehmende. Wird ein Mitglied entfernt, bleibt der Kontakt im CRM bestehen.

Registrierungslinks für viele neue Mitglieder

Hinweis: Registrierungspfade sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Bereich bei Ihnen, wenden Sie sich an den Support.

Statt jede Person einzeln einzuladen, können Sie einen Link verteilen, über den sich neue Mitglieder selbst registrieren – zum Beispiel für eine Gruppe von Freiwilligen.

1. Wählen Sie Einstellungen → Registrierungspfade und klicken Sie auf Neuer Pfad.
2. Legen Sie unter Konfiguration fest, wie oft der Link höchstens verwendet werden darf (Maximale Nutzungen, 1 bis 10'000) und bis wann er gilt (Ablaufdatum).
3. Wählen Sie unter Automatische Rollen-Zuweisung optional eine Rollengruppe und eigene Rollen, die jede neue Person erhält.
4. Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Pfad erstellen.
5. Kopieren Sie den Registrierungs-Link mit Kopieren und verteilen Sie ihn.

Wer sich über den Link registriert, wird Mitglied mit der Rolle Benutzer und den gewählten eigenen Rollen.

In der Tabelle sehen Sie je Pfad Nutzung, Ablaufdatum, Zugewiesene Rollen und Status (Aktiv, Inaktiv, Abgelaufen, Aufgebraucht). Über das Menü können Sie den Link erneut kopieren, den Pfad Deaktivieren bzw. Aktivieren oder Löschen.

Wichtig: Behandeln Sie einen Registrierungslink wie einen Schlüssel. Wer ihn hat, kann Mitglied werden. Setzen Sie ein kurzes Ablaufdatum und eine passende Höchstzahl und deaktivieren Sie den Pfad, sobald er nicht mehr gebraucht wird.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
«… ist bereits Mitglied dieser Organisation»	Die Person ist schon Mitglied	In der Liste suchen; ggf. Rolle ändern.
«Ein Benutzer mit der E-Mail … existiert bereits» beim direkten Erstellen	Die Person hat bereits ein Konto	Reiter Einladen verwenden.
«Nur ein Administrator darf die Administrator-Rolle vergeben.»	Sie haben «Einstellungen verwalten», sind aber nicht Admin	Einen Admin bitten.
«Du kannst nur Berechtigungen vergeben, die du selbst besitzt …»	Die gewählte Rolle enthält Rechte, die Ihnen fehlen	Einen Admin bitten oder eine andere Rolle wählen.
«Das ist der letzte Administrator dieser Organisation …»	Sie wollten den letzten Admin entfernen oder herabstufen	Zuerst einem anderen Mitglied die Rolle Admin geben.
Die eingeladene Person hat keine E-Mail erhalten	Spam-Ordner oder falsche Adresse	Spam-Ordner prüfen lassen; Einladung widerrufen und neu senden.
Benutzerdefinierte Rollen fehlen im Dialog	Ihre Organisation hat noch keine eigenen Rollen	Unter Einstellungen → Rollen anlegen, siehe Rollen und Rechte verwalten.

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