Orte, Räume, Ressourcen und Abwesenheiten

Worum es geht

Alles, was einen physischen Platz belegt, führen Sie unter Orte und Räume: den Seminarraum, den Saal, das ganze Haus. Ein Ort lässt sich zu keiner Zeit doppelt vergeben – die zweite Belegung wird abgewiesen, egal woher sie kommt. Dazu kommen die Ressourcen (Personen, Kapazitäten, Orte), die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden und die Übersicht Verfügbarkeit.

Orte funktionieren ohne den Eventmanager. Haben Sie ihn, arbeiten beide Apps mit derselben Belegung.

Voraussetzungen

Was Sie tun möchten	Nötiges Recht
Orte, Belegung und Ressourcen ansehen	Orte und Ressourcen anzeigen
Orte anlegen und ändern, Sperrzeiten und Abwesenheiten eintragen, Ressourcen anlegen und stilllegen	Orte und Ressourcen verwalten
Die Übersicht Verfügbarkeit ansehen	Termine anzeigen

Einen Ort anlegen

1. Öffnen Sie Orte und Räume und klicken Sie auf Ort anlegen.
2. Geben Sie Name (zum Beispiel „Seminarraum Nord“), Strasse und Nummer, PLZ, Ort, Plätze und eine Beschreibung ein.
3. Klicken Sie auf Ort anlegen.

Jeder Ort erscheint als Karte mit Platzzahl, der Zahl der Buchungsstrecken, der Belegung im laufenden Monat und einem Kennzeichen: Eigenständig, Übernommen oder Verknüpft.

Orte aus dem Eventmanager übernehmen oder verknüpfen

Steht der Raum schon im Eventmanager, müssen Sie ihn nicht neu erfassen. In der Oberfläche heisst der Eventmanager an dieser Stelle „Veranstaltungs-App“.

Weg	Wo	Was passiert	Wann sinnvoll
Übernehmen	Orte und Räume → Aus Veranstaltungen übernehmen	Der Ort wird einmalig kopiert (Adresse, Platzzahl, Ausstattung). Spätere Änderungen im Eventmanager wandern nicht mit.	Der Raum wird für die Vermietung anders beschrieben als für Veranstaltungen.
Verknüpfen	Ort öffnen → Mit einer Veranstaltung verknüpfen	Stammdaten kommen dauerhaft aus dem Eventmanager. Die Belegung gilt in beide Richtungen.	Es ist derselbe physische Raum.

So verknüpfen Sie einen Ort:

1. Öffnen Sie den Ort unter Orte und Räume.
2. Klicken Sie auf Mit einer Veranstaltung verknüpfen.
3. Suchen Sie den Ort des Eventmanagers und wählen Sie ihn aus. Orte mit dem Hinweis schon verknüpft oder schon übernommen sind bereits vergeben.
4. Klicken Sie auf Verknüpfen.

Preise und Ansprechperson pflegt jede App für sich. Mit Verknüpfung lösen heben Sie die Bindung jederzeit auf; der Ort bleibt vollständig nutzbar, und bereits eingetragene Veranstaltungszeiten bleiben stehen.

Tipp: Nach dem Verknüpfen lässt sich im Eventmanager keine Veranstaltung mehr ansetzen, wenn hier zur selben Zeit eine Buchung besteht – und eine Buchung, die mit einer Veranstaltung an diesem Ort zusammenfällt, wird abgewiesen.

Einen Ort bearbeiten

Die Detailseite eines Orts zeigt:

• Stammdaten: Name, Plätze, Strasse und Nummer, PLZ, Ort und Beschreibung für die Buchungsstrecke. Mit Speichern übernehmen Sie Änderungen.
• Verknüpfung: ob der Ort eigenständig, einmalig übernommen oder mit dem Eventmanager verknüpft ist, mit Mit einer Veranstaltung verknüpfen bzw. Verknüpfung lösen.
• Buchungsstrecken an diesem Ort: jede Strecke der Art Ort, die auf diesen Raum zeigt, mit Zahl der Buchungen, Dauer und Zustand (öffentlich, nur intern, auf Anfrage, stillgelegt).
• Die nächsten sieben Tage: ein Balken je Tag von 00:00 bis 24:00 mit dem belegten Anteil.
• Ausstattung: bei verknüpften Orten aus dem Eventmanager; eigene Merkmale lassen sich hier noch nicht erfassen.

Die Belegung eines Orts ansehen

Klicken Sie auf der Karte oder in der Detailseite auf Belegung bzw. Belegung ansehen.

• Wählen Sie Tag, Woche oder Monat und blättern Sie mit Zurück, Weiter und Heute.
• Oben steht der Belegungsgrad in diesem Zeitraum.
• Die Legende unterscheidet Buchung aus einer Strecke, Veranstaltung, Sperrzeit, Aus einer anderen App und Abgewiesen.
• Zuletzt abgewiesen zeigt den letzten Versuch, eine bereits belegte Zeit zu vergeben – und was im Weg stand.
• Woher die Zeilen kommen zählt die Belegungen je Quelle (Buchung, Veranstaltung, Termin, Kurs, Sitzung im Betrieb und weitere).

Eine Sperrzeit eintragen

Für Reinigung, Wartung oder Renovation sperren Sie einen Ort, ohne dass es eine Buchung wäre.

1. Öffnen Sie die Belegung des Orts.
2. Klicken Sie auf Sperrzeit eintragen.
3. Wählen Sie Datum, von und bis und geben Sie einen Grund ein, etwa „Reinigung“.
4. Klicken Sie auf Sperrzeit eintragen.

Der Grund einer Sperrzeit ist für alle Apps lesbar. Liegt zu dieser Zeit schon etwas, wird die Sperrzeit abgewiesen.

Ressourcen

Unter Einstellungen → Ressourcen (oder auf Orte und Räume über Ressourcen) sehen Sie alles, was sich buchen lässt, in einer Liste: mit Art, Gehört zu, Buchbar über, Auslastung 30 Tage, Nächste freie Zeit und Status (Aktiv, Abwesend, Stillgelegt). Oben filtern Sie nach Alle, Personen, Kapazitäten und Orte.

So legen Sie eine Ressource an:

1. Klicken Sie auf Ressource anlegen.
2. Wählen Sie die Art: Person (eine Mitarbeiterin, ein Berater), Kapazität (ein Kurs mit 12 Plätzen) oder Ort (ein Raum, ein Saal). Die Art lässt sich später nicht mehr ändern.
3. Geben Sie Name, je nach Art die Person bzw. den Ort oder die Zahl Gleichzeitig, die Dauer in Minuten und eine Kurzbeschreibung ein.
4. Wählen Sie die Sichtbarkeit: Öffentlich buchbar, Nur im Team sichtbar oder Nur auf Anfrage.
5. Klicken Sie auf Ressource anlegen.

Für eine Ressource der Art Ort muss der Raum bereits unter Orte und Räume angelegt sein. Eine Ressource ist dasselbe wie eine Buchungsstrecke: Zeitfenster, Formular und Bestätigungen richten Sie deshalb unter Buchungsstrecken ein. Siehe Buchungsstrecke einrichten.

Eine Ressource wird nie gelöscht, sondern über Aktionen → Stilllegen aus jeder Auswahl genommen. Bestehende Buchungen bleiben erhalten. Mit Wieder aufnehmen holen Sie sie zurück; auch stillgelegte zeigen blendet sie in der Liste ein.

Abwesenheit eintragen

Ferien, Weiterbildung oder Arzttermin: eine Abwesenheit blockt Zeit, ohne ein Termin zu sein.

1. Klicken Sie unter Ressourcen oder unter Verfügbarkeit auf Abwesenheiten. Es öffnet sich der Dialog Abwesenheit eintragen.
2. Wählen Sie die Person und das Datum.
3. Wählen Sie Ganztags oder einen Zeitraum mit von und bis.
4. Wählen Sie unter Wiederholung: Einmalig, Jeden Tag, Jede Woche am selben Tag oder Werktags – bei einer Wiederholung auch Endet am.
5. Geben Sie optional einen Grund ein und entscheiden Sie mit Grund festhalten, ob er gespeichert wird.
6. Klicken Sie auf Abwesenheit eintragen.

Dass die Zeit belegt ist, sieht jede App. Den Grund sieht nur, wer Zugang zur App Termine hat; ohne Grund steht überall „Abwesend“. Überschneidet sich die Abwesenheit mit bestehenden Einträgen, wird sie trotzdem eingetragen – bei einer Person ist das eine Warnung, keine Sperre.

Verfügbarkeit: wer ist wann da

Verfügbarkeit zeigt alle Ressourcen der Woche nebeneinander: je Tag die freie Zeit, Termine, Abwesenheiten und bei Kapazitäten die belegten Plätze. Filtern Sie nach Zugehörigkeit, Art und Standort und blättern Sie mit Woche davor und Woche danach.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet bei einem Ort die Wochenbelegung des Raums, sonst die Wochenansicht des Planers. Bei einer fremden Belegung steht nur „belegt“ – ohne Grund.

Tipps

• Verknüpfen Sie Räume, die Sie auch für Veranstaltungen nutzen. Nur so schliesst die gemeinsame Belegung Doppelvergaben zwischen Vermietung und Veranstaltungen aus.
• Tragen Sie wiederkehrende Abwesenheiten (etwa jeden Freitagnachmittag) als Wiederholung ein, statt Woche für Woche.
• Ohne hinterlegte Zeitfenster lässt sich die Auslastung einer Ressource nicht berechnen – die Spalte bleibt dann leer.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Dieser Zeitraum ist bereits vergeben.“ bei einer Sperrzeit	Zur gewählten Zeit liegt schon eine Buchung, eine Veranstaltung oder eine andere Sperrzeit.	Unter Belegung nachsehen, was im Weg steht; andere Zeit wählen.
Aus Veranstaltungen übernehmen zeigt nichts.	Im Eventmanager Ihrer Organisation gibt es keine Orte.	Ort mit Ort anlegen erfassen.
Eine Ressource der Art Ort lässt sich nicht anlegen.	Es gibt noch keinen Ort.	Zuerst unter Orte und Räume einen Ort anlegen.
Eine falsch eingetragene Sperrzeit oder Abwesenheit soll weg.	Ein Entfernen ist in der Oberfläche derzeit nicht vorgesehen.	Wenden Sie sich an den Support.
Speichern bei den Stammdaten bleibt grau.	Es wurde nichts geändert, der Name ist leer, oder Ihnen fehlt Orte und Ressourcen verwalten.	Änderung vornehmen bzw. Recht anfragen.