Schichten ansehen, übernehmen und tauschen
Im Staff-Portal die eigenen Schichten sehen und bestätigen, den Schichtplan in den Kalender holen, sich auf offene Schichten melden, Schichten tauschen oder abgeben und Arbeitswünsche eintragen.
Ziel
Sie sehen jederzeit, wann und wo Sie eingeteilt sind, holen sich Zusatzschichten und geben Schichten ab, die Sie nicht übernehmen können.
Voraussetzungen
- Sie sind im Staff-Portal angemeldet und gehören mindestens einer Organisation an. Siehe Staff-Portal im Überblick.
- Schichten, Schichttausch und Kalender-Abo sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt ein Bereich, wenden Sie sich an Ihre Einsatzleitung.
Meine Schichten
Öffnen Sie Meine Schichten (auf dem Handy unten Schichten). Oben steht, wie viele Schichten anstehen und wie viele vergangen sind.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Kommend | Alle anstehenden Einsätze |
| Vergangen | Geleistete Einsätze mit Ist-Stunden und Vergütung |
| Kalender | Monatsansicht; mit den Pfeilen blättern, Heute springt zurück |
Mit dem Suchfeld Einsatz suchen... finden Sie Einsätze nach Event, Rolle, Organisation oder Ort. Arbeiten Sie an mehreren Orten, filtern Sie zusätzlich nach Ort und sortieren nach Datum oder Ort.
Arbeiten Sie für mehrere Organisationen, sehen Sie alle Schichten in einer Liste. Jede Zeile trägt das Kennzeichen der Organisation.
Details einer Schicht
Ein Klick auf eine Schicht öffnet die Details: Datum, Zeiten, Rolle, Ort, Beschreibung, Anfahrt, Ansprechperson und – falls die Organisation sie erfasst hat – Kleiderordnung, spezielle Instruktionen und Notizen.
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Schicht bestätigen | Sie bestätigen der Einsatzleitung, dass Sie die Schicht wahrnehmen. Nur bei kommenden, noch nicht bestätigten Schichten. |
| In Kalender (.ics) | Lädt die Schicht als Kalendereintrag herunter, mit Erinnerung eine Stunde vorher |
| Route | Öffnet die Route zum Einsatzort in Google Maps |
| Kontaktieren | Öffnet eine E-Mail an die Ansprechperson |
Eine Schicht ablehnen können Sie im Portal nicht. Können Sie nicht arbeiten, bieten Sie die Schicht zum Tausch oder zur Abgabe an (siehe unten) oder melden Sie sich bei Ihrer Einsatzleitung.
Checkliste zur Schicht
Hat die Organisation für die Schicht eine Checkliste hinterlegt, erscheint sie in den Details mit dem Stand „… erledigt".
- Tippen Sie auf den runden Haken vor einem Punkt, um ihn zu erledigen.
- Steht „Foto nötig" oder „Notiz nötig" dabei, öffnet sich ein kleines Formular: Notiz eingeben oder über Foto wählen ein Bild anhängen, dann Erledigen.
- Ein zweiter Tipp auf den Haken macht die Erledigung rückgängig.
Schichtplan im eigenen Kalender
Einzelne Schicht: In den Details einer Schicht lädt In Kalender (.ics) einen Kalendereintrag herunter, den Sie in jedem Kalenderprogramm öffnen können.
Mit Google oder Outlook synchronisieren (Knopf Mit Google/Outlook synchronisieren in Meine Schichten, am Computer oder Tablet):
- Die Seite Kalender-Synchronisation zeigt je Organisation eine Karte für Google und eine für Outlook.
- Klicken Sie auf … verbinden und melden Sie sich bei Google bzw. Microsoft an.
- Lassen Sie Eigene Schichten synchronisieren eingeschaltet. Danach erscheinen die Events, bei denen Sie als Personal eingeteilt sind, automatisch in diesem Kalender.
- Mit Trennen heben Sie die Verbindung wieder auf.
Offene Schichten übernehmen
Gibt die Einsatzleitung eine Schicht zur Übernahme frei, erscheint sie unter Offene Schichten. Sie erreichen die Seite über den Hinweis „Suchst du Zusatzschichten?" in Meine Schichten oder über die Kachel im Dashboard. Zu neuen offenen Schichten, für die Sie qualifiziert sind, erhalten Sie zudem eine Benachrichtigung.
- Prüfen Sie Datum, Zeit, Pause, Ort und Rolle.
- Tippen Sie auf Schicht übernehmen. Die Meldung „Meldung gesendet — die Einsatzleitung entscheidet über die Zuteilung." bestätigt.
- Überschneidet sich die Schicht mit einer eigenen, erscheint eine Warnung. Die Meldung ist trotzdem möglich.
- Solange die Einsatzleitung noch nicht entschieden hat, können Sie mit Meldung zurückziehen zurücktreten.
| Anzeige auf der Karte | Bedeutung |
|---|---|
| Gemeldet | Ihre Meldung ist eingegangen und wartet auf den Entscheid |
| Nicht berücksichtigt | Die Schicht ging an jemand anderen oder Ihre Meldung wurde abgelehnt. Eine neue Meldung für diese Schicht ist nicht mehr möglich. |
| Überschneidung | Sie haben zur selben Zeit bereits eine Schicht |
| … weitere Meldung(en) | So viele andere haben sich ebenfalls gemeldet |
Wird Ihnen die Schicht zugeteilt, erhalten Sie die Benachrichtigung „Schicht zugeteilt", und sie erscheint in Meine Schichten.
Schicht tauschen oder abgeben
- Öffnen Sie Meine Schichten am Computer oder Tablet und klicken Sie in der Tabelle bei der Schicht auf Tausch.
- Wählen Sie die Art der Anfrage:
- Tauschen – Ich nehme eine andere Schicht: Wählen Sie, welche Ihrer eigenen kommenden Schichten derselben Organisation Sie im Gegenzug anbieten.
- Abgeben – Ich will keine Ersatzschicht.
- Geben Sie optional einen Grund an und klicken Sie auf Tausch anbieten.
Unter Schichttausch sehen Sie Ihre Angebote und die Angebote Ihrer Kolleginnen und Kollegen:
- Meine Angebote: Art (Tausch oder Abgabe), Status und wie viele Interesse gezeigt haben. Mit Zurückziehen nehmen Sie ein offenes Angebot zurück.
- Angebote von Kolleginnen und Kollegen: Mit Interesse zeigen melden Sie, dass Sie die Schicht übernehmen würden. Das geht nur, wenn Sie beim selben Einsatz eingeteilt sind.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Angebot steht, noch niemand hat Interesse gezeigt |
| Interesse erhalten | Jemand würde übernehmen; die Einsatzleitung prüft |
| Genehmigt | Der Tausch ist durchgeführt, die Schichten sind umgebucht |
| Abgelehnt | Die Einsatzleitung hat abgelehnt; die Schicht bleibt bei Ihnen |
| Zurückgezogen | Sie haben das Angebot zurückgenommen |
Hat Ihre Organisation die automatische Genehmigung eingeschaltet, wird ein Tausch sofort genehmigt, sobald alle Regeln erfüllt sind (bestätigte Skills, Arbeitsrecht, Wochenstunden). Sonst entscheidet die Einsatzleitung.
Wichtig: Bis ein Tausch genehmigt ist, bleibt die Schicht Ihre Schicht.
Arbeitswünsche (Umfragen)
Unter Arbeitswünsche beantworten Sie Umfragen, mit denen die Organisation Ihre Wunsch-Einsatzzeiten für einen kommenden Zeitraum abfragt.
- Öffnen Sie eine Umfrage mit dem Status Offen und beachten Sie die Frist („bis …").
- Tippen Sie die Zeitfenster an, in denen Sie arbeiten können, zum Beispiel Morgen, Nachmittag oder Abend. Grün heisst „Ja". Ein Tipp auf den Tag schaltet den ganzen Tag um.
- Tippen Sie auf Einreichen. Später können Sie mit Aktualisieren ändern.
Die Felder sind aus Ihrer gespeicherten Verfügbarkeit vorausgefüllt. Beim Einreichen ersetzen Ihre Antworten Ihre Verfügbarkeit bei dieser Organisation für den Zeitraum. Nicht markierte Zeitfenster gelten als nicht verfügbar.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Eine Schicht fehlt | Die Organisation hat die Woche noch nicht veröffentlicht, oder Sie sind nicht eingeteilt | Warten Sie auf die Benachrichtigung oder fragen Sie Ihre Einsatzleitung |
| Der Knopf Tausch fehlt | Auf dem Handy zeigt die Liste Karten ohne Tausch-Knopf | Öffnen Sie Meine Schichten am Computer oder Tablet bzw. drehen Sie das Tablet ins Querformat |
| „Du bist nicht als Staff für diesen Einsatz registriert." | Sie sind beim Einsatz des Angebots nicht eingeteilt | Nur Personal desselben Einsatzes kann übernehmen |
| Schicht übernehmen ist gesperrt | Ihre frühere Meldung auf diese Schicht wurde nicht berücksichtigt | Eine zweite Meldung ist nicht möglich |
| Offene Schichten bleibt leer | Die Einsatzleitung hat keine Schicht zur Übernahme freigegeben, oder Sie erfüllen die Anforderungen nicht | Auf die Benachrichtigung warten |