Buchungen verwalten: Eingänge und Warteliste

Worum es geht

Jede Buchung aus einer Buchungsstrecke landet unter Eingänge – egal, ob sie über die eigene Buchungsseite, die Website oder von Hand erfasst wurde. Hier sehen Sie, was eingegangen ist, was auf eine Freigabe oder eine Zahlung wartet und was daraus im CRM geworden ist. Unter Warteliste steht, wer auf einen Platz wartet.

Voraussetzungen

• Der Bereich Eingänge gehört zu den Buchungsstrecken und ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Ansehen: Recht Buchungsstrecken und Eingänge anzeigen.
• Freigeben, verschieben, absagen, zuordnen, von Hand erfassen und Plätze der Warteliste anbieten: Buchungsstrecken verwalten.
• Beim Absagen Geld zurückerstatten: zusätzlich Zahlungen und Stornobedingungen verwalten.

Die Eingänge im Überblick

Oben stehen vier Kacheln: Eingänge diese Woche (mit Vergleich zur Vorwoche), Warten auf Freigabe (mit dem ältesten offenen Eingang), Zuordnung offen (mehrdeutige Adressen) und Eingenommen (30 Tage).

Darunter filtern Sie mit Alle, Offen, Bestätigt, Wartet auf Zahlung, Abgesagt und Zuordnung offen und suchen nach Name, E-Mail oder Buchungsnummer. Die Liste zeigt je Eingang Gast, Strecke, Termin, Status, Zahlung und Kontaktbestand.

Status	Bedeutung
Bestätigt	Die Buchung gilt.
Wartet	Die Buchung wartet auf eine Freigabe oder auf eine Zahlung.
Reserviert	Der Platz ist für den Gast gehalten, die Buchung ist noch nicht abgeschlossen.
Abgesagt	Abgesagt – oder eine Reservierung, die abgelaufen ist, ohne dass gebucht oder freigegeben wurde.
Erschienen / Nicht erschienen	Ob der Gast gekommen ist.

In der Spalte Kontaktbestand steht, ob die Buchung einem Kontakt zugeordnet ist, ob die Zuordnung offen ist oder ob keine Anlage erfolgte.

Einen Eingang öffnen

Ein Klick auf einen Eingang öffnet ihn. Sie sehen:

• Was eingereicht wurde – alle Antworten des Gastes, unverändert, mit dem Ziel jedes Felds im CRM.
• Verlauf – eingegangen, Platz reserviert, bestätigt, wartet auf Zahlung oder Freigabe, abgesagt.
• Zahlung – Gesamtbetrag, Anzahlung, Zustand und bei offener Zahlung, bis wann der Platz reserviert ist.
• Woher – Strecke, Kanal (etwa Website oder Intern) und Sprache.
• Belegt dadurch – welche Belegung die Buchung hält. Eine Buchung auf eine Kapazität belegt nichts, sie wird gezählt.

Oben stehen die Aktionen Absagen, Verschieben und Freigeben.

Eine Buchung freigeben

Bei Strecken mit Freigabe nötig und bei Buchungen, die auf ihre Zahlung warten, bestätigen Sie die Buchung von Hand:

1. Öffnen Sie den Eingang.
2. Klicken Sie auf Freigeben.

Die Buchung gilt danach als bestätigt, und der Gast bekommt die Bestätigungsnachricht der Strecke. Ging die Nachricht nicht hinaus, sagt die Meldung es – melden Sie sich dann selbst beim Gast.

Wichtig: Eine Buchung, die auf ihre Zahlung wartet, bleibt nur so lange reserviert, wie unter Reservierung hält eingestellt ist. Geben Sie sie frei, bevor die Frist abläuft – sonst wird der Platz wieder frei und die Buchung erscheint als Abgesagt. Siehe Bezahlung, Zahlungen und Stornoregeln.

Eine Buchung verschieben

1. Öffnen Sie den Eingang und klicken Sie auf Verschieben.
2. Wählen Sie unter Neue Zeit Datum und Uhrzeit. Die Zeit gilt in der Zeitzone der Strecke.
3. Klicken Sie auf Verschieben.

Scorebase holt zuerst den neuen Platz und gibt erst dann den alten frei. Ist die neue Zeit belegt oder ausgebucht, bleibt die Buchung, wo sie war. Die verschobene Buchung behält die Zuordnung im CRM.

Hinweis: Beim Verschieben geht keine Nachricht an den Gast hinaus. Informieren Sie ihn selbst über die neue Zeit.

Eine Buchung absagen

1. Öffnen Sie den Eingang und klicken Sie auf Absagen.
2. Wählen Sie den Grund: Gast hat abgesagt, Zuständige Person verhindert, Doppelt gebucht oder Anderer Grund.
3. Lassen Sie Gast benachrichtigen angehakt, wenn der Gast die Absagenachricht der Strecke bekommen soll.
4. Wurde bezahlt, zeigt der Dialog unter Rückerstattung, wie viel nach der Stornoregel der Strecke zurückgeht. Haken Sie Betrag jetzt zurückerstatten an, um die Rückerstattung gleich zu erfassen. Dafür brauchen Sie das Recht Zahlungen und Stornobedingungen verwalten.
5. Haken Sie Platz der Warteliste anbieten an, wenn jemand auf diese Zeit wartet.
6. Klicken Sie auf Termin absagen.

Die Buchung bleibt als Datensatz stehen, die Zeit wird sofort frei.

Zuordnung auflösen

Tragen mehrere Kontakte im CRM dieselbe E-Mail-Adresse, rät Scorebase nicht, sondern lässt die Zuordnung offen. Im Eingang steht dann „Die Adresse trägt … Kontakte“.

1. Klicken Sie auf Zuordnung auflösen.
2. Wählen Sie unter Welcher Datensatz ist gemeint? den richtigen Kontakt oder die richtige Firma – mit Angabe, wann er zuletzt geändert wurde.
3. Oder wählen Sie Keiner davon — neu anlegen (legt einen neuen Kontakt mit dieser Adresse an) bzw. Nicht zuordnen (die Buchung bleibt ohne Bezug; festgehalten wird, dass es eine Entscheidung war).
4. Klicken Sie auf Zuordnen – oder auf Später, wenn Sie noch nachfragen müssen.

Eine Buchung von Hand erfassen

Für den Anruf, der nicht über die Buchungsseite kam:

1. Klicken Sie unter Eingänge auf Buchung erfassen.
2. Wählen Sie die Buchungsstrecke und den Beginn, dazu die Zahl der Personen.
3. Tragen Sie Name, E-Mail, Telefon und eine Notiz ein.
4. Klicken Sie auf Buchung anlegen.

Die Buchung gilt sofort als bestätigt und läuft durch dieselbe Belegung: Ein vergebener Raum lässt sich auch von Hand nicht doppelt buchen. Der Kontakt im CRM entsteht nach derselben Regel wie bei einer Online-Buchung. Eine Bestätigungsnachricht an den Gast geht dabei nicht hinaus.

Die Warteliste

Unter Warteliste sehen Sie, wer auf einen Platz wartet: mit Platz, Wartende, Strecke, Gewünscht, Personen, Wartet seit und Zustand (Wartet, Angebot läuft, Frist verstrichen, Hat genommen, Ausgetreten). Die Kacheln oben zeigen, wie viele warten, ob ein Angebot offen ist, wie viele Angebote in den letzten 30 Tagen angenommen wurden und die mittlere Wartezeit.

Auf die Warteliste setzen sich Gäste auf der Buchungsseite unter Nichts frei?, wenn für die Strecke eine Warteliste eingerichtet ist. Die Reihenfolge ist die des Eingangs – ohne Lücken: Tritt jemand aus, rücken alle dahinter sofort auf.

So bieten Sie einen frei gewordenen Platz an:

1. Klicken Sie auf Platz anbieten – oder haken Sie beim Absagen einer Buchung Platz der Warteliste anbieten an.
2. Wählen Sie die Frist zum Annehmen: 1, 3, 6, 12, 24 oder 48 Stunden.
3. Klicken Sie auf Angebot senden.

Das Angebot geht immer an die nächste Person in der Reihe. Zwei gleichzeitig frei werdende Plätze erzeugen zwei Angebote – nie zwei an dieselbe Person. Verstreicht die Frist, rückt die nächste Person nach.

Die Person bekommt das Angebot per E-Mail. Bei einem laufenden Angebot halten Sie in der Zeile fest, wie es ausgegangen ist:

• Angebot annehmen – die Person nimmt den Platz. Aus dem Wartelisteneintrag wird eine bestätigte Buchung, die unter Eingänge erscheint.
• Angebot verfallen lassen – die Person will nicht oder meldet sich nicht; die nächste rückt nach.
• Aus der Reihe nehmen – die Person verlässt die Warteliste ganz.

Hinweis: Ob die Person zusagt, erfahren Sie derzeit direkt von ihr, etwa per Antwort oder Anruf. Tragen Sie die Zusage dann mit Angebot annehmen ein.

Tipps

• Schauen Sie täglich auf die Kachel Warten auf Freigabe – dort steht, seit wann der älteste Eingang wartet.
• Lösen Sie Zuordnung offen zeitnah. Solange sie offen ist, hängt die Buchung an keinem Kontakt und erscheint nicht in dessen Verlauf.
• Erfassen Sie auch telefonische Buchungen mit Buchung erfassen – sonst fehlt die Zeit in der Belegung, und dieselbe Zeit wird online noch einmal vergeben.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Dieser Zeitraum ist bereits vergeben.“ beim Verschieben	Die neue Zeit ist belegt oder ausgebucht.	Andere Zeit wählen.
Betrag jetzt zurückerstatten ist gesperrt.	Ihnen fehlt Zahlungen und Stornobedingungen verwalten.	Absagen ohne Erstattung und die Rückerstattung von einer berechtigten Person unter Zahlungen erfassen lassen.
Eine Buchung steht plötzlich als Abgesagt da, obwohl niemand abgesagt hat.	Sie hat auf eine Zahlung oder Freigabe gewartet, und die Reservierungsfrist ist abgelaufen.	Mit dem Gast Kontakt aufnehmen und die Buchung neu erfassen.
„Die Bestätigung ging nicht hinaus — bitte selbst melden.“	Die Nachricht ist abgeschaltet, oder der Versand ist gescheitert.	Reiter Bestätigungen der Strecke prüfen und den Gast direkt informieren.
Die Warteliste bleibt leer.	Für die Strecke ist keine Warteliste eingerichtet.	Bei Kursen ist sie vorgesehen; für eine einzelne Strecke wenden Sie sich an den Support.