Welche Daten Analytics auswertet

Ziel

Sie erfahren, welche Datensätze Analytics anbietet, wie sie in der Oberfläche heissen, was sie enthalten und warum Sie einen Datensatz vielleicht nicht sehen.

Was ein Datensatz ist

Ein Datensatz ist eine vorbereitete Sicht auf die Daten einer App. Sie wählen ihn im Abfrage-Builder im Feld Datensatz; die Auswahl ist nach Bereichen gruppiert. Jeder Datensatz bringt zwei Arten von Feldern mit, die in der Feldliste unter diesen Überschriften stehen:

Art	Bedeutung	Beispiele
Dimensionen	Merkmale, nach denen Sie gruppieren und filtern	Status, Monat, Kanton, Kanal, Projekt
Masse	Zahlen, die Analytics berechnet	Betrag, Anzahl, Stunden, Quote

Ein Symbol vor jedem Feld zeigt den Typ: Datum, Text, Auswahl, Ja/Nein, Zahl oder Geografie. Felder mit Personenbezug tragen zusätzlich ein Schild-Symbol.

Die Zahlen werden beim Öffnen eines Dashboards neu berechnet. Analytics ändert nichts an den Daten der Herkunfts-App.

Wer welche Datensätze sieht

Ein Datensatz erscheint nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Herkunfts-App ist für Ihre Organisation freigeschaltet – samt der Funktion, aus der die Daten stammen. Die Spenden-Datensätze etwa brauchen die Spendenbuchhaltung, das Buchungsjournal und die Bankbewegungen die Buchhaltung in Finanzen.
2. Sie haben in der Herkunfts-App das Leserecht für diese Daten. Wer in Finanzen keine Belege sehen darf, sieht in Analytics auch den Datensatz „Belege" nicht.
3. Sie haben in Analytics das Recht Abfragen ausführen.

Einzelne Felder können zusätzlich ein eigenes Recht verlangen. Fehlt es, ist das Feld in der Feldliste ausgegraut („Für dieses Feld fehlt die Berechtigung."). Personenbezogene Felder brauchen das Recht Personendaten auf Zeilenebene sehen und exportieren. Mehr dazu unter Rechte, Datenschutz und Einstellungen.

Finanzen

Datensatz	Was er enthält
Belege	Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Lieferantenrechnungen. Gutschriften werden vom Umsatz abgezogen, Entwürfe und Storni zählen nicht mit.
Belegpositionen	Einzelne Zeilen der Belege. Text-, Umbruch- und Zwischensummenzeilen bleiben aussen vor.
Zahlungen	Zahlungseingänge auf Rechnungen, samt Zahlungsdauer und Verzug.
Offene Posten	Fälligkeitsstruktur der offenen Rechnungen. Gerechnet wird mit dem Restbetrag, nicht mit dem Rechnungsbetrag.
Mahnungen	Mahnungen mit Mahnstufe, Status, Versand- und Zahlungsdatum; Masse wie versandte Mahnungen, gemahnter Betrag, Mahngebühren und Tage bis zur Zahlung.
Buchungsjournal	Buchungszeilen mit Konto, Kostenstelle und zweiter Achse. Abschlussbuchungen bleiben aussen vor, Storni bleiben drin.
Bankbewegungen	Ein- und Ausgänge der Bankkonten. Positiv ist ein Eingang, negativ ein Ausgang.
Produkte	Stammdaten der Produkte. Umsatz und Menge je Produkt stehen bei den Belegpositionen.
Spenden	Spendeneingänge mit Zweck, Projekt, Aktionscode und Kanal. Stornierte und korrigierte Spenden zählen nie mit.
Spenderbasis	Eine Zeile je Spender, aus den Spenden aufsummiert: Aktualität, Häufigkeit, Wert.
Spendenprojekte	Projekte und Zwecke mit Spendeneingang und erreichten Begünstigten.

Kontakte (CRM)

Datensatz	Was er enthält
Kontakte	Personen im CRM mit Stufe, Herkunft, Erreichbarkeit und Adresse.
Firmen	Unternehmen im CRM mit Branche, Grösse, Handelsregister und Stufe.
Pipeline	Kontakte und Firmen mit Stufe. Der Trichter zeigt die Verteilung von heute, keinen Verlauf: das CRM führt keine Stufenhistorie.
Aktivitäten	Termine, dokumentierte Treffen, Notizen und Formulareingänge an Kontakten und Firmen. E-Mails und Kampagnen gehören zu anderen Bereichen.
Termine	Termine, die an einem Kontakt oder einer Firma hängen, mit Dauer und Nachbereitung.
Zustimmungen	Zustimmungen je Kanal mit Rechtsgrundlage und Widerruf. Eine Zustimmung bleibt als Nachweis erhalten, auch wenn der Kontakt gelöscht wird.
Newsletter	Anmeldungen über die Newsletter-Formulare, mit Bestätigung und Abmeldung.
Etiketten	Verteilung der Etiketten über Kontakte und Firmen. Ein Name kann in zwei Kategorien stehen; dann erscheint er zweimal.

Events (Eventmanager)

Datensatz	Was er enthält
Veranstaltungen	Alle Veranstaltungen mit Budgetrahmen, Standort, Kunde und – wo der Ticketverkauf läuft – verkauften Tickets und Ticketumsatz. Der Ticketumsatz wird hier in Franken gerechnet; bei mehreren Währungen ist der Datensatz „Bestellungen" die genauere Quelle.
Budget der Veranstaltungen	Geplante und tatsächliche Kosten und Erlöse je Veranstaltung. Wo kein Ist-Betrag erfasst ist, zählt der Planwert. Personalkosten stehen im Datensatz „Schichten".
Schichten	Geplante und geleistete Schichten mit Besetzung, Stunden, Visierung und – mit dem nötigen Recht – Kosten. Zuschläge nach Gesamtarbeitsvertrag sind nicht enthalten, Pauschalen stehen im Datensatz „Personaleinsatz".
Personaleinsatz	Zuweisungen von Personen zu Veranstaltungen: eingeladen, zugesagt, abgesagt, erschienen. Pauschalen je Zuweisung sind hier enthalten.
Gästelisten	Einträge auf den Gästelisten mit Zusagen, Absagen und Einlass. Begleitpersonen zählen im Mass „Personen" mit.
Belegung der Standorte	Belegte Zeiten je Standort und buchbarer Einheit – aus Veranstaltungen, Buchungen und Sperren. Eine Auslastung in Prozent ist nicht möglich; die Auswertung zeigt belegte Stunden.
Buchungen von Räumen	Buchungen einzelner Räume und Einheiten von der Anfrage bis zur Zahlung, mit Umsatz, Anzahlung und Erstattung.

Ticketing

Datensatz	Was er enthält
Bestellungen	Bestellungen aus dem Ticketshop und von der Abendkasse. Als Verkauf zählen bezahlte Bestellungen einschliesslich der später erstatteten; der Nettoumsatz zieht Erstattungen ab.
Tickets	Eine Zeile je ausgestelltem Ticket, mit Tickettyp, Sitz, Preis und Einlass. Ein Lounge-Ticket zählt als ein Ticket; für die Zahl der Personen gibt es das Mass „Zutritt für Personen".
Tickettypen und Kontingent	Kontingent, Verkauf und freie Plätze je Tickettyp. Für die Stückzahl ist der Datensatz „Tickets" die Quelle.
Rabattcodes	Rabattcodes mit Einlösungen, angestossenen Bestellungen und dem Umsatz dahinter. Ein Mittelwert des Nominalwerts ist nur je Rabatt-Typ aussagekräftig.
Einlass	Jeder Scan am Einlass, gültig wie abgewiesen, mit Eingang, Gerät und Andrang. Der Betriebstag endet um 06:00 Uhr – ein Abend, der bis in den Morgen läuft, bleibt ein Abend.
Rückerstattungen	Bestellungen mit ganz oder teilweise erstattetem Betrag, mit Frist bis zur Erstattung. Die Anträge selbst bleiben im Eventmanager, weil sie Bankangaben enthalten.

Personal

Datensatz	Was er enthält
Belegschaft	Bestand, Pensum und Eintritte der Mitgliedschaften dieser Organisation.
Schichten	Geplante und geleistete Schichten mit Besetzung, Standort und Visierung.
Arbeitszeit	Erfasste Arbeitszeit aus Stempeluhr, Projektzeiten und Zeiterfassung, in Minuten.
Zeitkonto	Buchungen auf dem Zeitkonto: Überstunden, Ferien, Korrekturen, Auszahlungen.
Abwesenheiten	Abwesenheitsanträge nach Art, Status und Dauer – ohne Personenbezug.
Pünktlichkeit	Schichtbeginn gegen Stempelzeit: pünktlich, verspätet oder nicht erschienen.
Personalkosten (geplant)	Geplante und geleistete Schichtkosten aus Stundensatz und Stunden.
Personalbudget	Monatsbudget je Standort.
Lohnkosten	Brutto, Netto und Stunden aus der Lohnbuchhaltung, nur als Gesamtwert. Braucht das Lohn-Leserecht in Finanzen.
Bewerbungen	Bewerbungen nach Stufe, Quelle und Status samt Durchlaufzeit.

Aufgaben

Datensatz	Was er enthält
Projekte	Projektportfolio mit Status, Budget, Termin und Kundschaft.
Aufgaben	Aufgaben nach Status, Fälligkeit, Zuständigkeit und Projekt.
Zeiterfassung	Erfasste Zeit je Projekt und Person, getrennt nach verrechenbar und fakturiert.
Material	Materialpositionen mit Menge, Erlös und Einkaufswert.
Wirtschaftlichkeit	Kosten, Erlös, Gewinn und Marge je Projekt aus Zeit und Material.
Meilensteine	Meilensteine nach Zieltermin, Status und Termintreue.
Rapporte	Rapportpositionen mit Summe, Unterschrift und Fakturierung.

Kampagnen

Datensatz	Was er enthält
Kampagnen	Eine Zeile je Kampagne mit den vorberechneten Kennzahlen.
Empfänger	Versandereignisse je Empfängerzeile, eindeutig gezählt.
Linkklicks	Einzelne Klicks je Link, Zeitpunkt und Kampagne.
Zustellqualität	Versand, Zustellung, Rückläufer und Beschwerden je Tag.
Abonnenten	Einwilligungen je Kanal mit Bestand, Zugang und Widerruf.
Segmente	Segmentgrössen und Erreichbarkeit je Kanal.
Einzelnachrichten	Versendete Kurznachrichten je Kanal, Status und Kosten.
Strecken	Tageswerte je automatisierter Strecke: Eintritte, Versand, Erlös.
Aussendungen und Aktionscodes	Postaussendungen mit Rücklauf und zugeordnetem Spendenertrag. Braucht zusätzlich die Spendenbuchhaltung in Finanzen.
Kanalbudget	Monatsbudget und laufender Verbrauch je Versandkanal.

E-Mail

Datensatz	Was er enthält
Postfächer	Postfächer und Ordner mit Zählern und Abgleichstand.
Nachrichten	Nachrichten nach Richtung, Status, Zuweisung und Einordnung – nur Metadaten, keine Inhalte.
Antwortzeiten	Zeit von der ersten eingehenden Nachricht bis zur ersten Antwort je Gespräch.

Ausgewertet werden nur Postfächer, die Ihnen gehören oder für Sie freigegeben sind.

Gut zu wissen beim Lesen der Zahlen

• Mehrere Währungen werden nicht umgerechnet, sondern je Währung ausgewiesen. Die Kachel zeigt dann „Mehrere Währungen — Beträge sind je Währung ausgewiesen, nicht summiert."
• Mehrfachzuordnungen: Kann ein Feld mehrere Werte je Zeile tragen (zum Beispiel mehrere Zuständige einer Aufgabe), erscheint die Zeile mehrfach. Summen sind entsprechend zu lesen.
• Kampagnen: Öffnungsraten enthalten automatische Vorab-Ladungen von Mailprogrammen und liegen zu hoch; Klicks sind das belastbare Signal. Nur „Zustellqualität" trennt harte und weiche Rückläufer sowie Beschwerden.
• Belegschaft: Ein Austrittsdatum wird nicht erfasst. Der Bestand ist immer der heutige Stand.
• Pünktlichkeit: Toleranz zehn Minuten; Kräfte ohne Konto bleiben aussen vor.
• Abwesenheiten zählen Kalendertage einschliesslich Wochenende.
• Wirtschaftlichkeit: Steht die Kennzahl „Minuten ohne Kostensatz" über null, sind Kosten, Gewinn und Marge zu günstig gerechnet.
• Antwortzeiten: Antworten aus anderen Mailprogrammen zählen nur mit, wenn sie im Ordner „Gesendet" liegen – die Zahl ist eher zu gut als zu schlecht.
• Standardfilter: Einige Datensätze bringen eine Voreinstellung mit, zum Beispiel zählen bei Spenden nur gebuchte und historische Spenden, bei Bestellungen nur bezahlte und erstattete, beim Datensatz Kampagnen nur E-Mail-Kampagnen. Die Kachel nennt das in ihrer Fusszeile; im Abfrage-Builder sehen und entfernen Sie den Filter.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Ein Bereich oder Datensatz fehlt in der Auswahl	Herkunfts-App oder Funktion nicht freigeschaltet, oder Ihnen fehlt dort das Leserecht	Administratorin oder Administrator bitten, das Recht in der Herkunfts-App zu vergeben
Ein Feld ist ausgegraut	Für dieses Feld fehlt ein Recht, meist das Recht für Personendaten	Recht Personendaten auf Zeilenebene sehen und exportieren anfragen oder ohne das Feld auswerten
„Der Zeitraum ist zu gross für diesen Datensatz."	Datensätze mit vielen Einträgen je Tag erlauben nur einen begrenzten Zeitraum am Stück	Kürzeren Zeitraum wählen, zum Beispiel Letzte 90 Tage statt Gesamter Zeitraum
„Zu kleine Gruppen sind aus Datenschutzgründen nicht enthalten."	Der Datensatz ist empfindlich, und hinter einzelnen Gruppen stehen zu wenige Personen	Gröber gruppieren oder einen längeren Zeitraum wählen