Lieferungen und Rückerstattungen

Worum es geht

Nach dem Bezahlen beginnt die Arbeit im Lager: packen, versenden, Sendungsnummer weitergeben. Und manchmal geht Geld zurück. Dafür gibt es zwei Bereiche in der Gruppe „Verkauf":

• Lieferungen – was heute gepackt werden muss, nach Versandart sortiert,
• Rückerstattungen – Geld zurückgeben als Vorgang mit Verlauf: beantragt, geprüft, ausgeführt.

Voraussetzungen

• Lieferungen ansehen: Bestellungen und Lieferungen anzeigen; Sendungen erfassen: Bestellungen bearbeiten und Lieferungen auslösen.
• Rückerstattungen beantragen und prüfen: Bestellungen bearbeiten und Lieferungen auslösen. Auszahlen: zusätzlich Rückerstattungen freigeben.

Lieferungen

Die Arbeitsliste

Unter Lieferungen stehen alle bezahlten Bestellungen mit Ware, die noch nicht vollständig versandt sind – gruppiert nach Versandart, damit ein Gang zur Post reicht. Jede Zeile zeigt Nummer, Kundin, Inhalt und einen Zustand:

Zustand	Bedeutung
Bereit	Alles ist verfügbar.
Teilweise	Ein Teil ist verfügbar; der Rest bleibt offen.
Fehlt	Nichts davon ist verfügbar.

Rechts fasst Heute zusammen: Zu packen, Davon bereit, Artikel fehlt und das Gesamtgewicht. Hängt eine bezahlte Bestellung, weil nichts verfügbar ist, zeigt ein Hinweis sie mit Bestellung ansehen.

Die Pickliste

Klicken Sie auf Pickliste. Sie fasst alle Artikel zusammen – je Artikel, nicht je Bestellung: Wer zehnmal dasselbe holt, geht einmal ins Regal. Mit Drucken geben Sie sie aus.

Eine Sendung mit Sendungsnummer erfassen

1. Klicken Sie in der Zeile auf Etikett.
2. Im Dialog Versandetikett erzeugen tragen Sie ein:
   • Versanddienst – etwa der Name Ihres Paketdienstes,
   • Sendungsnummer – so wie sie auf dem Paketschein steht,
   • Kundschaft benachrichtigen, mit Sendungsnummer – schickt der Kundin eine E-Mail mit der Nummer.
3. Das Gewicht wird aus den Artikelgewichten gerechnet.
4. Klicken Sie auf Etikett erzeugen.

Gut zu wissen: Scorebase druckt kein Paketetikett und bestellt keinen Paketdienst. Den Paketschein erstellen Sie wie gewohnt beim Paketdienst; in Scorebase halten Sie die Sendungsnummer fest.

Die Benachrichtigung braucht die E-Mail-Vorlage Versandbestätigung – siehe E-Mail-Vorlagen.

Mehrere Sendungen auf einmal

Wählen Sie mehrere Zeilen mit den Häkchen und klicken Sie auf … Sendungen erfassen. Dabei wird keine Sendungsnummer vergeben.

Was nach dem Erfassen passiert

1. Die Bestellung wechselt auf Unterwegs.
2. Der Bestand wird endgültig abgebucht – die Reservierung fällt weg.
3. Der Beleg in der Buchhaltung bleibt unverändert: Er trägt das Zahlungsdatum, nicht das Lieferdatum.

Erfasst wird nur, was wirklich da ist. Reicht der Bestand nicht, bleibt der Rest offen und erscheint wieder in der Liste. Eine Bestellung kann deshalb mehrere Lieferungen haben; die Sendungsnummer steht an der Lieferung, nicht an der Bestellung. Unter Zuletzt erfasst sehen Sie die letzten Sendungen mit Nummer und Zustand.

Rückerstattungen

Geld zurückzugeben ist keine Statusänderung, sondern ein Vorgang mit drei Schritten: beantragt, geprüft, ausgeführt. So lässt sich später sagen, wer entschieden hat.

Schritt 1: beantragen

Eine Rückerstattung entsteht immer an der Bestellung – dort stehen Positionen, Steuersätze und Zahlung.

1. Öffnen Sie die bezahlte Bestellung und klicken Sie auf Rückerstatten.
2. Tragen Sie je Position ein, wie viel zurück geht. Optional Versandkosten mit erstatten.
3. Tragen Sie den Grund ein, etwa „Ware beschädigt angekommen".
4. Unter Wie das Geld zurückgeht gilt Zurück auf dasselbe Zahlungsmittel.
5. Klicken Sie auf … beantragen.

Der Vorgang steht jetzt unter Rückerstattungen auf „Beantragt". Der Knopf Rückerstattung anlegen auf der Seite Rückerstattungen führt deshalb zu den Bestellungen.

Schritt 2: prüfen

1. Öffnen Sie Rückerstattungen und klicken Sie in der Zeile auf Prüfen.
2. Der Dialog zeigt Kundin, angegebenen Grund und ob Ware kommt zurück – wählen Sie ja oder nein.
3. Klicken Sie auf Zur Auszahlung freigeben – oder auf Ablehnen mit einem Grund.

Geprüft heisst noch nicht ausgezahlt.

Schritt 3: auszahlen

Klicken Sie in der Zeile auf Auszahlen. In dieser Reihenfolge geschieht:

1. Es entsteht ein Gegenbeleg in der Buchhaltung, mit demselben Konto und demselben Steuersatz wie der Verkauf.
2. Der Zahlungsanbieter bekommt den Auftrag – auf demselben Weg zurück wie hin.
3. Zurückgekommene Ware wird auf den Lagerort Kundenretouren gebucht; dieser führt keinen verkaufbaren Bestand.
4. Die Kundschaft bekommt eine Nachricht mit Betrag und Grund (Vorlage Rückerstattung).

Scheitert ein Schritt, bleibt der Vorgang stehen, wo er war. Danach zeigt die Zeile Beleg ansehen.

Wer was darf

Wer	Darf
Mit Bestellungen bearbeiten und Lieferungen auslösen	Beantragen und prüfen, nicht auszahlen
Mit Rückerstattungen freigeben	Bis zu einer Grenze auszahlen; die Grenze steht auf der Seite unter Wer was darf
Administratoren der Organisation	Ohne Grenze auszahlen

Liegt ein Betrag über Ihrer Grenze, wird er nicht gekürzt – jemand mit weitergehendem Recht muss übernehmen.

Kennzahlen

Oben zeigt die Seite Wartet auf Prüfung (mit dem ältesten Vorgang), Geprüft, wartet auf Geld, Erstattet, 30 Tage und die Quote der Rückerstattungen am Umsatz im Vergleich zum Vormonat.

Wichtig: Eine ausgeführte oder abgelehnte Rückerstattung bleibt, wie sie ist. Wer eine Ablehnung doch erstatten will, beantragt neu – dann steht beides im Verlauf. Ein Gegenbeleg storniert, er löscht nicht: Beide Belege bleiben sichtbar.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Eine bezahlte Bestellung fehlt in den Lieferungen	Sie enthält keine Ware (nur Dienstleistung, Abo oder Gutschein) oder ist schon versandt	In der Bestellung den Versandzustand prüfen.
„An dieser Bestellung ist nichts mehr offen."	Alles ist schon erfasst	Kein Handlungsbedarf.
„Diese Sendungsnummer taugt nicht …"	Unerlaubte Zeichen	Nur Ziffern, Buchstaben, Punkt, Bindestrich und Leerzeichen verwenden.
Die Kundin bekommt keine Versandbestätigung	Vorlage fehlt oder Haken nicht gesetzt	Vorlage Versandbestätigung anlegen und aktiv schalten; beim Erfassen Kundschaft benachrichtigen setzen.
Auszahlen ist gesperrt	Ihnen fehlt Rückerstattungen freigeben	Jemanden mit diesem Recht übernehmen lassen.
„Der Betrag liegt über Ihrer Höchstgrenze."	Über der Grenze Ihres Rechts	Eine Administratorin zahlt aus.
„Der Zahlungsanbieter hat die Rückerstattung nicht angenommen."	Ablehnung beim Anbieter; Grund am Vorgang	Grund lesen, beim Anbieter klären.
„Diese Positionen sind schon zurückgegangen."	Die Menge wurde bereits erstattet	Nur noch offene Mengen beantragen.