Häufige Fragen zum Eventmanager

Events anlegen und ändern

Wie lege ich ein neues Event an?

Klicken Sie unter Events auf Neues Event oder drücken Sie die Taste E. Ein Assistent führt durch fünf Schritte: Grunddaten, Layout, Anpassen, Budget und Zusammenfassung. Pflicht sind nur Name, Event-Typ, Start und Ende; alles andere können Sie überspringen. Details: Events anlegen und verwalten.

Kann ich Name, Datum oder Location eines Events nachträglich ändern?

Nein, derzeit nicht über die Oberfläche. Die Grunddaten eines Events lassen sich nach dem Anlegen nicht bearbeiten; der Knopf Bearbeiten öffnet nur die Event-Seite. Ist das Event noch leer, legen Sie es am einfachsten neu an und löschen das alte. Sonst wenden Sie sich an den Support.

Wie übernehme ich ein Event für die nächste Ausgabe?

Wählen Sie in der Eventliste im Menü … den Eintrag Duplizieren. Die Kopie übernimmt Beschreibung, Location, Budget, Equipment, Personal-Rollen und Ausgaben-Kategorien und liegt eine Woche nach dem Original. Für regelmässig wiederkehrende Events mit anderem Datum ist eine Event-Vorlage oft praktischer: Sie wählen sie beim Anlegen und setzen das Datum selbst. Siehe Vorlagen und Finanz-Layouts.

Warum meldet der Eventmanager „Location bereits belegt"?

Im gewählten Zeitraum liegt an der Location bereits ein anderes Event, eine Buchung oder eine Sperre. Sind die Überschneidungen nur vorläufig (offene Anfragen, Reservierungen), können Sie mit Trotzdem anlegen fortfahren. Bei festen Einträgen wählen Sie einen anderen Zeitraum. Die Belegung sehen Sie im Buchungskalender der Location, siehe Location-Buchungen, Anfragen und Sperren.

Kann ich ein gelöschtes Event wiederherstellen?

Nein. Löschen entfernt ein Event endgültig, die Rückfrage weist darauf hin. Wollen Sie ein Event nur aus der Liste haben, archivieren Sie es stattdessen – das geht bei abgeschlossenen oder abgerechneten Events.

Wann kann ich ein Event archivieren, und wo finde ich es danach?

Einzeln archivieren lassen sich Events im Status Abgeschlossen oder Abgerechnet, deren Ende mindestens sechs Monate zurückliegt. Archivierte Events erscheinen nicht mehr in der Eventliste; hatte das Event eine Location, öffnen Sie es über Locations → Location → Reiter Events. Eine Archivierung lässt sich derzeit nicht selbst zurücknehmen – brauchen Sie das Event wieder zum Bearbeiten, wenden Sie sich an den Support. Siehe Events anlegen und verwalten.

Status und Abrechnung

Warum kann ich den Status nicht direkt auf Abgeschlossen setzen?

Ein Event durchläuft seine Phasen Schritt für Schritt: In Planung, Bestätigt, Vorbereitung, Aufbau, Läuft, Abbau, Abgeschlossen, Abgerechnet. Die Auswahl zeigt deshalb nur den nächsten oder vorherigen Status sowie Abgesagt. Die Tabelle aller erlaubten Wechsel steht unter Status und Ablauf eines Events.

Kann ich eine Absage rückgängig machen?

Ja. Setzen Sie ein abgesagtes Event wieder auf In Planung. Die Location wird dabei erneut belegt – ist sie inzwischen vergeben, lehnt der Eventmanager die Wiederaufnahme ab. Bereits verkaufte Tickets storniert eine Absage übrigens nicht von selbst.

Kann ich ein abgerechnetes Event wieder öffnen?

Nein. Abgerechnet ist der letzte Status; danach sind Budget und alle Reiter schreibgeschützt. Prüfen Sie Budget und Abrechnung deshalb, bevor Sie abrechnen. Bis Abgeschlossen können Sie jederzeit einen Schritt zurück.

Wie erstelle ich eine Rechnung für meinen Kunden?

Setzen Sie das Event auf Abgeschlossen und öffnen Sie den Reiter Budget. Dort erstellen Sie die Rechnung über Rechnung erstellen – entweder direkt in der App Finanzen oder als PDF, das beim Event abgelegt und auf Wunsch per E-Mail verschickt wird. Voraussetzung ist die App Finanzen. Siehe Budget und Abrechnung.

Werden Deals oder Kassenzählungen automatisch ins Budget übernommen?

Kassenzählungen übernehmen Sie im Reiter Abrechnung mit Kassen-Import in die Einnahmen. Deals dagegen sind eine Rechenhilfe für die Aufteilung zwischen Partnern und erscheinen nicht im Budget. Siehe Kassen und Kassenzählung und Deals mit Partnern.

Personal

Wie lade ich externe Helfer zu einem Event ein?

Im Reiter Personal klicken Sie auf Personal hinzufügen, wählen Extern und tragen Name, E-Mail und Rolle ein. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link, der 14 Tage gilt. Sobald sie ihn anklickt, steht sie auf Bestätigt. Siehe Personal und Schichten.

Warum zeigt der Schichtplaner keine Stationen?

Der Schichtplaner plant je Station der Location. Hat das Event keine Location oder die Location keine Stationen, bleibt er leer. Legen Sie die Stationen in der Location im Reiter Stationen an, siehe Locations und Stationen.

Wie stempelt mein Personal am Abend ein?

Es gibt zwei Wege: Jede Person scannt ihren persönlichen QR-Code aus QR Check-in mit der Handykamera, oder sie scannt den QR-Code der Station im Staff-Portal unter Stempeluhr. Den Stand sehen Sie im Reiter Live-Status; vergessene Zeiten tragen Sie dort mit Manuell einstempeln nach.

Wo sind Teams und Broadcasts geblieben?

Teams, Broadcasts, Chat mit dem Personal, Recruiting und Genehmigungen liegen in der App Personal. Alte Links aus dem Eventmanager leiten automatisch dorthin weiter. Im Schichtplaner des Eventmanagers teilen Sie Teams weiterhin mit Team zuweisen ein. Siehe Personal im Überblick.

Locations und Buchungen

Wie vermiete ich einen Raum meiner Location stundenweise?

Legen Sie in der Location unter Einheiten und Regeln eine Einheit mit Wochentags-Fenstern, Preis und Buchungsart an und vergeben Sie in der Übersicht einen Webseiten-Schlüssel. Danach können Gäste auf Ihrer Webseite buchen oder anfragen; Anrufe erfassen Sie selbst mit Buchung anlegen. Die Funktion ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Siehe Location-Buchungen, Anfragen und Sperren.

Was passiert, wenn ich eine Anfrage nicht rechtzeitig beantworte?

Jede Anfrage hält ihren Zeitraum als Option nur für eine bestimmte Zeit. Läuft die Option ab, gibt das System den Zeitraum von selbst frei, und der Gast erhält eine Absage. Brauchen Sie mehr Zeit, verlängern Sie die Option um 24 Stunden.

Zahlt das System bei einem Storno Geld zurück?

Bei Location-Buchungen nicht. Eine Stornierung gibt den Zeitraum frei und informiert den Gast, das bezahlte Geld überweisen Sie aber selbst zurück. Die Storno-Regel der Einheit ist ein Hinweis für den Gast, wie viel zurückgeht. Für Tickets gelten eigene Regeln, siehe Ticketshop im Überblick.

Wie hebe ich eine Sperre wieder auf?

Das geht in der Oberfläche derzeit nicht. Eine gesetzte Sperre bleibt im Buchungskalender stehen. Legen Sie Sperren deshalb mit Bedacht an und wenden Sie sich an den Support, wenn eine Sperre entfernt werden muss.

Kunden, Partner und Gäste

Was sieht mein Kunde im Kunden-Portal?

Name, Status, Datum und Ort des Events, die Beschreibung und eine Ansprechperson mit E-Mail. Dokumente, Rechnungen, Budget, Personal und Kasse sieht er nicht. Siehe Die Event-Seite und ihre Reiter.

Wie gebe ich einem externen Veranstalter Zugriff auf nur ein Event?

Unter Event-Freigaben → Freigabe erteilen wählen Sie die Person (Rolle Event-Partner), das Event, den Umfang und ein Enddatum. Der Partner sieht danach nur Meine Events mit diesem Event; Budget, Personal und Kasse bleiben verborgen. Die Freigabe endet von selbst. Siehe Events für Partner freigeben.

Wie checke ich Gäste der Gästeliste am Eingang ein?

Mit der App Scanner im Modus Gästeliste: Ihr Einlasspersonal sucht den Namen und lässt den Gast ein, im Eventmanager steht er danach auf Eingecheckt. Sie können den Status auch im Reiter Gästeliste von Hand setzen. Siehe Gästelisten führen.

Allgemein

Warum sehe ich einen Menüpunkt oder Reiter nicht?

Dafür gibt es drei mögliche Gründe: Der Bereich ist für Ihre Organisation nicht freigeschaltet, Ihnen fehlt das passende Recht, oder eine Bedingung ist nicht erfüllt (zum Beispiel erscheint Live-Status nur bei Events mit Location). Fragen Sie Ihre Administratorin oder den Support. Landen Sie statt im Eventmanager im Staff-Portal, ist Ihre Mitgliedsrolle Mitarbeiter. Welches Recht wofür nötig ist, steht unter Rechte im Eventmanager.

Kann ich den Eventmanager auf dem Handy nutzen?

Ja, der Eventmanager läuft im Browser auf Handy und Tablet. Auf kleinen Bildschirmen wählen Sie die Reiter eines Events über eine Auswahlliste, und die Kassenzählung ist für die Bedienung mit dem Finger gebaut. Arbeiten Sie mit einer stabilen Internetverbindung. Für den Einlass bei schwachem Netz ist der Scanner gedacht, siehe Offline-Betrieb.

Werden Events in meinen Kalender übertragen?

Ja, wenn Sie das einschalten. Über Mit Google/Outlook synchronisieren auf der Eventliste verbinden Sie Ihren Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender und schalten Eventmanager-Events synchronisieren ein. Jede Person verbindet ihren eigenen Kalender. Einmalig exportieren können Sie die Events in der Kalenderansicht mit Kalender exportieren.