Häufige Fragen zu Aufgaben

Einstieg und Aufbau

Was ist der Unterschied zwischen Space, Projekt und Gruppe?

Ein Space ist der oberste Ordner, ein Projekt ein Vorhaben darin, eine Gruppe unterteilt das Projekt. Aufgaben liegen in einer Gruppe oder direkt im Projekt. Gruppen heissen in manchen Ansichten auch „Liste"; gemeint ist dasselbe. Ein typischer Aufbau: Space „Kundenprojekte" → Projekt „Umbau Muster AG" → Gruppen „Planung" und „Ausführung". Mehr dazu in Spaces, Projekte und Gruppen.

Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht, den meine Kollegin hat?

Meist ist der Punkt unter Mehr anzeigen zugeklappt. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Mehr anzeigen; dort stehen Ziele / OKR, Portfolio, Board, Automationen, Vorlagen und Archiv. Einige Punkte wie das Aktivitätsprotokoll sehen nur Administratoren. Fehlt ein Bereich bei allen, ist das Modul ausgeschaltet; siehe Einstellungen, Module und Rechte.

Aufgaben

Wie erfasse ich schnell eine Aufgabe, ohne ein Projekt zu wählen?

Tippen Sie auf dem Dashboard ins Feld Schnell erfassen — was steht an? und drücken Sie Enter. Die Aufgabe landet im Eingang. Dort ordnen Sie sie später mit Zuordnen einem Projekt zu. Ist KI eingeschaltet, zerlegt der Eingang einen Satz wie „Offerte Muster AG bis Freitag" auch gleich in Titel, Datum und Projekt.

Warum lässt sich meine Aufgabe nicht auf „Erledigt" setzen?

Wahrscheinlich wird sie durch eine offene Abhängigkeit blockiert. Die Meldung nennt die blockierenden Aufgaben. Erledigen Sie diese zuerst oder entfernen Sie die Abhängigkeit im Abschnitt Abhängigkeiten der Aufgabe. Siehe Aufgaben anlegen und bearbeiten.

Wie lege ich eine wiederkehrende Aufgabe an?

Öffnen Sie die Aufgabe und wählen Sie unter Wiederholung zum Beispiel Wöchentlich oder Benutzerdefiniert. Optional setzen Sie ein Enddatum. Die nächste Instanz erscheint automatisch an ihrem Fälligkeitstag, auch wenn die vorherige noch offen ist, und trägt das Kennzeichen Automatisch.

Wie verschiebe ich eine Aufgabe in ein anderes Projekt?

Öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie oben auf Verschieben. Wählen Sie Space, Projekt und Gruppe und bestätigen Sie mit Verschieben. Unteraufgaben ziehen mit. Innerhalb desselben Projekts geht es schneller über … an der Zeile → In Gruppe verschieben.

Ansichten und Planung

Warum erscheint meine Aufgabe nicht im Kalender oder in der Timeline?

Der Kalender zeigt nur Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, die Timeline-Balken brauchen ein Datum. Setzen Sie in der Aufgabe Fälligkeitsdatum und am besten auch Startdatum. Im Organisations-Kalender ziehen Sie Aufgaben aus dem Abschnitt Ohne Termin direkt auf einen Tag. Siehe Ansichten, Filter und Suche.

Kann ich im Board eigene Spalten anlegen?

Ja, über die Status des Projekts: Jede Spalte im Board ist ein Status. Legen Sie im Projekt unter Einstellungen → Status-Konfiguration mit Neuer Status eine weitere Spalte an und wählen Sie die passende Kategorie. Administratoren können Status auch für alle Projekte festlegen. WIP-Limits pro Spalte gibt es nicht.

Wie sehe ich, wer diese Woche wie stark ausgelastet ist?

Öffnen Sie Auslastung: Die Matrix zeigt für die aktuelle und die drei folgenden Wochen je Person die geplanten gegen die verfügbaren Stunden. Grundlage sind das Arbeitszeitmodell, Abwesenheiten, Zeitschätzungen der Aufgaben und gebuchte Kapazität. Ohne Zeitschätzungen bleibt die Auslastung niedrig. Siehe Planer, Kalender, Team und Abwesenheiten.

Zeiterfassung

Wie korrigiere ich einen falschen Zeiteintrag?

In der Web-App lassen sich Zeiteinträge nicht bearbeiten, nur löschen und neu erfassen. Löschen Sie den Eintrag im Projekt im Reiter Zeiten über das Mülleimer-Symbol und erfassen Sie ihn neu. In der Mobil-App können Sie Einträge unter Timer direkt bearbeiten. Fremde Einträge dürfen nur Administratoren löschen.

Kann ich zwei Timer gleichzeitig laufen lassen?

Nein, pro Person läuft höchstens ein Timer. Starten Sie einen neuen, stoppt die App den laufenden automatisch und speichert ihn. Die laufende Zeit sehen Sie unten rechts im Bildschirm. Siehe Zeiterfassung.

Wie exportiere ich Zeiten für die Lohnabrechnung oder den Kunden?

Unter Zeiten → Auswertungen lädt CSV exportieren die Einträge der letzten 30 Tage herunter. Für die Lohnabrechnung gibt es unter Zeitkonto den Payroll-CSV-Export (Recht „Wirtschaftlichkeit & Gewinn anzeigen" nötig). Für Kunden eignen sich Rapporte mit PDF, siehe Rapporte und Material.

Zusammenarbeit und Benachrichtigungen

Warum hat meine Kollegin meinen Kommentar nicht bemerkt?

Ein Kommentar ohne Erwähnung löst keine Benachrichtigung aus, auch nicht für Zuständige oder Beobachtende. Erwähnen Sie die Person mit @, dann erhält sie eine Meldung in der App und, je nach Einstellung, per Push oder E-Mail. Siehe Benachrichtigungen.

Wie schalte ich die morgendliche Erinnerung an fällige Aufgaben ab?

Öffnen Sie Einstellungen → Benachrichtigungen → Einstellungen und schalten Sie in der Zeile Fälligkeit rückt näher sowohl Push als auch E-Mail aus. Danach erhalten Sie keine morgendlichen Erinnerungen mehr. Fällige Aufgaben sehen Sie weiterhin unter Heute.

Rechte und Sichtbarkeit

Wer sieht einen privaten Space oder ein privates Projekt?

Derzeit sehen alle, die die App Aufgaben öffnen dürfen, alle Spaces und Projekte der Organisation, auch solche mit Schloss-Symbol. Die Kennzeichnung „privat" und die Mitgliederliste des Space schränken die Sicht in der Web-App nicht ein. Was jemand ändern darf, steuern die Rechte in der Rechteverwaltung. Legen Sie vertrauliche Unterlagen deshalb nicht allein im Vertrauen auf „privat" ab.

Warum erscheint „Fehlende Berechtigung", obwohl ich die Seite sehe?

Die App prüft Rechte erst beim Speichern. Sie sehen also Seiten, auf denen Ihnen zum Ändern ein Recht fehlt. Bei Sprints, Meilensteinen, Zielen, Automationen, Vorlagen und Rapporten braucht es das Recht „… verwalten (alle Aktionen)". Bitten Sie Ihre Administratorin, das Recht zu vergeben; siehe Einstellungen, Module und Rechte.

Sprints und Automationen

Kann ich einen Sprint nachträglich ändern oder löschen?

Nein, Name, Ziel und Zeitraum eines Sprints lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern, und ein Sprint lässt sich nicht löschen. Legen Sie bei einem Fehler einen neuen Sprint an und nehmen Sie die Aufgaben dorthin mit. Beim Abschliessen werden offene Aufgaben aus dem Sprint gelöst. Siehe Sprints, Meilensteine und Ziele.

Wie oft laufen Automationen?

Automationen mit dem Trigger Fälligkeitsdatum erreicht oder Statuswechsel prüft die App etwa alle zehn Minuten. Pro Aufgabe greift eine Regel nur einmal, bis die Aufgabe wieder geöffnet wird. Manuell-Regeln laufen nur mit Jetzt ausführen. Siehe Automationen.

Kunden, Rapporte und Verrechnung

Wie lasse ich einen Rapport vom Kunden unterschreiben?

Klicken Sie im Rapport auf Finalisieren und lassen Sie den Kunden im Feld Unterschrift (optional) direkt auf dem Bildschirm unterschreiben. Tragen Sie seinen Namen ein und bestätigen Sie mit Jetzt finalisieren. Das klappt auch ohne Netz; die App sendet den Abschluss nach, sobald wieder Empfang da ist. Eine vergessene Unterschrift ergänzen Sie mit Unterschrift nachtragen.

Braucht mein Kunde ein Konto für das Kundenportal?

Nein, der Kunde erhält einen persönlichen Link und braucht weder Konto noch Anmeldung. Sie legen den Zugang auf der Kundenseite unter Kundenportal mit Neuer Zugang an und geben den Link mit Link kopieren weiter. Wer den Link hat, sieht die Projekte des Kunden; setzen Sie deshalb bei Bedarf ein Ablaufdatum. Siehe Kunden, Kundenportal und Wirtschaftlichkeit.

Wie wird aus erfassten Zeiten eine Rechnung?

Entweder über einen finalisierten Rapport mit Rechnung erstellen oder direkt im Projekt, Reiter Zeiten, Abschnitt Verrechnung mit Rechnungsentwurf erstellen. Der Beleg entsteht als Entwurf in Finanzen; alternativ gibt es einen Export für bexio. Zeiten ohne Stundensatz werden übersprungen, hinterlegen Sie deshalb einen Stundensatz im Projekt oder in den Einstellungen.

Daten, Löschen und Wiederherstellen

Kann ich eine gelöschte Aufgabe oder ein gelöschtes Projekt wiederherstellen?

Nein, Löschen ist endgültig. Mit einem Projekt verschwinden alle seine Gruppen und Aufgaben, mit einem Space alle seine Projekte. Beenden Sie Projekte deshalb besser über den Status Abgeschlossen oder Archiviert. Aufgaben im Archiv (unter Mehr anzeigen) lassen sich dagegen mit Wiederherstellen zurückholen.

Was passiert mit unseren Daten, wenn wir ein Modul ausschalten?

Es wird nichts gelöscht. Das Modul verschwindet nur aus der Navigation, und seine Seiten zeigen einen Hinweis. Schaltet eine Administratorin das Modul unter Einstellungen → Module wieder ein, sind alle Daten unverändert da.

Mobil und offline

Gibt es Aufgaben als App fürs Handy?

Ja, auf zwei Wegen: Sie installieren die Web-App über den Hinweis App installieren auf dem Startbildschirm, oder Sie nutzen die Mobil-App Scorebase Aufgaben mit Aufgaben, Timer, Planer, Material und Fotos. Wie Sie die Mobil-App erhalten, erfahren Sie bei Ihrer Administration oder beim Support. Siehe Aufgaben unterwegs.

Kann ich ohne Internet arbeiten?

Teilweise. In der Web-App sind Rapporte samt Unterschrift und Abschluss für die Arbeit ohne Netz gebaut; andere Änderungen brauchen eine Verbindung. Die Mobil-App erfasst Zeiten und Material auch offline und sendet sie nach, sobald wieder Netz da ist. Zuletzt geladene Inhalte bleiben in der Mobil-App lesbar.